オフィス移転のスケジュール｜全体の流れやスケジュール作成・管理のポイントを解説

「オフィス移転を実行する場合、具体的にどれくらいの期間が必要なのか？」
「1年後にオフィス移転が決まったけど、何から着手すればいいかわからない」
 

オフィス移転は、会社全体を巻き込む大事なプロジェクトであり、費用も期間もかかる大事な社内プロジェクトです。
 

計画から実施、その後の運用まで長期にわたってスケジュールを考える必要があります。
 

この記事ではオフィス移転の全体スケジュールや、スケジュール作成において押さえるべきポイントについて解説していきます。
 

オフィス移転の流れとスケジュール

オフィス移転は、計画から実施まで半年〜1年以上かかる長期のプロジェクトとなることが一般的です。
 

1つの考え方としては、全体のスケジュールを5つのステップに分け、オフィス移転に必要な期間は「10ヶ月+2ヶ月」としています。

[ステップ1：基本計画] オフィス移転の目的・ゴールを明確にする

オフィス移転をする際のファーストステップとして以下の点を確認しましょう。
 

[時期の目安：移転実施の6~10か月前]
 

• 移転目的の明確化やゴールの設定
• 移転チームやプロジェクトの発足
• 現オフィスの契約内容・条件の確認
• 物件選定
• 解約予告の通知

 

オフィス移転をすることでどのような課題を解決したいのか目的やゴールを明確にしておくことはとても大事です。
 

この工程をないがしろにしてしまうと、移転後に従業員の満足度低下や生産性の低下に繋がってしまう可能性があります。
 

現在入居するオフィスの解約予告通知を6か月前までに行う必要があるため、これから紹介する項目は、基本的にオフィス移転を実施する6か月前までに行いましょう。

[ステップ2：基本計設計] オフィスのレイアウトと設備を検討

[開始から3~4ヶ月目]
 

基本計画で定めた目的に沿って、移転後のオフィスのコンセプト検討やレイアウト計画を進めましょう。
 

• コンセプト検討
• 与条件設定
• 概算コスト算出
• スケジュール検討
• レイアウト計画
• 設備・IT計画

 

ハイブリッドワークの広がりなど、オフィスだけが働く場所ではなくなりつつある中で、「オフィスとはどのような場所であるべきか」というコンセプトをはっきりとさせることが重要です。
 

[ステップ3：実施設計] 設計図の作成とオフィス移転業者の選定

[開始から5~6ヶ月目]
 

レイアウトが決まったら、オフィス内装の設計や工事の計画を進めていきましょう。
 

• プラン調整
• 実施設計図作成
• コスト調整
• 関連工事業者調整

 

[ステップ4：移転実施] 移転のための引越し準備を開始

[開始から7~8ヶ月目]
 

いよいよ引越しの準備を開始します。
 

• 施工管理
• 引越準備
• 各種工事現場届出・手続き

 

[ステップ5：オフィス運用] 新オフィスの運用と効果検証を実施

[開始から9~10ヶ月目]
 

無事にオフィスの移転が完了したら、最初に定めたゴール達成に向けて効果を出すことができているか検証しましょう。
 

• アフターフォロー
• 竣工図準備
• 事後評価

 

一覧で見ると必要な工程が沢山あるように見えますが、もちろんこれらを自分達でやる必要はなく、オフィス移転プロジェクトを一緒に推進するオフィス移転業者とともに進めていきます。
 

ご覧の通り1年近くの長期的なプロジェクトとなるため、そのパートナー選びも重要です。移転費用やデザインだけでなく、さまざまな視点から考えて、「一緒に理想のオフィスつくりをしてくれるか」という視点で移転業者を選びましょう。
 

オフィス移転スケジュールの作成ポイント

スケジュール作成のポイントは、以下の通りです。
 

• 移転期間や移転先の情報を明確にする
• タスクを細分化して順序立てる
• 余裕を持ったスケジュールを作成する
• スケジュールの共有と連絡体制を確認する

 

移転期間や移転先の情報を明確にすることで、どのようなスケジュールを作成するか具体的になります。
 

タスクを細分化することで、どのようなタスクをどのような順序で行うことになるか明確にし、スケジュールを正確に立てることができますし、余裕を持ったスケジュールを作成することで、予定変更にも対応できるスケジュールとなります。
 

スケジュールの共有と連絡体制を確認することで、全員がスケジュールを把握し、問題が発生した場合にスムーズに対応することができます。

また、オフィス移転のスケジュールを作成するにあたっては、オフィス移転について全体を把握しておく必要があります。
 

それらを知るために、よければこちらの記事もご覧ください。
オフィス移転で失敗したくない！流れやスケジュール・費用に業者選定のポイントまで解説
 

オフィス移転スケジュールの作成手順

スケジュールの作成手順は、以下の通りです。
 

• 移転期間や移転先の情報を整理する
• タスクを洗い出し、細分化する
• タスクに優先順位をつける
• タスクをスケジュールに落とし込む
• スケジュールの確認と調整を行う

 

スケジュール作成の手順を把握することで、スケジュール作成に必要な時間を短縮することができます。スケジュール作成に必要な情報を整理し、洗い出したタスクを細分化して、優先順位をつけることで、スケジュールの作成がスムーズに進みます。
 

タスクをスケジュールに落とし込んだ後は、スケジュールの確認と調整を行い、全体的なスケジュールの調和をとることが大切です。

オフィス移転スケジュール作成時の注意点

スケジュール作成にあたり、以下の点に注意が必要です。
 

• タスクの見落としや漏れがないか確認する
• スケジュールに余裕があるか確認する
• 予定変更に対応できるスケジュールにする

 

タスクの見落としや漏れがないか確認することで、スケジュールを正確に立てることができます。スケジュールに余裕があるか確認することで、予定変更にも対応できるスケジュールを作成することができます。
 

予定変更に対応できるスケジュールを作成することで、スムーズな移転作業を行うことができます。
 

オフィス移転のスケジュール作成には、細かなタスクを洗い出し、正確にスケジュールを立てることが重要です。
 

また、進捗状況の共有や連絡体制の整備も不可欠です。これらを踏まえたスケジュールの作成・管理に努めましょう。

オフィス移転スケジュールを管理する

スケジュール管理のポイントは、以下の通りです。
 

• スケジュール共有のルールを明確にする
• スケジュールの見える化を行う
• 移転チーム内で進捗状況の共有と報告体制を整える

 

スケジュール共有のルールを明確にすることで、スケジュールの共有がスムーズに行われます。スケジュールの見える化を行うことで、全員がスケジュールについて把握し、問題が発生した場合にも迅速に対応することができます。
 

またスケジュール管理は移転チーム全体で常に管理・更新ができる状態が望ましいです。
 

社内の移転チームでの毎週のミーティングや、移転業者を含めたプロジェクトチームによる進捗確認の機会など、進捗状況の共有と報告体制を整えることで、スケジュールの進捗状況を把握することができます。

オフィス移転した企業が入れているSaaS

オフィス移転を検討する際、その目的の1つとして以下のようなオフィス改善を行いたい、というケースは実際に多いです。
 

• オフィスをDX化してもっと先進的なオフィスにしたい
• フリーアドレス・ABWを導入したい
• リモートワーク出社でも働きやすいオフィス環境を整えたい

 

このような課題や願望があるなら、オフィス移転を機に業務効率化できるSaaSのサービスの導入がおすすめです。
 

• クラウド受付システム『RECEPTIONIST』：エントランスにiPadを置き、来客対応や入退室記録のDX化を実現
• 電話代行サービス『fondesk』：オフィスの固定電話を無くし、営業電話などの電話対応工数をゼロに
• バーチャルオフィス『oVice』：オフィス出社でもリモートワークでも同じようにコミュニケーションが取れてABW促進へ

 

オフィス移転を考えているなら、これを機にぜひSaaSサービスの導入を検討してみてください。
 

RECEPTIONISTがオフィス移転にどう役立つのか、興味のある方はぜひ一度ご覧ください。
 
詳しくはコチラ

オフィス移転の全体スケジュールをイメージして必要な計画・管理を行おう

オフィス移転の流れにスケジュールとすべきこと、必要な手続きについて解説しました。
 

移転するにあたって大切なのは、目的をはっきりさせることです。そうすることで移転のコンセプトも明確になり、成功につながります。
 

手続きや届出については、遅れるとトラブルに発展するおそれがあるので、しっかりとした管理が欠かせません。費用に関しては相見積もりをとるなどして、抑えられるところは抑えるのがポイントです。