ワークフローシステム(ツール)とは?比較検討するための10選

日々発生するさまざまな業務。それらをいかに素早く的確に処理できるかで、生産性も大きく変わってきます。
 

そして、今まで手作業で行っていた承認作業などを全てデジタル化し一括管理できるのがワークフローシステムです。
 

今回は、豊富なワークフローシステムツールの中から特におすすめのツールをご紹介します。
 



ワークフローシステムとは?

効率的に業務を進めるために欠かせないワークフローシステム

ワークフローとは、各業務に関する一連の流れのこと。
 

例えば、職場で今まで使っていたコピー機が壊れてしまい、修理もできないので新しいコピー機を購入したい場合、おおよそ以下のようなワークフローが発生します。
 

  1. コピー機購入のための申請書に記入して、直属の上司に提出。
  2. 提出された申請書の内容を直属の上司が確認のうえ、印を押して承認し、コピー機の管理に該当する部門責任者に提出。
  3. 部門責任者が申請書の内容を確認のうえ、印を押して決済し、総務に提出。
  4. 総務の担当者が申請書の内容を確認のうえ、新しいコピー機を発注する。

 

もちろん、職種や企業の規模によって、同じコピー機の購入でもこのワークフローに関わる部門や人数は変化するでしょう。
 

このワークフローは、さまざまな人の手や部門を介するため、どうしても時間と手間がかかってしまいます。
 

また、進捗状況が把握しにくく、今どのような状態なのか、いつ頃新しいコピー機が使えるようになるのかなどの予測が立ちにくいというデメリットも。
 

これらのワークフローをよりスムーズに処理するためのツールが、ワークフローシステムツールなのです。
 

ワークフローシステムのメリットとは?

ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットが得られます。
 

まず、1つの業務に関する全てのワークフローを一括管理できるので、進捗状況の管理や確認が簡単にチェック可能です。
 

次に、業務を進めるうえで欠かせない手続きや書類の検索も簡易になるため、必要なタイミングで処理を行いやすくなるのも大きなメリット。
 

さらに、紙の書類のように、手続きの途中で書類自体を紛失してしまったり、記入ミスや他の書類と取り違えてしまったりする心配もありません。
 

ワークフローシステムは、ワークフローを一括で処理するだけでなく、よりスムーズで正確な処理を実現してくれるのです。
 

よりスムーズに業務を進められるおすすめのワークフローシステムツール

スマホアプリにも対応している「ジョブカンワークフロー」


 

1万社以上で導入されている「ジョブカンワークフロー」は、直感的に使いやすいワークフローシステムツールです。
 

社内で必要なありとあらゆる申請書に対応しているのはもちろん、スマートフォンからでも、申請と承認が可能。
 

会社にはすぐに戻れない出張中でも、取引先への移動中でもスムーズに処理できます。
 

また、最短即日で導入できるのも見逃せないポイント。
 

さらに、初期費用とサポート費用が無料となっており、ワークフローシステムツールを初めて導入する企業でも安心なのも嬉しいですね。
 

無料お試し期間は30日間。さらに最低利用期間もないため、じっくり試しやすいのも魅力的です。
 

ローコストで利用可能な「WaWaFlow」


 

書類毎やユーザー毎に承認ルートを設定できる「WaWaFlow」は、スマートフォンやタブレットだけでなく、フィーチャーフォンにも対応しているワークフローシステムツール
 

2000名以上の膨大な人数でもクラウドで利用可能で、グループ会社間での申請や承認もスムーズに処理できます。
 

また、申請フォームがプログラム知識一切不要で簡単に作成できるのも大きな魅力。
 

14日間の無料体験が可能なので、導入前にじっくりと検討することが可能です。
 

みやすいデザインで可視化してくれる「rakumoワークフロー」


 

GoogleDriveやSlackと連携できる「rakumoワークフロー」は、スタートアップ企業から大規模企業まで、さまざまな企業で導入されているワークフローシステムツールです。
 

申請書を電子化するだけでなく、複雑になりがちな各業務フローを可視化してくれるので、現状がより把握しやすくなります。
 

また、業務フローにコメントを追加できる機能を搭載しているので、よりスムーズに社内コミュニケーションを進められるというポイントも見逃せません。
 

契約は12ヶ月単位になりますが、2週間無料で試すことができます。
 

Excelデータをそのまま活用できる「ワークフローEX」


 

Excelで作成していた申請書や稟議書をそのまま取り込んでくれる「ワークフローEX」。
 

今まで作成した書類をワークフローシステムツールのフォーマットに合わせて作成し直す必要がないのが大きな魅力です。
 

申請や承認がワンクリックでできるだけでなく、書類の回覧や部署内での閲覧、キーワード検索なども設定可能なので、よりフレキシブルに書類の管理ができるようになります。
 

また、申請から承認、さらに決裁に至るまでの履歴が残せる、改ざん防止機能も搭載。
 

「デジタルデータは紙の書類と違って修正されても分からない」という不安を解消できるのも見逃せないポイントです。
 

膨大な資料も管理してくれる「Findワークフロー」


 

メールと同じ使い勝手なので、ワークフローシステムツールそのものに慣れていなくてもスムーズに使いやすいのが「Findワークフロー」です。
 

「申請済み」「承認待ち」「承認予定」など、必要な項目と件数が一覧表示されるので、タスク管理が簡単にできるのも魅力的。
 

また、説明書機能を搭載しているので、年に数回程度しか申請しないため毎回申請方法や申請ルールを忘れてしまう場合でも、毎回戸惑うことなく申請が可能に。
 

さらに、ワークフロールートも、申請内容に合わせてルート部品をドラック&ドロップで簡単かつ視覚的に設定できるので、よりスムーズに申請できるようになります。
 

出先からも簡単にアクセスできる「グルージェントフロー」


 

G SuiteやMicrosoft 365と連携可能な「グルージェントフロー」は、すでに同ツールを利用している企業には特におすすめのワークフローシステムツールです。
 

例えば、G Suiteの場合、G Suiteのアカウントをそのままグルージェントフローのアカウントとして利用できるので、導入後もスムーズに運用を始められます。
 

また、グルージェントフローで申請された内容をGoogle スプレッドシートにそのまま書き出せるので、集計や分析などでフレキシブルに使いやすいのも大きな魅力です。
 

そのほかにも、ブラウザのプラグインを利用することで、申請された書類の承認や決裁など、担当者のタスクを件数通知してくれるように。
 

よりスムーズに処理ができるようになります。
 

直感的な操作が可能な「SmartDB」


 

申請書や稟議書のワークフローだけでなく、問い合わせ管理や商品FAQなどもデジタルデータとして管理できる、大企業向けのワークフローシステムツール「SmartDB」。
 

大企業ならではともいえる複雑な業務フローも、ノーコード、もしくはローコードでデジタル化できるので、必要に応じて素早く処理できるようになります。
 

さらに、数万人規模での一斉利用や、数千にも及ぶ各業務のデジタル化が可能なので、企業全体のプラットフォームとして活用できるのも大きな特徴のひとつ。
 

もちろん、不正ログイン対策や脆弱性対策、データ消失対策などの機能も搭載しているので、安心して使えるのも嬉しいですね。
 

コスパ抜群の「SmartFlow」


 

「どの程度使いこなせるか分からないから、できるだけ低価格のツールを導入したい」という企業におすすめなのが「SmartFlow」。
 

初期費用がかからないだけでなく、ユーザー20人までは月々の利用料も無料になるので、従業員の少ない中小企業や、予算の少ないスタートアップ企業でも導入しやすいです。
 

SlackやLINEWORKSなどの外部ツールと連携できるのも見逃せないポイント。
 

お試し期間も30日間と長めで、本格的に導入する前にじっくりと使い心地を確かめられるのも嬉しいですね。
 

複数言語で使用できるおすすめのワークフローシステムツール

3か国語で使用可能な「Agile Works」


 

大企業向けのワークフローシステムである「Agile Works」。
 

ワークフローシステムツール導入前に使用していた手書きの申請書のデザインをそのまま使用できるのが特徴です。
 

デジタルツールを使い慣れていない従業員でも、申請書の作成をスムーズに行えます。
 

また、日本語だけでなく英語と中国語(簡体字/繁体字)でも使用可能
 

ユーザー毎に表示言語を切り替えられるので、多国籍な従業員が多い企業や、英語圏や中国語圏に支社やグループ会社がある企業でも導入しやすいです。
 

さらに表示言語の切り替えは、承認依頼や各種通知メールに記されているメッセージにも反映されるので、言葉の壁が原因でミスが発生することもありません。
 

言語の切り替えがスムーズにできる「楽々WorkflowII」


 

申請書や稟議書、各種届出などのワークフローだけでなく、経費や旅費の精算に欠かせない会計システムとも連携可能な「楽々WorkflowII」。
 

人事異動対応や部門毎のフロー管理もできるので、必要に応じて担当者に素早くコンタクトを取れるようになります。
 

また日本語、英語、中国語でのワークフローはもちろんのこと、言語追加機能を利用すれば、ドイツ語やフランス語、ベトナム語、タイ語などの言語でも使用可能
 

例えば中国語で提出した申請書を、英語で承認し、最終的な決裁を日本語で行うこともできるので、グローバルに展開している企業でも導入しやすいのが嬉しいですね。
 

まとめ

ワークフローシステムツールは、時間ばかりかかっていた業務を一括管理し、無駄を省いてスムーズかつ適切に処理するために必要不可欠なツール。
 

予算が少ないスタートアップ企業から、グローバルに展開する大企業まで、それぞれの企業に最適なワークフローシステムがあります。
 

そのため、どのツールだと自社の業務をより円滑に進められるようになるのか、導入前にじっくりと比較検討するようにしましょう。

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