Googleカレンダーを使っているのに、まだ日程調整ツール・スケジュール調整サービスを使っていないのは、本当は使える時間を失っているのと同じです。今ではURLを送るだけで簡単に日程調整を半自動でしてくれるツールがたくさんありますからね。

　

さて、今回は最も連携されることが多いGoogleカレンダーと連携している日程調整ツールの中から、使いやすいものをご紹介します。

 

これまでの面倒な作業はシステムに任せて、本当に使うべき作業に時間を集中させましょう。

Googleカレンダーだけでなく、日程調整ツールをもっと知りたい方は以下の記事をご覧ください。

 

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日程調整が面倒な理由とは？

 

日程調整ツールが今流行っていますが、そもそも面倒な理由とは何なのか、についてまずは説明します。

日程調整をするには空いている日程を複数あげなければならない

まずは、なぜ日程調整がこれほど面倒なのかを考えていきます。

　

会議をするためにはまず、複数の担当者の日程を合わせ、さらに先方の予定とも合わせないといけないのですから、それぞれがGoogleカレンダーから自分の都合の良い日程２、３挙げなければなりません。

　

究極を言うと、今の作業を一旦やめて手帳を開くことですら面倒くさいですよね。

さらに、みんなからの日程を擦り合わせて何度も調整するのは本当に骨が折れる作業です。

日程が決まるまで暫定の日程を空けとかなければならない

日程調整のために候補にあげた２、３の日程は、予定が決まるまでGoogleカレンダーに他の予定を入れることができません。

　

日程を提示したのに、スピーディーに対応してくれず、別の予定を入れられない！という経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか？

 

日程調整ツールを使うにも手帳をいちいち確認しないといけない

LINEの日程調整であったり、Web上の日程調整ツールを使う場合であっても、

自分の都合の良い日程を確認し、時には、時間まで入力する必要があります。

　

今の作業を一旦やめ、Googleカレンダーを見て確認する面倒さ加減は解消されません。

　

あとでいいか　と思っていたら、うっかり忘れてしまっていた…ということもよくやってしまうミスです。

日程の確認連絡をしなければならない

日程調整では、締め切り日を決め、それまでに日程調整に回答してもらう必要があります。

　

回答してくれないメンバーには個別にメッセージを送ったりと、調整役になると面倒な確認作業が増えてしまいます。

　

 

日程調整が楽になるメリット

 

日程調整の面倒な理由に続いて、楽になるとどうなるのかをお伝えします。

 

日程調整に対するストレスが減る

日程調整は今まで見てきた通り、かなりストレスがたまる作業です。

 

Googleカレンダーで複数の日時の仮押さえをして「以下の日程でご都合の良い日はありますか？」と連絡した後に、「全部埋まってます」と連絡がきたら、

ビジネスチャンスが増える

日程調整をするのは面倒くさいから会わなくていいや…と直接会うことをやめてしまうと、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

 

実際に会うことで、相手の印象を知ることができたり、良い関係を築けることもあります。日程調整が楽になれば、このようなチャンスを手に入れやすくなります。

新たな出会いが増える

日程調整の大変さがわかれば、せっかく調整してもらった日程だから参加しようという気持ちになるものです。

積極的に予定に参加するようになれば、すてきな出会いに巡り会うかもしれません。

 

新しい時間が生まれる

 

一番のメリットはこれです。日程調整をするための手作業がなくなった分、使える時間が増えます。

 

その時間が他に有効的に使えるのであれば、他に生産性の高い業務に集中できますので、結果を出しやすい環境になります。

 

日程調整ツール(スケジュール調整)とは何か？

 

日程調整は色々と手間がかかってしまう作業です。これらをまるっと楽にしてくれるのが、日程調整ツールになります。具体的には以下がなくなります。

 

１、Googleカレンダーの仮押さえ

２、会議室の仮押さえ

３、Googlaカレンダーから空いている日程を調整する

４、社内のチームで調整する時の他のメンバーの日程を確認する

５、打ち合わせ相手に会議室用のURLを送らなくて良くなる。

６、仮押さえの削除

 

など、これらがなくなりますので、後は自分のやるべきことに時間を集中できるようになるのです。

 

それでは実際にGoogleカレンダーと連携できるどんなツールがあるか見ていきましょう。

 

Googlaカレンダーと連携できる日程調整ツール3厳選

 

Googlaカレンダーと連携できる日程調整ツールを紹介していきます。実際に自分に合うか確認してから

 

１、調整アポ

 

日程調整ツール「調整アポ」は、打ち合わせ相手に専用のURLを送るだけで、日程調整が完了し、WEB会議の場合はWEB会議システムのURLを自動で発行し、双方に送付してくれます。

 

また、来客の場合では受付システムと連携可能な唯一のツールですのでワンストップで完結できます。

 

Googleクロームの拡張機能もあり、ブラウザをワンクリックすると使いたい日程調整用の専用URLを発行できるため、効率的にビジネスに取り組めます。

 

価格も最も安く、一人500円ほどから利用可能。受付システムを導入している企業であれば、同じアカウントとパスで日程調整ツールも使えるそうです。

 

詳細はこちら

 

２、Timerex

 

Timerexは、昔からプライベートの予定などでよく使われている日程調整ツール「調整さん」のビジネス版になります。

日程調整ツールとしての歴史が深い企業が作っているサ

ービスですので、とても使いやすくなっているのが特徴です。WEB会議にも対応していますので、テレワークでもオフィスワークでもどちらでも使えますね。

 

登録者数も20000人を突破しているため、流行の日程調整ツールを引率していると言えば、Timerexなのかもしれません。利用料金は、750円/1人〜となっています。

 

３、アイテマス

 

日程調整アプリ「アイテマス」は、個人でやられているサービスです。完全無料とフリーランスの方や個人事業主の方、起業したての方など、少人数で動いている人には優しいサービスですね。

 

アカウントも作る必要がないのと、ブラウザ画面で簡単に使えるところが特徴です。

 

日程調整ツールを使ってみたい人は、まずはこのアイテマスで試してみるのが良いかもしれません。その後、セキュリティやGooglaカレンダー以外の他のツールとの連携による効率化を進める時に、他のツールに移行したりしても良いかもしれません。

 

まだ日程調整で消耗してるの？

 

ITの進化と共に、今はとても働きやすい環境になってきています。人がやることで最も効果が発揮する思考を含んだ業務に時間をあてて、手作業で行い、誰がやっても同じ結果しか出ないことは、基本的にシステム化できる時代です。

 

これから日程調整を手動でやらず、ぜひツールを使って効率的な働き方にアップデートしてください。