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Teamsをもっと快適に!4つのメイン機能の使い方

Teamsを快適に使いこなすには、4つのメイン機能がポイントになります。チャット、チーム、会議、ファイルの4つです。
 

この4つの機能をマスターすれば、社内外のコミュニケーションが取りやすくなり、プロジェクトの進行もスムーズになります。
 

今回は、Teamsの4つの機能について説明していきます。
 



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Teamsの導入で快適になる環境

企業がTeamsを導入するとビジネス環境が改善され、とても快適になります。
 

ビジネスアプリとシームレスな連携ができ、作業しやすい環境が構築可能です。この点について説明します。
 

Office365の機能と連携が可能になる

Officeはマイクロソフト社が提供しているビジネスソフトです。Word、Excel、Outlookなど世界中の企業で使われているアプリが含まれています。
 

これらをクラウドサービスが進化した現代向けに統合したのが「Office365」。従来のアプリに加えて、OneDriveやOneNoteなどのアプリが追加されています。
 

Teamsを利用するにはOffice365のライセンスが必要です。それはTeamsもOffice365の一部だからです。
 

そのためTeamsを導入すれば必然的にOffice365と連携が構築でき、Word、Excel、OneDriveなどのアプリを使えるようになります。
 

シームレスな利用環境が可能になる

Teams以外にもビジネスコミュニケーションツールはありますが、ビジネスに必要なアプリを使う場合、別途インストールが必要です。
 

作業中にアプリが必要になると、都度新たに起動することとなります。
 

Teamsの場合はOffice365に統合されているので、作業中にWordやExcelなどを使いたい場合、シームレスに起ち上げることが可能。
 

Teamsから出ることなくアプリを使えるので非常に快適です。
 

世界基準のアプリを含むOffice365とシームレスな連携ができるTeamsだからこそ、快適なビジネス環境が構築できます。
 

4つのメイン機能でTeamsを快適に使いこなす

Teamsを快適に使いこなすには4つの機能がポイントです。その4つの機能であるチャット、チーム、会議、ファイルについて説明していきます。
 

「チーム」の使い方

Teamsを導入したら、まずチームを作ります。
 

チームを構成しているのが各チャネルで、ここでメンバーと会話やコミュニケーションができます。
 

チャネルは実際に作業が行われる場でもあり、メンバー間でテキストやオーディオ、ビデオによる会話が可能です。
 

チームはチームの「所有者」と「メンバー」で構成されますが、所有者はメンバーだけでなくゲストを追加することもできます。
 

ゲストを追加する際は追加したいチーム名を選び、「その他のオプション」「メンバーの追加」をクリックし、ゲストのメールアドレスを入力。
 


 

「ゲストの情報を編集する」をクリックして相手の名前を入力すればOKです。
 

メンバーだけでなくゲストも追加していくことにより、チームの交流が幅広くなり、コミュニケーションが活発化します。
 


 

「チャット」の使い方

チャットを利用すると、テキストだけでなくオーディオやビデオでのやり取りが可能になります。
 


 

これにより、チームメンバーの間で情報をリアルタイムでやり取りでき、メンバー全員で情報を共有できます。
 

作業現場でトラブルが発生した場合なども、ビデオや写真でチャットをすれば具体的な問題点を明確に伝えることが可能です。
 

さらに、チャット履歴を保存することができるため、問題が起こった際にあとから検証することも可能に。
 

グループチャットをする場合は他のユーザーを追加できます。
 

画面の右上隅にある「ユーザーの追加」をクリックし、ユーザー名を入力するだけです。
 


 

チャットを活用すると、リアルタイムでコミュニケーションがとれるようになり、作業が効率化します。
 

「会議」の使い方

これまではSkypeでWeb会議をしていたのが、Teamsの導入によってもっと便利に会議ができるようになります。
 

OutlookからTeamsの会議を予約したり、会議中にチャットやファイルにアクセスしたりできるのは従来どおりです。
 

Teamsの会議機能を使うと、会議前、会議中、会議後の永続的なチャットが可能になります。
 

ユーザーを@メンションしたり、会話に「いいね」をつけたりすることも可能です。
 

ちなみに@メンションというのは、自分の意見を伝えたい時にチャットやチャネルの会話に注意を向けさせる方法です。
 

他のユーザーから@メンションされると、自分のフィードに通知されます。
 

通知をクリックすると、そのユーザーの会話にすぐ移動することができます。
 

@メンションするには、作成ボックスで@を入力します。
 

あとは、表示されたメニューから相手のユーザーの名前を選択するだけです。
 

「ファイル」の使い方

企業では様々なファイルが取り扱われます。
 

よって、ビジネスを快適に進めるには、ファイルをいつでも検索・閲覧できる環境が必要です。
 

Teamsではダイレクトで必要なファイルにアクセスできます。
 

「最近使用したファイル」ビューでOffice365ドキュメントのすべてを表示可能。
 

また、「Microsoft Teams」ビューではお気に入りのチャネルで作成したファイルをすべて表示できます。
 

他にも、「ダウンロード」ビューではチームにダウンロードしたすべてのファイルが表示可能です。
 


 

「クラウド ストレージ」では、OneDriveやDropboxなどに保存されているファイルにもアクセスが可能です。
 

まとめ

Teamsを快適に使いこなすために大事な、チャット、チーム、会議、ファイルの4つのメイン機能について説明してきました。
 

Teamsの最も大きなメリットは、世界標準となっているOffice365とシームレスな連携ができることです。
 

ご紹介した4つのメイン機能の使い方を参考にして、Teamsをより効率的に使いこなしてください。

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