内線電話と受付システム、本当はどっちがお得なの?

企業や会社の受付に設置されたタブレットやパソコン、またはスマートフォンから来客を知らせ、担当者に繋ぐ「受付システム」。
 

少し前まで一般的だった内線電話での受付から、受付システムへ切り替える企業が増えています。
 

内線電話と受付システムではどのくらいコスト差が発生し、どちらにメリットがあるかを見ていきましょう。
 



「時間」と「費用」からみた内線電話と受付システムのコスト差

営業や打ち合わせのために訪れる来客は、ビルや専用フロアに到着したのち、内線電話を使って担当者に到着したことを伝えます。
 

最近では、従来の受付カウンターに設置された内線電話の代わりに、頻繁に見かけるようになった受付システム。
 

さまざまなデバイスから、到着を知らせる連絡をすることで担当者につながります。
 

受付システムを採用している企業が増えていますが、内線電話を使うときと比べどのくらいコストや必要とする時間が変わるのか比較してみましょう。
 

内線電話でかかる時間

来訪者がエントランスや受付カウンターに到着してから、担当者と会うまでにかかる時間をまとめます。
 

  1. 来訪者から内線電話を受ける。
  2.  

  3. 受付カウンターの担当者が、来訪者の「会社名」「氏名」「当方の担当者名」などの情報を聞き、メモをとる(約40秒)。
  4.  

  5. 受付カウンター担当者が、打ち合わせ等のアポイントを確認する(約30秒)。
  6.  

  7. 内線電話で担当者へ連絡し、会議室で打ち合わせするスペースがあるか、別の場所で担当者と会うか確認する(約45秒)。
  8.  

  9. 担当者の指定した場所まで案内、または行き方を説明する(約2〜3分)。
  10.  

  11. 担当者と来訪者が指定場所で会う。

 

 
上記の流れで来訪者と担当者が打ち合わせ場所で会うまでの予測時間を合計すると、約4〜5分が必要となります。
 

なお、接客までの時間は、企業の規模によってさまざまです。
 

とはいえ、担当者と合流するまでに、受付カウンターの担当者が打ち合わせ場所を確認し、担当者に繋ぐまでの時間は最低でも必要になるでしょう。
 

また、担当者が先を外していたり電話中だったりすることも。
 

この場合は、来訪者と担当者が合流するまでの時間がさらに長くなることも考えられます。
 

内線電話でかかる費用

内線電話の設置でかかると想定される費用は以下の通りです。
 

  • ・エントランスや受付カウンターで内線電話を設置する備品・費用
  • ・内線電話で必要となる機器のリース費用
  • ・受付担当の人件費や福利厚生費

 

来社されるお客様のための内線電話であっても、電話だけエントランスに置いておけばよい、というわけではありません。
 

内線電話の設置には、配線工事や電話機の購入費など、さまざまなコストがかかります。
 

多くの企業では、約束があって来社されるお客様の他に、急な来客や配送業者、飛び込み営業の方もいらっしゃいます。
 

「いつ」「誰が」「どの時間帯に」来社するかわからない状況なので、受付専門ではなくても、受付の内線電話をとる担当を常時配置しておく必要があるかもしれません。
 

内線電話の場合、社内のレイアウト変更や人事異動、人員の増加のたびに、工事や電話機の設定変更、電話機の購入などが必要になります。
 

さらに、
 
専任で受付担当を置く場合には、受付担当者の「人件費」ががかかります。兼任の場合には、追加の人件費はかかりませんが、本来の仕事をする時間が削られることになってしまい、業務時間の一部を受付業務に割くことになります。
 

しかし、受付業務はいつ発生するかわからないもの。日によって波もあるため、1日のスケジュールが立てにくく、本来の業務を滞らせ、残業につながることも。
 

人件費については、継続してかかる費用になるため、専任にするのか兼任にするのか、もしくは他の方法をとるのか、慎重に検討することが必要です。
 

受付システムでかかる時間

受付システムを導入するとき、すでに使用しているアプリを利用できるのであれば、いち早くシステムに慣れることができます。
 

iPadを利用した受付システムの場合、
 

  1. 受付カウンターに来訪後、iPadの画面で企業担当者名を検索する(数秒)。来訪者の名前を入力したら、来訪者側の作業は終了。
  2.  

  3. 入力された情報に基づいてシステムが、ビジネスチャットやアプリで担当者を呼び出す(数秒)。
  4.  

  5. 担当者が来訪者と合流する(移動まで1〜2分)。

 

受付システムを社内で使用しているビジネスチャットと連動させていれば、来訪者の情報が自動でチャットに送られます。
 

来訪者が受付をしてから、合流するまでは約2分程度。
 

また、席を外していたり電話中であったりしても、メッセージの受信により来訪者の到着通知を受けることが可能です。
 

参考:https://liginc.co.jp/391892
 

受付システムでかかる費用

受付システムの中には、初期費用「無料」で導入できたり、「無料トライアル」からシステムを使い始めたりすることが可能なものもあります。
 

システムの利用料は、月平均5,000円から1万円です。
 

また、導入に不安がある方は、導入サポート等を利用すると、新しいシステムに慣れるまでの負担を軽減できるでしょう。
 

これだけ違う!内線電話と受付システムの費用対効果

来訪者がエントランスや受付に到着した後、内線電話がかかってきて取次がれるまでの手順は、慣れている分スムーズに感じることもあります。
 

しかしここまで説明した通り、内線電話と受付システムでは、毎月のコストや快適さが大きく変化します。
 

一例を表にしてみました。
 

内線電話 受付システム
初期設定・導入費用 リース代に含む 無料
月額費用(10人以下) 2500円〜4000円/月 無料
月額費用(10人以上) 2500円〜4000円/月 5000円~10000円/月
年間メンテナンス費用 15000円〜18000円 無料
人件費 250000円 無料

※内線電話は、5年間リースとして計算
 

受付システムを導入すると内線電話の機器設置や工事が不要となるため、コストの軽減が可能です。
 

また、受付担当を配置する必要がなくなりますので、その分の人件費もカットできます。
 

これまで受付と別業務を兼任していた人は、内線電話によって作業を中断せずに済むのも大きなメリットです。
 

さらに、来訪者を受付で待たせることなくスムーズに案内できるので、貴重な打ち合わせ時間を有効利用することが可能となります。
 

例えば、現在、内線電話で受付を行なっている会社で、来訪者が会社に到着してから担当者と合流するまでの取次業務を「5分」、社員数を「20名」とした際に、どれだけコスト削減できるかシミュレーションしてみましょう。
 


参考:https://receptionist.jp/simulator.html
 

結果としては、
 

来客時間業務の削減時間は、「−1500分/月」になるので、25時間分の労働時間を他の業務に充てることが可能です。
 

なお、来客業務の削減コストは、「4万5000円/月」、集中していない時間は「300分/月」(=5時間)となります。
 

イメージアップや生産性の向上につながる「受付システム」導入のメリット

受付システムは、コスト削減や人材不足に効果があるだけでなく、ほかにもこんなメリットがあります。
 

例えば、
 

  • ・会社の顔とも言われる受付がスマートな対応になるので、会社のイメージアップにつながる
  • ・業務の効率化を進めている企業だとアピールできる
  • ・従業員やスタッフが来客業務のたびに作業を中断しなくて済むため、生産性が高まる

 

企業や社内でこうしたメリットを実感するためにも、受付システムを最大限活用することをおすすめします。
 

参考:https://case.receptionist.jp/
 

まとめ

従来の内線電話による受付を利用している場合、慣れによってその非効率さに気が付かないことがあります。
 

しかし、それに満足せず、より社員が効率よく働ける環境づくりに目を向けることは大事です。会社の大事な資金や人材は、無駄にせず、有効活用していきましょう。
 

あらゆる企業で受付システムの活用は大きなメリットになります。
 

まずは、コスト削減のシミュレーションを活用し、どれだけの効果が生まれるのか確認してみてはいかがでしょうか。

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