フリーアドレス導入企業に「ホテリング」は必要か？

テレワークの普及に伴い、フリーアドレスを採用するオフィスも増えてきました。そんな中、フリーアドレスとセットで注目されているのがホテリング。感染症対策としても有効なので社員の健康管理にも役立ちます。
 

ホテリングとは何か？フリーアドレスのオフィスにホテリングは必要なのか？

こういった疑問について解説していきます。

 

ホテリングとは？

ホテリングとは、社員が自ら席を選択し予約するシステムのことです。会社で自分の席を自由に選ぶことのできるフリーアドレスから派生しています。
 

出典：『Mamoru Biz』
 

実は、ホテリングは1990年代にアメリカで提案されたシステムです。元々は、コスト削減を目的としており、従来の社員の数だけある席数を減らしオフィスの縮小を進めるためのものだったといわれています。

 

ホテリングが注目されている理由

30年程前から始まっているホテリングですが、今なぜ注目されているのでしょうか。

 

その理由の1つは、テレワークの普及によりフリーアドレスを利用する企業が増えていることです。それに伴って、席を予約できるホテリングのシステムを導入する企業も増えつつあります。
 

例えば、営業マンは顧客との打ち合わせや商談といった時間を業務の中心においているため、社内の席は空いていることが少なくありません。そうした席を他の社員が活用できることでスペースや維持コストなどさまざまな無駄が削減できます。

 

また、新型コロナウイルスの流行により衛生管理の必要性が高まったことも挙げられるでしょう。事前に席を予約することで密な状態を避けることができ、出社する人数の制限も簡単にできるので社員の健康を守ることができるのです。

 

ホテリングを導入するメリット

ホテリングを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に次のようなメリットがあげられます。

 

オフィスの縮小

ホテリングで席を予約することによって出社する人数を明確に把握できるので、社員の数だけ座席を準備しなくてすみます。

 

座席数を減らすことでオフィススペースを縮小でき、より小さなオフィスに移転して維持費の削減ができます。

 

また、オフィスを移転しなくても、空いたスペースをミーティングスペースやカフェスペースなどに有効利用することができます。

 

状況に応じた座席を選べる

ホテリングでは席が固定されていないので、普段関わることのない他部署とのコミュニケーションが活発化することも期待されます。

 

また、集中したいときは黙々と作業できるブースの席へ。相談したいときには相談相手の近くの席へ。また、チームやプロジェクト単位で集まって働きたいときにはグループで席を予約するなど、状況に応じた座席を選ぶことができます。

 

勤怠管理しやすい

テレワークによって起こりがちな問題に、誰が出社しているのか把握できないということがあります。ホテリングを利用すると、社員の出社状況がわかるので勤怠管理がしやすくなります。

 

どの座席を使用しているのかもわかるので、フリーアドレスによって誰がどこにいるのかわからないという状況もなくなります。

 

感染症対策に有効

ホテリングにより席をあらかじめ予約できるので、密になる状態を避けることができ、ソーシャルディスタンスを保つことができます。

 

使用した席がわかると効率的に消毒もでき、席の予約時に消毒済みなどの情報も得ることができるので、衛生管理に有効です。誰が使用したかの情報も残るため、感染経路の特定にも役立ちます。

 

ホテリング導入のコツ

いざホテリングのシステムの導入をしようと考えたときに、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。ホテリング導入にはいくつかのポイントがあります。

 

予約システムを導入する

出典：QRコードで働き方をワクワクスマートに｜Mamoru Biz(公式)
 

会社以外の場所から席を予約することが多いと予想されるので、紙媒体やエクセルなどでの予約管理は難しくなります。どこからでも同時に席の予約ができる予約システムを導入しましょう。

 

定期的な見直しをする

ホテリングのシステムを導入し、運用してみて初めてわかる問題点も出てくるでしょう。例えば、出社する人数に対して席が少なかった、システムが使いづらかったなどが考えられます。定期的に見直しをして、問題点やトラブルを改善することが大事です。

 

オフィスレイアウトを工夫する

現状のオフィスレイアウトで問題ないか確認しましょう。せっかく感染症対策としてホテリングを導入したにも関わらず、出社人数が多いと密になってしまった、ということにもなりかねません。社員の健康管理をするためにも、1日に出社する最大人数を把握し、3密にならないレイアウトにしましょう。

 

ホテリング導入企業の事例

ホテリングを導入した企業の事例をご紹介します。

 

株式会社ニチレイフーズ

出典：導入事例「株式会社ニチレイフーズ」｜Mamoru Biz

 

株式会社ニチレイフーズでは、ホテリングによって社員の出社状況を把握しています。

 

ホテリングを導入する以前は、フリーアドレスによりオフィスに出社したら誰がどこに座っているのか分からない状態になっていました。また、コロナ感染者が社内で発生したばあいの感染者の行動記録の管理をどのようにするかも課題となっていました。

 

現在では、本社含め関西支社や中部支社など4拠点でホテリングを導入し、テレワーク中の上司も自宅で出社社員の状況を確認できるようになりました。

 

株式会社アプラス

出典：アプラス公式サイト

 

株式会社アプラスは、フリーアドレスを取り入れてからも同じ席を選ぶ傾向にあり、フリーアドレスのメリットを最大限に活かすことができていないことが課題でした。

 

そこで、席をランダムに選ぶ機能がついたホテリングシステムを導入したことで、普段あまりなじみのない人、違う部署の人と隣同士になる仕組みを作ることに成功しました。

 

また、新型コロナウィルスの感染者が出たときに、感染経路をすぐに確認する必要があるためフリーアドレスの推進に懸念を抱く声も多くありました。しかし、ホテリングを導入したことにより、誰がどの席を利用したか把握でき、感染症に対する心配をクリアにしています。

 

株式会社BS-TBS

出典：株式会社BS-TBS様 フリーアドレス管理サービス「SEKIDOKO」の導入事例｜JEIS – 株式会社JR東日本情報システム

 

株式会社BS-TBSでは、オフィスのレイアウト変更に伴い固定席を廃止しフリーアドレスを実施。同時期に新型コロナウイルス感染症が拡大する中で、「誰がどこにいるかを簡単に把握できること」、「ログで着席記録が確認できること」の2点を満たすことが課題として浮上しました。

 

ホテリング導入により、誰がどこにいるかを把握できるようになり、着席記録を残すという問題を解決しています。オフィスへの訪問者も、訪問相手をひと目で探せるようになったと、顧客満足度も上がっています。

 

ホテリングを導入してみよう

ホテリングは、テレワークとオフィスワークの両立を可能にし、オフィスの経費削減にも役立ちます。また、今後も必要と予想される感染症対策に、ホテリングはとても有効です。ツールをうまく利用して、ホテリングを導入してはいかがでしょうか。