健康チェックシートはなぜ必要?コロナ対策には受付システムが便利

新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの人が集まる企業や施設の受付で体温を測るなど体調を確認する習慣が浸透しています。
 
企業や学校、イベントの受付などで健康チェックシートに記入した経験のある人も多いでしょう。
 
本記事では健康チェックシートの必要性や、運用する際に便利な受付システムについてご紹介します。
 



そもそも健康チェックシートとは

健康チェックシート_001
 

そもそも健康チェックシートとは、受付時に体温などを記録するもので健康チェック表と呼ばれることもあります。
 
さまざまな無料テンプレートが用意されており、エクセルあるいはPDF形式でダウンロードして利用可能です。
 
名前や連絡先、検温結果を手書きするほかは、それぞれの症状の有無をマークするテンプレートが多く、書き方はとても簡単だと言えるでしょう。
 
大学などでは在学生に毎日の体調管理をお願いしているほか、競技や試験などが実施されるケースでは競技日や試験日の2週間前から体温などの記録への協力をお願いしています。
 

なぜ健康チェックシートが必要なのか

健康チェックシートが一般的に使用されるようになった背景にあるのは、新型コロナウイルス感染症対策専門家会による「新型コロナウイルス感染症対策の状況分析・提言」の存在です。
 
この中で、団体や施設ごとにガイドラインを作成するなどして「自主的な感染防止のための取り組み」をするよう推奨されているほか、発熱や咳・咽頭痛などの症状がある人は入場しないように呼びかけることが施設内の感染対策として優先すべきだと明記されています。
 
そのため健康チェックシートの運用は、自主的な感染防止の取り組みとして必要だというわけです。
 

新型コロナウイルスの影響下ではイベント参加者の把握・管理が必要

令和4年5月23日付の「イベント開催等における感染防止安全計画等について(改定その5)」によると、コロナ感染防止策の一環としてイベント開催時には出演者の感染対策に加えて、参加者の把握・管理も必要とされています。
 
基本的な感染対策として直行直帰の呼びかけなどの注意喚起に加えて、イベント主催者は参加者の氏名・連絡先等の把握が必要です。
 
参加者の氏名や連絡先等の把握には、次のようなアプリのダウンロードやサービスの活用が有効とされています。
 

  • 接触確認アプリ(COCOA)やBluetoothやQRコードを用いた各地域の通知サービス

 

イベントスタッフや競技参加者の体調管理

たとえばスポーツイベントの開催者向けの感染拡大予防ガイドラインでは、競技参加者の体調管理のために、イベント前2週間にわたって健康チェックシートへ記入をすることとしています。
 
氏名、年齢、住所、電話番号などは、参加予約時に登録を求められることもあるでしょう。
 
イベントスタッフについては、普段から健康観察アプリを活用するなどして、日頃から自分で体調を把握することが求められています。
 

健康チェックシートは個人情報保護法に則った書き方・保管が大切

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健康チェックシートにおいては、体調についての情報とともに氏名や連絡先の情報が含まれている点に注意が必要です。
 
健康チェックシートによって集められた情報は「特定の個人を識別できるもの」に相当することから、「個人情報保護法」において定められた「個人情報」に該当します。
 
そのため健康チェックシートは、個人情報保護法に則った取り扱いが必要です。
 
個人情報の保管にあたっては情報漏えいが生じないように安全に管理する必要があり、その保存期間は原則3年とされています。 
 

個人情報の「取得・利用」上の注意点

健康チェックシートでは、個人情報を取得することになるため、次の点に注意して作成・運用する必要があります。
 

  • 利用目的を特定して、その範囲内で利用する
  • 利用目的を通知又は公表する

 

そこで健康チェックシートのテンプレートに、個人情報の利用目的についてあらかじめ記載しておくことが大切です。
 
書き方についてはイベントをすでに開催している団体の例を参考にすると、自社の健康チェックシート作成時に分かりやすいでしょう。

本健康チェックシートは、本イベント・競技会において新型コロナウイルス感染症の拡大を防止するため、参加者の健康状態を確認することを目的としており、記入いただいた個人情報については、厳正なる管理のもとに保管し、来場可否及び必要な連絡のためにのみ使用します。
 
また個人情報保護法等の法令において認められる場合を除きご本人の同意を得ずに第三者に提供いたしません。
 
但し、イベント・競技会実施会場にて感染症患者またはその疑いのある方が発見された場合に必要な範囲で保健所等に提供することがあります。

引用:健康チェックシート|公益社団法人日本カヌー連盟
 

個人情報を安全に保管するためには

個人情報が漏えいしないように安全に保管する手法としては、次のような対策が考えられます。
 

  • 個人情報の取り扱いについて基本的な取り扱いのルールを決める
    ※既存の業務マニュアル、チェックリストやフローチャートに個人情報取り扱いの項目を増やすことも検討しましょう。
  • 「従業者」および「委託先」が安全管理を徹底するよう教育する
  • 紙による管理の場合は、鍵のかかる引き出しで保管する
  • 電子的に管理する場合は、ファイルにパスワードを設定したり、セキュリティ対策ソフトウェアを導入したりする

 
 
健康チェックシートの記載に協力してくれた来訪者や参加者が安心できるように、個人情報の取り扱いは「個人の権利・利益の保護」と関わりがあることを理解した上で慎重に行いましょう。
 

受付システムを導入すればクラウド上で管理・運用が可能に

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企業の感染症対策として健康チェックシートを運用するなら、受付のデジタル化という手法が便利です。
 
バックオフィスの業務効率化と感染症対策を同時に実現できるので、検討されてはいかがでしょう。
 

バックオフィスの業務効率化

従来型の受付業務においては、来訪者が来ると面談をする担当者に内線電話で取次をしていました。
 
音声情報から紙やエクセルに記録する方法では、ヒューマンエラーが発生する可能性もあり、来訪者履歴を正確かつ効率的に記録できません。
 
しかし受付システム「RECEPTIONIST」を導入すると、クラウド上で来訪者情報が自動で保存され、一元管理できるようになるのがポイントです。
 
また「RECEPTIONIST」なら、来訪者と面談する担当者に来客を直接通知できるので、取次の工数を大幅に削減できます。
 
通知の方法は、電話・ビジネスチャット・専用スマホアプリ・SMS・メールから選択可能です。
 
まるで伝言ゲームのような非効率な取次をゼロにできることから、コスト削減効果約90%を達成した導入企業もあります。
 
RECEPTIONIST」の導入に固定電話は不要ですので、固定デスクを廃止したフリーアドレス導入企業にもおすすめの受付システムと言えるでしょう。
 

感染症対策ができる

「RECEPTIONIST」を導入すると、来訪者はQRコードを受付に設置されたiPadの待ち受け画面にかざすだけで担当者を呼び出せます
 
「完全非接触」で受付できるほか、電話の取次を待つ時間がなくなるので面談までの流れが非常にスムーズです。
 
さらにカスタム受付設定(※エンタープライズプラン以上)を活用すれば、来訪者が体温の数値や渡航履歴を入力するように項目を増やせます。
 
カスタム受付設定をすれば、保管の手間がかかる紙媒体の健康チェックシートを運用しなくても感染症対策が可能です。
 
しかも受付を済ませた来訪者の健康確認や渡航履歴などは、クラウド管理画面でどこからでもすぐに確認できるようになります。
 

まとめ

新型コロナウイルス感染症の自主的な感染防止策の一環として、健康チェックシートを受付で運用している企業や団体も多いでしょう。
 
企業の受付において健康チェックシートを運用している場合には、受付システム「RECEPTIONIST」を導入すれば業務効率化が可能になります。
 
完全非接触による受付も可能なので、業務効率化と感染症対策をご検討中の方はぜひ参考にしてください。

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