スマートロックでオフィスのセキュリティーと業務効率化を向上しよう
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中小企業にも、高いセキュリティーマネジメントが求められる時代になっています。
また、プライバシーマークや情報セキュリティーマネジメントシステムを取得するなら、大きな信頼を勝ち得ることができ、販路拡大への道筋へとつながります。
この記事では、セキュリティーを高めるスマートロックについて解説します。
セキュリティ向上だけじゃないスマートロックのメリット
スマートロックは、オフィスのセキュリティー向上のための施策ですが、それだけではありません。
業務効率をアップさせられる、さまざまな要素も含まれています。
オフィスのセキュリティー向上でPマーク取得
スマートロックは、カードキーやスマートフォンなどの個人端末に、それぞれのドアへのアクセス権を与奪することで、だれがどの部屋に入室できるかを管理するものです。
機密情報などがある部屋への意図しない入室を未然に防げます。
スマートロックなら、入室の際に入退室管理の記録を取り逃すことがありません。
これによって、Pマーク（プライバシーマーク）やISMS（情報セキュリティーマネジメントシステム）の取得が可能になります。
Pマークがあるなら、クライアントや消費者に対し、セキュリティーへの高い志をアピールできるようになり、大きなメリットとして活用できるでしょう。
また、万が一情報漏洩などの事態が起こってしまった場合に、だれが入室していたのかを確実に把握できるので、調査がしやすくなります。
鍵管理がスマートになり業務効率アップ
スマートロックによって、それぞれのスタッフが持っているカードキーやスマートフォンなどの端末ひとつあれば、アクセス権限を与えられた社内のすべてのドアへの入室が可能になります。
これにより、鍵を受け渡しして運用する、鍵当番のワークフローが完全に必要なくなることでしょう。
スマートロックの管理画面から、それぞれのスタッフが持っているキー端末のアクセス権を簡単に変更でき、実際の鍵を次の鍵担当者に物理的に渡さなければならないということがなくなるからです。
急な当番の変更があったとしても、管理画面でスムーズに権限の変更などができ、鍵がなかったというだけで業務が滞ってしまうということを避けられます。
管理画面で権限のオンオフをスケジューリングできるスマートロックシステムもあり、便利に活用できるでしょう。
入退室記録を勤怠管理に使える
スマートロックで記録される入退室管理は、確実な勤怠管理ツールとしても活用できます。
タイムカード式の勤怠管理は、どうしても打刻忘れが発生してしまうことを避けることができません。
また、自己申告制の出勤簿で運用している場合は、不正があったり残業の実態が把握できなかったりします。
しかし、スマートロックでの入退室をトリガーとした記録なら、記録の取り忘れが起こり得ませんし、不正に改ざんすることも不可能です。
スマートロックで取得した勤怠データは、さまざまな勤怠管理システムと連携できるようになっています。
また、正確な記録が取れるなら、スタッフの勤務実態の統計がわかり、仕事の量を再分配するなどして、働き方改革を進められるというメリットもあります。
スマートロックの機能や導入費用で選ぼう
オフィスで使えるスマートロックシステムはたくさんあります。
その中から、自社の環境にマッチしたスマートロックを、機能や費用感を考慮して的確にチョイスすることが肝心です。
自社オフィスに取り付けできるか確認
まず、自社のオフィスに取り付けが可能なスマートロックであるかを確認しましょう。
スマートロックには、簡単に取り付けられるタイプのものがあります。
サムターン式のドアにスマートロックの機材を覆うように取り付けるだけで、カードキーやスマートフォンなどの端末から開閉を操作できるようになるのです。
専門的な知識がなくても取り付けが可能で、その日のうちから利用を開始できます。
また、導入費用も多くかかりません。
自動ドアなどをスマートロック化するには、大がかりな工事が必要になってしまう場合があります。
導入完了までの日程や費用もかかってしまうことを考慮しておきましょう。
導入の費用対効果を確認
スマートロックのそれぞれのサービスによって、使用できるドアやキーの数が設定されており、利用料金がさまざまです。
自社の利用人数の規模感を把握して、利用規模に適したスマートロックシステムを導入するようにしましょう。
賃貸契約のオフィスであれば、退去時に現状復帰しなければなりません。
スマートロックの機材を取り外したときに、原状復帰のために費用がかかってしまう可能性を考慮する必要があります。
機材を取り外したときに、原状復帰への影響がないようにデザインされているスマートロックもありますので、選ぶ際のポイントにできるでしょう。
スマートロックの機能を確認
スマートロックに搭載されている機能についても深く比較検討して選びましょう。
以下のポイントを確認しておくようにしてください。
- 入退室管理の記録が取れるか
- PマークやISMSの取得のために、各種データを利用できるようになっているか
- 勤怠管理ができるか
- 自社で利用している勤怠管理システムとの連携が可能か
- API機能によって、自社で運用している他のサービスとの連携が図れるか
- スマートロックの管理画面で、それぞれのスタッフへのアクセス権の与奪が簡単にできるか
- キーのアクセス権をスケジュール管理できるか
他のサービスとの連携することによって、より業務効率化を図れるようになります。
例えば、受付システムと連動させて、ゲスト用のキーを発行できるようにするなら、社外からの訪問者が機密情報のある部屋など関係のない場所に入ってしまい、意図せずに情報漏洩が起こってしまうことを避けられます。
連携によって、さらに便利に使えるように、詳しく検討するようにしましょう。
緊急時のロック解除方法を確認
スマートロックは、電池切れや停電や通信不良によって、動作しなくなることが考えられます。
ドアが動作しないなら、締め出されてしまうことになりかねません。
それぞれのスマートロックシステムで、緊急時の対処方法が策定されているので、確認しておきましょう。
手動でのロック解除が可能になっているものや、24時間のサポート体制があり、警備会社などと連携してくれるというケースもあります。
緊急時でも高いセキュリティー性を保ちながら、スタッフの安全も確保できるシステムを選択するようにしてください。
おすすめのオフィス向けスマートロック
解説したスマートロックの選び方を踏まえて、おすすめできるスマートロックを3つ紹介します。
bitlock PRO：簡単に導入でき初期費用不要
出典：bitlock PRO「アクセスコントロールを最短1日で実現するスマートロック」 | 製品 | Bitkey workspace
「bitlock PRO」は、株式会社ビットキーが開発・販売している、スマートロックシステムです。
取り付けが簡単にでき、初期費用不要で運用を開始できるメリットがあります。
また、ICカード・スマートフォン・Apple Watchなどの個人端末をカードキーの代わりに使用できるのも特徴です。
顔認証のオプションなどもあり、高いセキュリティーをよりスマートに実現できます。
さらに、LTEモデルなら停電時でも稼働し、締め出しなどのリスクを避けられます。
受付システムとの連携も可能で、受付完了時に会議室に入室できるようになります。
Akerun入退室管理システム：たくさんの導入実績で安心
出典：Akerun入退室管理システム｜導入社数No.1のスマートロック
「Akerun入退室管理システム」は、株式会社Photosynth（フォトシンス）が開発したスマートロックシステムです。
これまでに、規模の小さい会社でも導入しやすい初期費用不要で使えるサービスを展開しており、7,000件以上の導入実績があります。
WEBで使える管理画面で、簡単にそれぞれのスタッフの入室権限の与奪が可能です。
また、権限をスケジュールで管理することもでき、より業務の効率をアップできます。
さまざまな勤怠管理システムとの連携が可能になっているのもポイントです。
カードキーの代わりにスタッフのスマートフォンやICカードなどの個人端末を使えるので、カード発行の手間もありません。
RemoteROCK：カード不要で紛失の心配なし
出典：RemoteLOCK ｜ビジネスのためのスマートロック
「RemoteROCK」は、アメリカのRemoteLock社の製品で、日本では株式会社構造計画研究所が販売・サービス提供しています。
カードキー不要で、暗証番号を入力することで入室できるシステムです。カードキーの配布や回収が不要なので、カード紛失の恐れがありません。
クラウドで暗証番号を遠隔から通知でき、複数拠点の管理も可能になっています。
さまざまなタイプのドアに対応しており、どこにでも取り付けが可能です。
また、受付システムなどさまざまなサービスとのスムーズな連携が可能で、組み合わせて使用することで便利に運用できます。
まとめ
スマートロックは、信頼されるビジネスに不可欠なソリューションとなってきています。
業務効率化を促進できるさまざまな機能が搭載されているので、ビジネスを加速させることが可能です。
スマートロックを導入して、よりスマートなオフィスへの転換を進めましょう。
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