若手社員必見! Teams Web会議でかんたんに議事録を作成しよう!

Web会議の普及によってさまざまな制約がなくなり、簡単に会議が開けるようになりました。
 

議事録の作成方法も、従来よりも簡単で効率的になっています。
 

今回はMicrosoftのTeamsを使ったWeb会議の開き方、および議事録の作成の仕方について、初心者にもわかるようにご紹介します。
 



TeamsのWeb会議を利用するメリット

多くの参加者を招待できる

Web会議のメリットの1つは、多くの参加者を招待できることです。
 

従来の会議では会議室の広さや会議場所への移動などによって、参加者の数が制限されていました。
 

Web会議ではネットを介して参加できるので、会議室の広さも会議場所への移動も必要なく、より多くの方を招待できます。
 

遠隔地の参加者とコミュニケーションできる

Web会議では会議室へ集まる必要がないので、遠隔地の方も気軽に参加できます。
 

エキスパートが地方にいる場合でも簡単に参加できますし、会議場へ移動する時間的ロスもありません。
 

Teamsを使えば幅広い人材とコミュニケーションが取れ、議題について活発な意見交換が可能です。
 

データの共有が簡単にできる

従来の会議では事前に資料を印刷して準備し、参加者に配布する必要がありました。
 

Web会議ではネットを介して資料の共有が可能です。
 

必要な資料を相手に送信できますし、参加者全員が同じ画面で資料を見ることができます。
 

Web会議には以上の3つのメリットがあり、それを実現できるのがTeamsです。
 

Teamsで会議をする3つの方法

方法①会議へ招待する

Teamsで会議をするためには、まず参加者を招待する必要があります。まずチャネルの画面からチームを選んでください。
 


 

次にスレッド画面の一番下にあるメッセージボックスから、ビデオカメラのアイコンを選んでクリック。
 


 

会議の画面になるので、「今すぐ会議」をクリックすると会議を始められます。
 

会議の画面の下部にバーが出るので、「参加者を表示」のアイコンをクリック。
 


 

右サイドのユーザー欄に、会議に参加する候補メンバーが表示されます。
 

候補の中からメンバーを選んで、一番上にある「他のユーザーを招待」に記入すると会議に参加させることが可能です。
 

方法②会議に予約する

事前に会議を予約する場合は、会議したいメンバーのいるチャネルを選択して、参加者を招待。
 

すると、日程の下部に空き時間情報が表示される(メンバーがOutlookを利用している場合)ので、簡単にスケジュール調整ができます。
 

各メンバーの調整ができたら、開催日時の予約完了です。
 

方法③共有機能を使う

各メンバーは同じ資料を見ながら会議する必要があります。
 

Teamsにはオンラインによる共有機能があり、参加者全員が同じ資料や画面を見ることが可能です。
 

会議中の画面の下部にバーが出るので、「共有」アイコンをクリック。
 


 

するとすべての会議参加者が、こちらの画面を閲覧できるようになります。
 

共有された画面上では、マウスなどを使っての資料の説明が可能です。
 

TeamsのWeb会議で議事録を残す3つの方法

方法①Teamsで会議メモを取る

会議に参加しながら議事録を作成するには、メモを取る必要があります。
 

会議中の画面の下にバーが出るので、「その他の操作」をクリック。
 


 

「会議のメモを表示する」を選ぶと、右サイドに会議のメモ欄が表れます。そうしたらメモ欄の下部にある「メモを取る」をクリック。
 

メモ欄の上部に「メモ」を取るスペースが出るので、そこでメモを取れます。あとは会議の進行に合わせて、メモを書いてください。
 


 

方法②Teamsの文字起こし機能で議事録を取る

Teamsの会議機能には、録画から文字起こしできる機能があります。
 

会議を録画するので、大事なポイントを聞き逃すこともありません。また、会議のあとでじっくりと議事録を作成できます。
 

文字起こし機能を使うには、事前のライセンス登録が必要です。あらかじめ有償版を用意して、文字起こし機能を試しておいてください。
 

次に会議を録画する方法を説明します。
 

方法③Teamsで会議を録画(チャット)する

会議中の画面下部にバーが出ますので、3点リーダーの「その他の操作」をクリックしてください。その中の「レコーディング開始」を選ぶと、会議が録画できます。
 

また「デバイスの設定を表示する」を選択すると、スピーカー、マイク、カメラの設定画面が右サイドに表示。事前にセッティングしておくと、スムーズに会議の録画ができます。
 


 

もうひとつ、Teamsにあるすぐれた機能がチャットです。会議中、他のメンバーにチャット内容を隠しながら、個人間でチャットができます。
 

会議の内容で不明な点や質問したいことなどをチャットでメンバーに確認できるので、議事録作成にも便利です。
 


 

会議中の画面の上部に「新しいチャット」アイコンがあり、クリックするとメンバーの選択画面が出ます。
 

そのほかの方法

Teamsを使うと会議の議事録作成が簡単かつ効率化しますが、一般的な方法についても取り上げておきましょう。
 

会議で交わされるのはメンバーたちの会話です。よって、そのまま記録すると主語が誰なのかわからなくなります。
 

議事録作成の際は、誰が発言したのかを明確にすることが大事です。
 

発言の中に日時や人数など具体的な数字が出た場合は、間違わずに記録します。
 

逆に省いても差し支えないのは、挨拶や長い話などです。
 

また、箇条書きを入れながら作成すると、読みやすい議事録になります。
 

まとめ

Teamsでの会議のやり方、議事録の取り方について、初心者にもわかるように基本的な方法を紹介してきました。
 

使えば使うほど便利になるのがTeamsです。まずは基本を押さえましょう。
 

実際に会議を開き、参加し、議事録を作成しながら経験を積んでいってください。
 

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