議事録とは?目的やコツを把握して質の高い議事録を作成しよう

会議や商談において、議事録を取ることは業務効率化を考える上でもとても重要です。
 

しかし、そもそもの議事録の目的や重要性を理解できていないと、質の高い議事録を作成できません。
 

そこで今回は、議事録の目的や新人スタッフでも上司から合格点を得られる議事録作成のコツをご紹介します。
 
 



議事録とは:会議や商談の備忘録や記録

そもそも議事録とは、会議や商談などで話された内容や決定事項などの備忘録や記録のことです。
 

後日出席者が話し合った内容を改めて確認したり、会議に参加していない第三者と共有したりして活用されます。
 

そのため会議や商談の席で討議された内容、出席者や開催場所などの情報が具体的に記録されていることが大切です。
 

議事録というと、社内的に必要とされる資料の1つだと思っている人もいるかもしれません。
 

しかし一般社団法人の社員総会議事録や、株式会社の取締役会・株主総会の議事録など、法律で義務付けられている議事録もあります。
 

そこで議事録の目的を把握して、目的に合った議事録を作成することが重要です。
 

議事録の主な2つの形式は要約形式と会話形式

議事録には、次のとおり主に2つの形式があります。
 

  • 要約形式
  • 会話形式

 

要約形式では、話し合われた内容の要点が一目で分かるように記録する必要があります。
 

そのため書記として記録を担当する人によって、議事録の質に差が出やすいと言えるでしょう。
 

一方の会話形式の議事録は、文字起こしをするなどして時系列で記録する手法です。
 

取り決めが行われたプロセスや会議などの雰囲気がよく分かるというメリットがあります。
 

しかし、要点がつかみづらいほか、議事録の作成に時間がかかるのがデメリットです。
 

議事録の目的は記録および情報共有

ここでは、議事録の目的について見ていきましょう。
 

会議の内容や取り決めの記録

議事録の目的は、会議の内容や取り決めを過不足なく正確に記録することです。
 

記録や備忘録としての役割が期待されることから、一読すれば誰でも要点を把握できるのがよい議事録だと言えます。
 

要点をまとめる際に留意したいのは、取り決め事項の責任の所在や重要度を把握できるよう優先順位を明記する点です。
 

重要な決定事項や討議の内容が漏れなく記載されており、誰がいつ読んでも同じ解釈ができる明瞭性もある議事録を目指しましょう。
 

会議内容の共有および決定事項の周知

議事録のもう1つの目的は、会議に参加できなかった社員や会議の内容に関連した部署にも共有し、決定事項など情報の周知を図ることです。
 

社員全員が会議における決定事項などをタイムリーに把握できれば、次にすべきアクションに対する共通理解を深められます。
 

関係部署に周知徹底が必要な情報は、誤解が生じないよう明瞭性に注意しながら議事録で伝達することが大事です。
 

曖昧な情報をもとにしていると業務効率が低下するほか、判断ミスを生む原因にもなります。
 

情報の共有を図れば、勘違いによる業務のやり直しや前回の会議決定事項を再度確認するといった業務の非効率をなくすことが可能です。
 

食い違いや誤解の防止のための証拠づくり

議事録には、食い違いや誤解の防止のための証拠づくりという目的もあります。
 

社内の部署間や取引先との間で、「言った、言わない」「聞いていない」といった水掛け論を回避するためのものです。
 

議事録で取り決めが決定されるまでのプロセスや責任の所在を明らかにすることで、より効率的に業務を進められるようになります。
 

質の高い議事録の書き方と意識したい5つのポイント

議事録の目的や必要性を理解した上で、続いては議事録の書き方・取り方や議事録の質を高める方法を知る必要があります。
 

ここでは質の高い議事録を作成する際に意識したい、次の5つのポイントをご紹介します。
 

  1. 読み手のニーズを考えて書く
  2. 簡潔かつ見栄えも意識して書く
  3. 議事録の基本事項をおさえる
  4. 基本情報を記載できるフォーマットを用意する
  5. 議事録の内容を展開する基本構造をおさえて作成する

 

では、それぞれについて見ていきましょう。
 

1.読み手のニーズを考えて書く

議事録の読み手は、上司やクライアントであるケースがほとんどでしょう。
 

そこで一読した後にモヤモヤさせないよう、読み手が知りたいことをイメージして書き出します
 

会議の結論や議論の内容など、知りたいことが網羅されていれば、上司から合格点が出るでしょう。
 

会議や商談に参加できなかった人でも、一読すれば分かるよう正確な事実を記録することが大切です。
 

2.簡潔かつ見栄えも意識して書く

簡潔な文章とは、一文あたり50〜60字程度までのことです。
 

議事録では読みやすさと同時に詳細な内容も求められるため、要旨を4〜5行程度にまとめます。
 

つまり要旨は200〜300字程度にまとめるということです。
 

読み手が議事録を読む気力を失わないように、見栄え、つまり紙面でのバランスにも留意してください。
 

見栄えが整っていると、細部にまで配慮が行き届いていることが相手に伝わり評価が高くなります。
 

見栄えのよい文書を作成するポイントは、次のとおりです。
 

  • 適度な余白を確保する
  • 一文の長さをできるだけ揃える

 

3.議事録の基本事項をおさえる

議事録を作成する前に、議事録の形式に必要とされる基本事項の情報を集めます
 

議事録に必要な基本事項の例は、次のとおりです。
 

  • 表題
  • 日時・場所
  • 出席者
  • 議事
  • 決定事項
  • 次回予定

 

これらを事前に議事録に記載しておけば、会議後に議事録作成の時間を短縮できます。
 

4.基本情報を記載できるフォーマットを用意する

すでに議事録用のフォーマットが社内にあれば、読み手の理解の流れに沿ったいつものフォーマットに従うのがおすすめです。
 

新しく作成する場合には、Microsoftが提供するWordフォーマットをダウンロードして利用すれば、議事録作成の流れを簡単におさえられます。
 

エクセルをもとに作成されたフリーフォーマットもインターネット上で公開されているので参考にしてみてください。
 

5.議事録の内容を展開する基本構造をおさえて作成する

議事録の作成では、次のような基本構造を意識します。
 

  1. 標題
  2. 要旨
  3. 会議内容

 

読み進めるほどに、詳細な内容が展開されるように議事録を組み立ててください。
 

上記の構造だと、標題が会議の総括であり、会議内容をひと言で表したものになります。
 

会議内容の中でも見出しをつけて次のように階層化し、読み進めるほど詳しい内容が分かる構造を意識してください。
 

  1. 大見出し
  2. 中見出し
  3. 本文

 

つまり上層の大見出しは、下層の本文の要約となります。
 

議事録をスピーディーに作成・編集するコツ

砂時計
 
議事録の作成では、提出までのスピードが最優先です。情報共有で遅れを取ると、売り上げや利益を逸することもありえます。
 

「言った言わない」という水掛け論を未然に防ぐ対策としても、議事録は有効です。
 

そこで会議全体にかかった時間にもよりますが、可能であれば即日、あるいは翌日の提出を目指しましょう。
 

ここでは、議事録をスピーディーに作成・編集するコツをご紹介します。
 
 

メモが追いつかない?会議や商談ではAIなどメモを取るツールを活用する

議事録の作成では、会議や商談の現場での素材集めが重要です。「日付」や「金額」は極めて重要なので、メモで明記しておきます。
 

発言者もイニシャルなどで忘れずに記録し、5W2Hを意識しながらメモを取ることを心がけてください。
 

議事録用のメモを取るツールには、次のようなものがあります。
 

  • ノート
  • スマートフォン
  • パソコン
  • ICレコーダー
  • Zoomのレコーディング機能
  • 議事録作成ツールなどのITツール

 

全身を耳にしてノートにメモを取りたくても、メモが追いつかない場合もあるでしょう。
 

ツールの利用は、手書きのメモが追いつかない場合の助けになります。
 

タイピングに自信のある人はパソコンなどのデバイスを使ったメモ取りがおすすめです。
 

ICレコーダーの録音やZoomのレコーディング機能から文字起こしをするのは、大変な労力と時間がかかります。
 

情報の漏れがないか、確認するために使う程度と心得ておいたほうがよいでしょう。
 

ただし重要な会議では文字起こしが必要となるので、上司に文字起こしを自社でするか外注するか確認してください。
 

近年では、多くの議事録作成ツールも登場しています。
 

AIを活用した自動音声認識エンジンが搭載されており、自動でテキスト化してくれるというものです。
 

読み取り精度は向上していますが、音声不良に備えて現場でのメモも併用するほうがよいでしょう。
 

素材に主語と述語を加えたら読み手に合わせて並べなおす

音声AIを利用するにせよ、メモで対応するにせよ、集めた素材を編集する作業が必要です。
 

読みやすさを考慮して会話で抜けている主語や述語を追加し、冗長で不要と思われる部分は削除します。
 

大きな意味のまとまりに分類したら、読み手に合わせて並べなおしましょう。
 

読み手の中で最も上位に位置する読み手の知りたいことにあわせ、誰に提出するのかを意識しながら編集作業をすすめます。
 

指示語を名詞に置き換える

基本的に議事録では「こそあど言葉」と呼ばれる「この・その・あの・どの」などの曖昧な表現は使用しません。
 

読み手による意味の取り違えを防ぐためにも、こそあど言葉はすべて具体的な名詞に置き換えるようにしてください。
 

必要であれば、補記することで曖昧さを回避できます。 
 

なお、議事録では「です・ます調」ではなく「だ・である調」で編集してください。
 

要約形式の場合には、要点のみの箇条書きがおすすめです。
 

まとめ

議事録のメモを取る際には、要点の抜けや漏れを防ぐことが重要です。
 

5W1Hを意識し、数字・日付や商品名など具体化する上で必要な単語をすべて拾うようにします。
 

議事録の作成目的は、過不足のない情報の記録と不参加者への情報共有です。
 

議事録が社内で有効活用されると、業務の効率化にも繋がります。
 

「メモが追いつかない」と不安を抱える方は、ツールを活用するなどして議事録に必要な素材を集めましょう。

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