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上司とのチャットにおすすめの文例を紹介!失礼にならない文章術

上司にチャットで連絡する必要がある場合、ビジネス文章に自信がなかったり急いでいたりするとどんな言葉を選べばよいか迷ってしまうことも多いです。
ここでは上司にチャットで連絡をとるときの注意点と、失礼なく言いたいことを伝えられる具体的な文例をまとめて紹介します。



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上司へチャットで連絡する際のコツ

まずチャットで上司と連絡を取る際のテクニックを紹介します。

相手の都合や内容に配慮する

 

メールで連絡をする場合は送信時間を設定することもできますが、チャットはすぐにメッセージが届いてしまいます。いつも部下からのメッセージに対応するのでは上司にとっても負担です。
そのため、深夜や重要な打ち合わせをしている時間、明らかにプライベートを過ごしているであろう時間は連絡を避けるのがマナーです。
また、上司はどこでメッセージを見ているかわかりません。他に知られてはならない情報をチャットで伝えるのは避けるのが無難です。
もしもメッセージの内容に迷う場合は、他の人が見て困るような内容は書かないようにすることを判断基準にしておきましょう。

文章は短くまとめて素早く返信

 

チャットのメリットはスピーディーにやり取りができるところです。そのため、上司とチャットでやり取りをする場合は、簡潔に言いたいことが伝えられるように長文を避けましょう。
どうしても長くなる場合は、2、3行ごとに空行を追加して読みやすい文章となるように意識することが大切です。

相手の都合や内容に配慮する

 

チャットを簡潔にするからといっても、要件だけをいうときつい印象を与えてしまう場合があります。そこで、チャットの文章においては、短文でも上手に感情のニュアンスを伝えるテクニックがあると便利です。
例えば「~なのですが…」のように「…」が入ると、意見を求めている気持ちや考えている途中であることが伝わります。
また、チャットにはムードスタンプが用意されていることがあります。このスタンプを頻繁に使うのはカジュアルすぎて上司とのやりとりにそぐわないこともあります。
しかし、感謝や謝罪など、特に感情を表現したい場合はあえて使うのも一手です。

そのまま使えるチャット用文例

上司とチャットでやりとりをしている場合、文例は単語登録をしたり、テンプレートとして準備したりすると便利です。ここではそのまま使える文例をご紹介します。

受信確認は素早く行う

 

上司から連絡を受けた場合「承知です」だけで済ませることもできますが、一言添えるとより丁寧な返信となります。

「◯◯の件、承知いたしました。」
「お知らせの件、承知しました。ご連絡ありがとうございます。」
「メッセージ確認させていただきました。詳細がわかりしだい再度連絡いたします。」
「ご連絡ありがとうございました。こちらの件につきましては、内容を精査して明日中に回答いたします。宜しくお願いいたします。 」

 

使用頻度の高い文例は単語登録する

 

ビジネスの場でよく使われる文には以下のようなものもあります。

「お問い合わせの件について、ご報告いたします。」
「詳細は以下の添付ファイルにてご確認お願いいたします。」
「ご配慮ありがとうございました。どうぞよろしくお願いいたします。」

特に交渉のため出張していた場合やプレゼンテーションなどのときはまず書き出しで結論を入れておくとスムーズです。

「結論から申し上げますと」
「おかげ様で無事成功しました。」
「残念ながら失敗しました。」

などがおすすめです。

依頼や催促は丁寧に連絡する

 

上司に依頼や催促をする場合、忙しい相手の気持ちを必要以上に乱さないよう、できるだけ丁寧に記載するのがマナーです。
ただし、希望納期ややって欲しい内容については具体的に伝えるようにしましょう。

「ぜひお力をお貸しいただきたく、お願い申し上げます。○月○日までにご回答をいただけますと幸いです。」
「お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
「突然のお願いで恐縮ですが~していただけませんでしょうか ?」
「こちらはいつでも電話を取れるように待機しています。」

 

文頭・文尾につけると効果的な文例

 

文頭には読み手にどうして欲しいのかを記載すると上司が判断しやすいです。

「【緊急です!】」
「【お手数ですが、ご返信お願いいたします!】」
「取り急ぎご連絡いたします。」

また長くなる場合は以下のように一言断りを入れましょう。

「長文失礼いたします。」

なお

「ご確認いただければ、返信は無用です。」

という文章を添えると、上司も返信をしなくてよいと安心します。
さらに、

「モバイル端末から送信」

と表記しておくと、今は簡単な返信しかできないということをアピール可能です。

困ったときこそこそ失礼のない文面で報告

急いでいるときは、悪い報告のことが多く、上司に連絡をするといっても文面を推敲する時間が取れないことがあります。
こちらは失礼のない文例としてテンプレートとしてメモ帳などに用意しておくと便利です。

電車が止まって遅刻しそうなとき

 

例えば満員電車の中でメッセージを書くのは大変ですが、こちらを活用すると電車通勤の途中に事故が起きてしまった場合でもすぐにメッセージを送ることができます。

「おはようございます、○○です。
取り急ぎご報告があります。
本日、電車事故による遅延のため、出社が遅くなります。
電話にて直接連絡できず申し訳ありません。
出社できる時間がわかり次第、再度ご連絡をいたします。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。」

 

すぐに回答が欲しいとき

 

何かトラブルが起きた場合は、悪いことほど早く相談しておくのが重要です。
トラブルが発生した際は焦っていて何を言っていいかわからなくなりがちですが、5W1Hを意識して簡潔に伝えるようにしましょう。

「お疲れさまです、○○です。
○○様より○○の件につきまして、○時頃に連絡を受けました。
申し訳ありませんが、こちら当方では判断しかねる内容です。
ご多用中のところ恐れ入りますが、至急ご指示をいただきたくお願いします。
私はいつでも電話が受けられるように待機しております。
どうぞよろしくお願いいたします。」

 

まとめ

チャットのメッセージはメールで連絡をする場合と異なり、簡潔にわかりやすく書く工夫が必要です。
上司にチャットで連絡をする場合、ときにはムードスタンプを活用することもありますが、基本的には丁寧な文面で書くのがマナーです。
ここでの文例を参考に上司と失礼のないやり取りを心がけましょう。

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