会議の進め方を劇的に改善する7つの決め事|今すぐできる改善方法を伝授

会議を円滑に進めたいと考えている方へ向けて、進め方を改善するコツを解説します。
 
会議の進め方で重要なのは、目的を共有し、時間を厳守するといった明確な目標を立てることです。会議の進め方に悩んでいる方はぜひ最後までご覧ください。

 



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会議の進め方を改善するのも重要ですが、会議を開く前にも困った経験はありませんか?
 

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会議について、このような悩みを一度や二度は経験したことがあるんじゃないでしょうか?
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会議の前後も含めて会議をもっと良くしたい、とお考えの方はぜひ一度サイトを見てみてください。
 
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【全ての会議に共通する】会議の進め方を改善するコツ7つ

会議の進め方_改善_コツ
 
どんな議題の会議であっても、進め方には共通したコツがあります。そのコツは以下の7つです。

  1. 会議の目的とゴールを明確にする
  2. 会議アジェンダを事前に参加者へ共有する
  3. 会議におけるルールを明確にする
  4. ファシリテーターなど役割を明確化する
  5. 会議に必要な参加者を厳選する
  6. 会議の結果をすぐに共有し、会議後に必要な行動に移せる状態にする
  7. 時間を厳守し、会議時間内に議論を終わらせる

これらのコツを意識することで、会議の中での無駄を省くことができます。結果として、時間短縮や明確な意思決定につながるので、すぐにでも実践しましょう。
 
以下でそれぞれ詳しく解説します。
 

1. 会議の目的とゴールを明確にする

会議では、まず何を目的として、どんなゴールを目指すのか明確にしましょう。とある営業会議を例にあげると、会議の目的とゴールを以下のように明確に描くのがコツです。

  • 目的:営業2課長の下半期目標達成の確度を向上させること
  • ゴール:現状共有から改善点を洗い出し、翌週までに実行する次のアクションを決めること

漠然とチームやプロジェクトについて議題に上げるのではなく、なぜ会議を開くのかを意識することで、会議の参加者へ明確な議題を提示できます。
 
会議の目的とゴールを明確にすることで、参加者からの意見も出やすくなり、円滑に進めることができるでしょう
 

2. 会議アジェンダを事前に参加者へ共有する

会議の進め方のコツとして、アジェンダを参加者へ事前に共有するのも有効な方法です
 

【アジェンダ例】
 
会議の進め方_アジェンダ
出典:アジェンダの書き方と運用のコツ|Goodpatch Blog グッドパッチブログ
 

会議アジェンダを事前に共有することで、以下のことが可能になります。

  • 会議の内容をスムーズに理解できる
  • 事前に準備した案に基づいて、より建設的な議論ができる
  • 会議の前提条件を確認する手間が省ける

会議をより実りあるものにするには、会議アジェンダの共有は有効な手段と言えるでしょう。

 

3. 会議におけるルールを明確にする

会議やミーティングを意義のある場とするためにあらかじめ定めておくルールのことをグランドルールと呼びます。

会議において、ルールの明確化は重要な要素です。特に発言に関するルールの明確化は会議の進め方を左右します。
 
たとえば、発言のタイミングがそれぞれ自由になってしまうと、話が重要なところに入るのに質問や意見が出てしまいます。そうなると会議がなかなか進まず、時間が無駄になる可能性が高いです。
 
そこで質問や意見を出すタイミングを明確化しておけば、会議の中で無駄な議論や質問を避けられます。他にも「批判のあとには必ず対案を出す」など、発言に関するルールを決めるのも有効です
 
こうした会議のルールを明確化すると、会議に全員が安心して参加できます。会議がより有意義かつ効率的なものになるので、会議の前や冒頭で共有するのがおすすめです。
 

【会議ルール例】
 

  • 役割分担を事前に明確にする(ファシリテーター、議事録など)
  • 参加者は事前にアジェンダを確認して会議に参加する
  • 参加者は必ず1回以上発言する。また発言は端的に
  • 他者の発言を遮らないこと

4. ファシリテーターなど役割を明確化する

ファシリテーターは司会進行を円滑に進めるために、

  • 組織の中で集団行動をスムーズにする
  • 会議において中立の立場で司会をする
  • 挨拶やアイスブレイクを行い、会議中の雰囲気を良くする
  • 発言者の意見を噛み砕く

などの役割が求められます。
 
会議を行う際は、必要に応じて役割の振り分けも行いましょう。それぞれが役割に徹することで、会議を円滑化できます
 

5. 会議に必要な参加者を厳選する

会議は多くの人が参加するほど、時間がかかってしまう傾向があります。特に、参加者の意見を求める双方向の会議では、人数が多いと意見がまとまりにくいです。
 
そのため、会議のアジェンダに合わせて、本当に必要な人のみに参加してもらいましょう。会議の参加者を厳選し、必要最小限の人数にすることで、意見がまとまりやすくなります。結果、会議の時間短縮にもつながるのです。
 
また会議に必要最小限の人数だけ参加してもらうと、発言の必要がない人や話の重要度が高くない人が参加しなくて済みます。会議の時間を他の業務に割くことができ、会社全体の効率を維持できるので、会議の参加人数はできるだけ厳選しましょう。
 

6. 会議の結果をすぐに共有し、会議後に必要な行動に移せる状態にする

会議で出した結論は、会社のプロジェクトなどに反映しなければなりません。そのため、会議の結果にかかわらず、情報を共有できる体制と行動の準備をしておきましょう。
 
会議の効率化はあくまで、業務全体を効率化させることが目的です。そのため、会議を短時間で終わらせたとしても、そのあとの行動が遅れてしまうと効果が半減します。
 
対策として、

  1. 会議の日時を関係部署などに事前報告をする
  2. 会議結果をメールなどですぐに知らせることを通知
  3. 会議完了と同時に結果の通知を行う
  4. 結論に基づいて会社のプロジェクトに反映させる

以上の手順を意識することが挙げられます。
 
会議の円滑化は重要ですが、それと同じくらい会議の後の行動も迅速さが必要です。会議では事後の準備もしておきましょう。
 

7. 時間を厳守し、会議時間内に議論を終わらせる

会議の時間を短縮するコツとして、時間をあらかじめ設定しておくのも有効です。会議時間を決めておけば、そこから逆算して建設的な議論を進められます。その場で絶対に決めておかなければいけない重要事項も把握できるので、業務全体の組み立てにも役立ちます。
 
会議では複数の議題について議論することもありますが、優先順位をつけてみると、すべての議題をその場で議論する必要がないこともあります。そういった議題は、一度の会議で決まらなくても、次の会議で決めるなど限られた時間を有効活用しましょう。
 

タイムキーパーの役割をもうける、タイマーをセットしておく、などの対策がありますが、効率化ツールを使用するという方法もあります。
 
たとえば会議室管理システムの「予約ルームズ」は、以下のように終了時間が迫ってくると、会議室に設置した端末からアラートがでるようになっています。
 
会議_時間厳守_予約ルームズ
 
こういったツールを活用することで無駄な会議時間の延長を防ぐ、という方法もあります。
 

はじめての会議における会議の進め方を改善する方法2選

会議の進め方_改善_方法
 
社外の方などとはじめて会議を行う際、どのように会議を進めればよいのか悩む人もいるでしょう。前述した会議のコツを実践しても、どこまで効果があるかわからず、社外の方に迷惑をかけてしまわないか不安に感じる人もいます。
 
そんな悩みが出てくることの多いはじめての会議ですが、以下の2点のコツを実践するのがおすすめです。

  1. アイスブレイクで参加者の緊張をほぐす
  2. 会議で使用するツール・機材の操作方法を共有しておく

この2点を実践することで、はじめての会議を円滑に進められる下地ができます。
 

1. アイスブレイクで参加者の緊張をほぐす

アイスブレイクは会議の前に、世間話など雑談をして緊張をほぐす時間を指します。仕事に関係ない話をするので、時間の無駄と思われるかもしれません。
 
しかし、アイスブレイクを行うことで、

  • 自分自身の緊張をほぐす
  • お互いの趣味嗜好を知る
  • 相手との関係を深める
  • 意見を出しやすい空気を作る

という効果が生まれます。会議内での発言しやすい空気づくりのためにも、アイスブレイクに一定数時間を割くことはおすすめです。。
 
また、会話を切り出しにくい場合はカードを引いて、そこに書かれた話題について話すというゲーム形式をとると話しやすい空気をつくれます。はじめての会議で少し時間を割くだけで、のちの会議によい影響を与えられるでしょう。
 

2. 会議で使用するツール・機材の操作方法を共有しておく

最近ではオンライン会議を行う会社も増えてきており、社外の方とのはじめての会議もオンライン会議というケースがあります。また、対面の会議でも特別な機材などを利用して会議することもあります。こうしたケースでは、事前にツールや機材の操作方法を確認し、共有しておきましょう。
 
操作方法を共有していない場合、会議の参加者が操作方法を理解できず、会議に参加できないなど、会議の進行に支障をきたす可能性があります。会議が進まないと、業務全体に影響が出てしまい、参加者のモチベーション低下につながってしまうでしょう。
 
会議で使用するツールの操作方法は、事前に会議の日時を伝える際にマニュアルなどで送っておくとスムーズに会議を始めやすいです。万が一、操作方法が理解できていなくても、マニュアルをもとに説明すれば問題解決も素早くできます
 
会議では、議題についての議論以外の時間をできるだけ短くするための準備を行うよう心がけると良いでしょう。
 

会議の効率化を考えるならシステム導入を検討してみよう

会議の進め方_効率化_システム
 
会議を人の力で効率化させるには、個人のスキルや参加者の協力が重要です。しかし、人の力だけでは会議の効率化には限界があります。そのため、会議の効率化にはシステム導入をするのも方法の1つです。
 
会議を効率化させるツールでおすすめなのは「予約ルームズ」です。予約ルームズでは、会議の予定の把握、予約、管理が行えます。加えて、キャンセルになった会議が合った場合、自動で会議室の予約キャンセルも行うので、空予約の発生を防げます。
 
また、会議時間が予定を過ぎるのを防いだり、来客発生時には特殊アラームでお知らせしてくれたりと、会議中の対応もしやすい機能が搭載されています。会議室の空き状況が一目でわかるので、スムーズな予約が可能です。
 
会議を効率化させるツールが必要と感じている方は、ぜひ予約ルームズの利用を検討してみてください。
 

 

会議体を正しく理解して、業務やプロジェクトを円滑に進めよう

会議の進め方_会議体_円滑
 
ここまで会議の進め方について、円滑に進めたり、はじめての会議を効率的に進めたりするコツ、おすすめのツールについて解説しました。
 
会議が長引いてしまうと、他の業務にも影響を与えてしまい、外部の方にも迷惑をかけてしまいます。会議を進める際は、本記事でご紹介したコツを意識して効率のよい会議にすることを心がけましょう

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