ペーパーレス会議システムのおすすめ5選!無料ツールやメリットも解説

近年、ペーパーレス会議システムの導入を考える企業が増えている一方で、数多くのサービスがありどれを選んでいいか分からず導入できずにいる企業も多いでしょう。
 

そこで今回は、おすすめのペーパーレス会議システムを5つご紹介します。
 

おすすめのポイントや、価格なども解説しますのでぜひ参考にしてください。
 



ペーパーレス会議システムとは?

会議で使う資料などをデータ化し共有できるシステムを、ペーパーレス会議システムといいます。
 

ペーパーレス会議システムを導入することで、業務が効率よくなり印刷紙代やインク代などのコストが削減可能です。
 

業務効率化とコスト削減の実現を目指し、近年は多くの会社や自治体でペーパーレス会議システムを導入しています。
 

ペーパーレス会議システム導入のメリット

1.会議準備の手間が省ける

会議前の準備は膨大ですが、ペーパーレス会議システムの導入で準備時間が大幅に削減できます。
 

会議資料の印刷や配布は、ペーパーレス会議システムなら必要ありませんので、事前の会議準備の手間は大幅に削減できるでしょう。
 

2.資料の差し替えが簡単になる

資料内容に急な訂正や変更があった際も、差し替えはシステムのデータだけで済みます。
 

資料が紙の場合、差し替えがあると「大慌てで1部ずつ閉じた資料をバラして差し替えてまた閉じて」といった作業が必要でした。この手間が不要になるのです。
 

3.資料が見やすくなる

デジタルならではの見やすさはよい印象を持つ人が多いでしょう。
 

ペーパーレス会議システムを用いると、資料がデジタル化されより鮮明で見やすくなります
 

また、小さくて見にくいところは拡大できるほか、文字検索で見たいページをすぐに開くことができるのもデジタルならではのメリットです。
 

4.コストが削減される

会議資料にかかるコストは意外と大きいものです。
 

会議のために必要となる紙代や印刷代は、ペーパーレス会議システムでは必要なくなります
 

また、社内で会議資料を保管しておく場所の削減にも繋がり、ペーパーレス会議システムを導入することでコストが大幅に削減されるでしょう。
 

5.セキュリティが向上する

紙の資料はセキュリティ管理が難しい傾向にあります。
 

会議で渡った紙の資料は、会議の参加者が持ち帰ったり、一部を抜き取ったりなど情報漏洩や紛失のリスクがあります。
 

また、もしも情報漏洩の危険性があった場合でも、資料1枚単位で確認しない限りそのリスクに気づくことは難しいでしょう。
 

しかし、ペーパーレス会議システムなら、アクセス制限や追跡機能、閲覧期間の指定などで、情報漏洩を防ぐことが可能で、セキュリティの強化に繋がります。
 

会議に使える!ペーパーレス化システム5選を徹底比較

WEB
 

企業や自治体で導入が進むペーパーレス会議システムは、数多く出ていますのでどのサービスを採用するか悩んでいる人も多いでしょう。
 

そこで、会議で活躍するペーパーレス化システムを5つご紹介します。
 

機能や価格、おすすめのポイントなども解説いたしますので、ぜひ参考にしてください。
 

1.moreNOTE(モアノート)

 
moreNOTE
 
moreNOTE(モアノート)は、富士ソフト株式会社から出ているサービスです。
 

会議用途モバイルコンテンツ管理市場におけるベンダー別売上金額シェアが5年連続No.1で、利用数も4,000社を超える(2022年3月現在)実績があります。
 

iPhoneやiPad、Windows、Androidタブレッドなど、多くの端末で利用できるため利便性が高いです。
 

また、ペーパーレス化を通してコストがどれだけ削減されているかを、シミュレーションする機能もついています。
 

ペーパーレス会議システムを導入した効果を見える化することにより、更なるペーパーレス化のイメージが膨らむでしょう。
 

公式サイト https://www.morenote.jp/
利用料金
  • クラウド版:1ID600円~(5ID単位~で契約可能)
  • 初期費用36,000円
  • 月額費用・ライセンス費用1,200円/ID※31ID以降は600円
  • ディスク費用1,200円/GB
主な特徴・機能
  • シェアNo.1
  • さまざまなデバイス対応
  • 導入効果をシミュレーション

 

2.SmartMeeting

 
SmartMeeting
 
クラウド会議改善サービスのSmartMeetingは、会議準備のための労働力削減や、チームワーク向上の期待が持てるサービスです。
 

会議に適したテンプレートが作成できるので、会議の度に資料を1から作り直す必要はなく、資料作成が楽になります。
 

また、会議の決定内容などはタスク化できるので、業務の抜け漏れを防止します。
 

議事録は参加者以外も閲覧可能です。情報をオープンにすることで企業内にコラボレーションが生まれるでしょう。
 

公式サイト https://www.smart-meeting.jp/
利用料金
  • 別途お問合せ
主な特徴・機能
  • テンプレート作成可能
  • タスク登録可能
  • 議事録を一覧化

 

3.スマートセッション

 
スマートセッション 
日本インフォメーション株式会社から出ているスマートセッションは、ペーパーレス会議システムを使いこなせるか不安な企業におすすめのサービスです。
 

スマートセッションは誰でも使いやすく操作方法が簡単なのが魅力。
 

画面はシンプルで見やすい構成になっているので、デジタルに慣れていない高年齢層の社員でも抵抗は少なく利用できます。
 

また、スマートセッションは機能も充実。
 

個人メモだけではなく同時書き込みができる共同メモの機能や、複数の資料を1画面に並べて表示できる機能、通話オプションではビデオ通話が可能で、使いやすくて機能性に優れたサービスです。
 

公式サイト https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/
利用料金
  • オンプレミス版:初期費用サーバーライセンス300,000円、クライアントライセンス20,000円/1ライセンス・月額費用なし・年間保守150,000/1サーバー
  • サブスクリプション版:初期費用サーバーライセンスなし、20ライセンス40,000円・月額費用40,000円・年間保守含む
  • クラウド版(共有):初期費用サーバーライセンス50,000円、クライアントライセンス20ライセンス付属・月額費用40,000・年間保守含む
  • クラウド版(専用):初期費用サーバーライセンス100,000円、クライアントライセンス50ライセンス・月額費用85,000円・年間保守含む
主な特徴・機能
  • 使いやすい
  • シンプルな画面
  • 機能性が充実

 

4.Bigtincan Hub

 
Bigtincan_Hub
 
営業強化に最適なBigtincan Hubは、最大保存容量は無制限です。
 

またファイル形式の資料を一斉配信して会議に利用できます。
 

会議資料の差し替えは、アップロードするだけで一括配信できるため、メール連絡や誤送信の心配もなくなり情報漏洩リスクが解消できます。
 

また、PCやスマートフォン、タブレットに対応し、使い慣れたデバイスから電子資料にアクセスできる手軽さも魅力です。
 

公式サイト http://www.bigtincan.jp/
利用料金
  • Standard:月1ID2,000円、年1ID24,000円
  • Enterprice:月1ID3,000円、年1ID36,000円
主な特徴・機能
  • 無制限最大保存容量
  • 資料はアップロードで一斉配信
  • さまざまなデバイスに対応

 

5.MetaMoJi Share for Business

 
MetaMoji_Share_for_buisiness
 
MetaMoJi Share for BusinessはWeb会議もスムーズに進められます。
 

会議資料の見てほしいところをレーザーポイントで示すことができるので、離れた場所からリモートで会議に参加していても分かりやすいです。
 

また、会議資料に複数人が書き込みでき、リアルタイムに共有されます。
 

見にくい部分は最大2,500倍まで拡大できる見やすさも魅力です。
 

IPアドレス制限やダウンロード制限などセキュリティも万全で、セキュリティが高められます。
 

公式サイト https://product.metamoji.com/share/
利用料金
  • 1ライセンス年12,000円
  • 初期導入費用100,000円
主な特徴・機能
  • オンライン会議も効率化
  • 複数人で資料に書き込み可能
  • セキュリティ万全

 

会議参加者の管理にも!受付システム「RECEPTIONIST」がオススメ!

ペーパーレス会議システムと同時に、導入の検討をオススメしたいのが受付システムです。
 

受付システムであるRECEPTIONISTの場合、来客の受付はiPadが担当します。
 

取次の業務が必要ないので、業務の効率化に繋がります。
 

来客があった際は、担当者のスマートフォンやパソコンなどへの通知が可能です。
 

会議参加者が他社から来社する場合も、受付システムRECEPTIONISTでスムーズに案内し、ペーパーレス会議システムで効率的に会議を進められます。
 

ペーパーレス会議システムと受付システムの導入で、労働力も費用も大幅なコスト削減となるでしょう。
 

まとめ

ペーパーレス会議システムの導入は、会議資料をデジタル化することでコスト削減となる利点があります。
 

他にも、会議準備の手間が省ける、資料が見やすくなる、セキュリティ強化など多くのメリットがあります。
 

近年、多くの企業や自治体がペーパーレス会議システムを活用しており、これから導入したいと考えている企業も多いでしょう。
 

しかし、ペーパーレス会議システムは数多く出ているため、どれを採用しようか悩む場合もあるでしょう。
 

ペーパーレス会議システムの選択に悩んだら、ぜひ本記事を参考に自社に合ったものを選んでください。
 

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