ペーパーレス化の方法とは？5つのメリットや導入事例、おすすめツールまで紹介

ペーパーレス化は多くの企業・業界において、現在非常に重視されている取り組みの一つです。
 

業務の効率化や情報が見つけやすくなるだけでなくコストも削減できるペーパーレス。
 

今回は、そんなペーパーレス化の現状と課題に焦点を当てつつ、具体的なメリットや進め方を紹介していきます。
 
ペーパーレス化に向けて何をすべきなのかを見極めたうえで、効率的な取り組み・施策を明らかにしていきましょう。
 

オフィスから書類がなくなる？ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、これまで紙の書類や文章で扱っていたものを電子データなどに記録して運用することです。
 

• 契約書や請求書などの書類
• 社内会議資料
• 入退館や来訪者履歴の記録用紙

こういった書類をペーパーレス化することが、社内での情報共有の円滑化、業務の効率化やコストの削減、エコに繋がります。
 

どうしてペーパーレスを行うのか

さまざまな企業で、これまで使用した紙の書類を電子データに置き換えるペーパーレス化が進んでいます。国の方針としてペーパーレス化が推進されたことが大きな要因です。
 

ペーパーレス化を推進するためには、法的な整備が必要だとして、電子帳簿保存法やe-文章法などの改正が行われてきました。それにより契約書や領収書などを電子データで保存できるようになっています。

紙の文書が介在する業務の一覧｜ペーパーレス化の余地とは？

では実際、企業ではどのように紙の文書が使われ、管理されているのでしょうか？
 

情報メディア「BizClip」の調査によると、以下のような結果が見えてきました。
 

出典：Biz Clip調査レポート（第20回）紙を使う仕事はどれくらい？文書管理実態調査
 

結果を詳しく見ると、以下の項目は回答者の50％以上、つまり企業の半分以上は紙文書が求められる業務となっています。

 

それ以降も多くが40％台を締め、いかに多くの業務において紙文書が使われているかがわかります。
 

しかし、今ではそれぞれの業務において多くの業務効率化サービスが提供されています。なので、逆にそれらを活用することで、ペーパーレス化を実現して業務効率化を進めるチャンスがあるともいえます。
 

ペーパーレス化の現状と課題とは？

 

業務効率化やコスト削減、その他働き方改革などの流れから、近年はさまざまなシーンにおいて「ペーパーレス化」が進んでいます。
 

コクヨ株式会社では、2021年にペーパーレス化に関する現状の調査を行っています。その中の「新型コロナウイルスの感染拡大によって、あなたの職場はペーパーレス業務が進んだと思いますか？」という質問に対する回答は、以下のようになっています。

この結果を見ると、ペーパーレス化の進行状況があまり芳しくない職場は全体の4割近くにも及ぶことがわかります。
 
2020年から続くコロナ禍は、各業界のペーパーレス化に確かに大きな影響を与えました。しかしながら、それでもなお紙文化は強く根付いていると考えられ、それが一部の企業のペーパーレス化の妨げになっているのは事実でしょう。
 
また、同社の調査では、以下のような点もペーパーレス化を妨げる課題だと指摘しています。

したがってペーパーレス化を進めるためには、このような課題解決が迅速に求められるといえるでしょう。
 

ペーパーレス化に取り組むべき5つのメリット

 
ペーパーレス化に取り組む際には、具体的なメリットについて理解を深めておくことが重要です。まずは、以下のようなメリットに目を向けていきましょう。

1. 業務効率化や生産性向上

ペーパーレス化が進めば、あらゆる業務の効率が高まり、生産性も向上すると考えられます。
 
逐一紙におこす必要がなくなるため、誤字脱字、記入漏れなどをまず防ぐことが可能です。さらに、レコーダーや記録計を活用すれば、より確実に内容を記録することができます。また、よく使う書類はテンプレート管理ができるため、作成が非常にスムーズになります。
 
ほかにもシステム内で契約書や申請書を確認できれば、各種チェック作業も手軽になるといえるでしょう。従来の紙を通して行われていた情報共有もスピーディーになります。
 

2. 用紙代や保管コストなど、各種コストの削減

ペーパーレス化を促進することで、

にかかるコストを抑えることができます。
 
ペーパーレス化が進めばこれらのコストを大幅に抑えられるため、その分開発費や販促費など重要な部分にリソースを割くことが可能になります。
 
また、保管コストを抑えられるのも着目すべきメリットです。書類を逐一収納棚などで保管する必要がなくなるため、保管の手間とスペースの両方を削減できます。
 

3. 情報漏洩や紛失リスク防止でセキュリティ対策

セキュリティ対策の面でも、ペーパーレス化には大きなメリットがあるといえます。紙ベースで重要書類を保管していると、紛失による情報漏洩・流出のリスクが高まります。
 
これに対して書類をすべて電子化して保管していれば、多要素認証やアクセス制限などさまざまな対策を講じたうえでセキュリティ体制を強化できます。
 
万が一のデータ消失に備えてバックアップを取っておけるのも効果的なリスク対策といえるでしょう。
 

4. テレワーク移行など労働環境の向上

ペーパーレス化はテレワーク体制を整備するうえでの貢献度も高いといえます。紙ベースでの業務は従来の出社ありきでの業務体制になるため、テレワークとの相性は非常に悪くなります。
 
しかしペーパーレス化を進めれば、出社を必要とすることなく、リモート環境でも契約や承認といった作業が進められます。
 
テレワークをはじめとしたニューノーマルな働き方に適用していくためには、ペーパーレス化の推進は必要不可欠といえるでしょう。
 

5. SDGsや環境保護の取り組みによる企業イメージが向上

ペーパーレス化は企業イメージの向上にもつながります。
 
紙の消費を減らす目的のサスティナブルな業務体制をアピールできれば、環境保全に目を向けている企業としてイメージが向上するでしょう。
 
日本製紙連合会の調査では、日本における国民一人あたりの紙・板紙消費量は世界でもトップクラスと言われています。紙の消費を抑え、環境保全への取り組みを強化していくことは、社会的責任として多くの企業に求められていることなのです。
 

ペーパーレス化によるデメリットはあるのか

ペーパーレス化が進むことで多くのメリットが得られる一方、これまでの慣習を変えるという点においてはデメリットとなり得る要素もあります。
 

一般的に言われているペーパーレス化のデメリットは以下のようなものがあげられます。

ペーパーレス化導入に向けた準備やコストがかかる

ペーパーレス化を導入するには、新たなシステムやデバイスを導入する必要があり、コストがかかります。
 
また、従業員はそのシステムの使い方や、ペーパーレス化に伴い社内での新しいルールなどを共有する必要がでてくるでしょう。
 
今までのやり方と大幅に違うことから、不慣れなことが多くなるとペーパーレス化がデメリットと感じてしまうこともあるかもしれません。
 

セキュリティー面への不安

書類などをデータで管理するには、情報漏洩などのセキュリティ面に配慮する必要があります。
 
セキュリティーを対策せず、顧客情報が漏洩してしてしまうことがあれば、大きなトラブルとなります。会社の信用も損なう結果となり、事業を継続するのも危ぶまれる可能性もあります。
 
電子データの取り扱いに対する知識を会社で共有し、導入するシステムのセキュリティが安全なものであるか見極める必要があるでしょう。
 

業務によってはデジタルよりも紙の方が扱いやすいと意見が出る

電子データよりも紙の方が良いと感じることもあるでしょう。例えば、直感的な書き込みなどは紙の方がしやすいかもしれません。
 
また、複数の資料を並べて見比べたい場合など、作業内容によっては紙に印刷した方が便利と感じることもあるでしょう。
 

ペーパーレスを進めるための4つのポイント

 

 
では、ペーパーレス化を進めるには具体的にどのような取り組みを行えば良いのでしょうか。ここからは、押さえておきたい4つのポイントを紹介していきます。

1. 経営層を巻き込んで全社横断的なプロジェクトとして進める

ペーパーレス化は、全社横断的プロジェクトとして進めることが大切です。一部の部署・拠点のみで進めるのではなく、経営層を巻き込んだうえでダイナミックに改善を図ることが望ましいでしょう。
 
経営層を中心に紙文化が強く根付いているせいで、ペーパーレス化が進まないパターンは少なくありません。ペーパーレス化のメリットを共有し、社内全体で大々的に進めていくことを目標にしていきましょう。
 

2. ペーパーレス化する書類・紙媒体を決める

ペーパーレス化のプロジェクトは全社的に進めていくことが重要ですが、すべてをいきなり電子化するのは混乱を招きます。
 
したがって重要なのは、まず対象となる紙媒体を決めることです。例えば契約業務に電子契約を導入したり、ペーパーレスFAXを導入したりするなど、具体的に何をペーパーレスにするのかを明らかにしていきましょう。
 
その際には、当該業務・媒体をペーパーレスにすることで、具体的にどのようなメリットが望めるのか明確にすることも大切です。
 

ペーパーレス化の対象になる紙媒体は、

などが挙げられます。
 

ただし、ペーパーレス化といっても種類ごとにペーパーレス化の手段（＝適正ツール・システム）が異なるため、自社にとってペーパーレス化に着手できる書類から少しずつ行うことが、負担を少なくペーパーレス化を促進するコツです。
 

ペーパーレス化できない書類・紙媒体も把握しよう

電子帳簿保存法やe-文書法などの法律や規制により、電子保存が認められておらずペーパーレス化できない文書があるということも知っておきましょう。

3. 対象物や会社状況を考慮した、最適なツール・システムの導入

ペーパーレス化には原則として、ITツール・システムの導入が望ましいです。
 
例えば電子契約なら、まずは電子契約をスムーズに進められるサービスやシステムの導入を行います。
 
なお、書類の電子化・ペーパーレス化に役立つツール・システムはさまざまなものがあります。選定には自社の業務内容や規模などもかかわってくるでしょう。
 
そのため本当に社内で活用できるツール・システムかどうかは、業務内容や規模などを考えたうえで慎重に判断する必要があります。
 

4. 段階的にペーパーレス化を開始する

ペーパーレス化は基本的にスモールスタートを意識して推進していくことが重要です。
 
一部の業務、一部のプロジェクト、一部の部署などでまずはペーパーレス化を試してみて、効果を測定していきます。
 
そこで効果を実感できればそれが社内におけるペーパーレス化の成功事例になり、取り組みを広げていく糧になります。

 

ペーパーレス化で得られた効果を事例で紹介

続いて、ペーパーレス化によって得られた効果について、具体的な成功事例を紹介していきます。進め方や具体的な対策がわからないときは、まずは他社の成功事例からヒントを得ていきましょう。
 

年間約54万枚の紙削減、年間約2,400時間のファイリング作業削減｜株式会社明治

出典：プレスリリース・お知らせ | 株式会社 明治
 

株式会社明治は、請求書の受領、会計システム入力、電子保管などの経理業務の全領域をデジタル・ペーパーレス化した会計システムを導入し、ペーパーレス化を実現しています。
 

請求書の受領をSansan株式会社が提供する「Bill One」の導入で、会計システムは株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズが提供する「HUE」の導入で、一気通貫のペーパーレス化を実現しました。
 

このシステムの導入により、年間約54万枚の紙削減や、年間約2,400時間のファイリング作業削減が見込まれ、中でも、経理承認業務においては、入力不備などの自動チェックにより、承認業務の約8割の削減に貢献しています。
 

申請書を電子化し、承認申請業務のペーパーレス化｜伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

出典：オフィスの書類の75％は「断捨離」可能　伊藤忠テクノソリューションズのペーパーレスの秘訣 – ログミーBiz
 

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社では、申請書の電子化によって、承認申請業務の全体的なペーパーレス化を図っています。
 
この取り組みには内部統制の強化やリモートワーク推進などの背景がありました。そして取り組みの結果、導入7ヶ月で4万時間以上の業務時間・5万枚以上の紙の削減に成功しています。
 
もちろんこれだけでなく、コロナ禍でのリモートワーク体制の迅速な整備にも成功しています。
 

Salesforce-クラウドサイン連携で契約業務を電子化｜株式会社カオナビ

出典：導入事例|クラウドサインforSalesforce|株式会社テラスカイ
 

株式会社カオナビでは、契約業務の電子化によってペーパーレス化を進めています。
 
鍵となったのは電子契約サービスの「クラウドサイン」と、顧客情報管理の「Salesforce」の連携です。これにより契約書の印刷や必要事項の手書き、捺印、不備の確認といった手間を削減することに成功しています。
 
この契約業務の電子化は、各担当者・顧客どちらからも高い評価を得ているといいます。
 

保険金請求書類のペーパーレス化とBCP対策を実現｜セコム損害保険株式会社

出典：セコム損害保険株式会社様 ペーパーレス化事例 – 導入事例 | 株式会社TMJ
 

セコム損害保険株式会社は、外部委託先である株式会社TMJへ書類の電子化などバックオフィス業務を委託することで、ペーパーレス化を実現しています。
 

主力の火災保険とがん保険をはじめ、さまざまな保険商品を扱っているため、取り扱う書類は非常に多岐に渡り、それらのスキャニングや管理を外部委託する形をとっています。
 

ペーパーレス化を実現したことで、事務処理などの業務から従業員が解放され、お客様対応の充実などコア業務への業務効率化をかなえました。
 

また、従来の紙書類での管理の場合、大規模災害など有事の際に機能不全に陥るというリスクもあることから、ペーパーレス化によってBCP対策の強化にもつながりました。
 

ペーパーレス化を実現するツール

ペーパーレス化に向けた取り組みを実施する際には、事前にどのようなツールが有効なのか知っておくことも重要です。
 
最後に、ペーパーレス化を実現するツールやアプリを紹介していきます。

電子署名・電子契約ツール

近年市場拡大が著しいペーパーレス化に役立つツールといえば、電子契約ツールが挙げられます。契約の電子化には、以下のようなツール導入がおすすめです。

 

ワークフローシステム

申請・承認業務の効率化のためには、以下のようなワークフローシステムの導入が有効です。テレワーク体制の強化にも役立ちます。

 

人事労務システム

人事労務・経理にかかわる業務の効率化には、以下のようなツールが役立ちます。人事労務業務は多岐にわたるうえに煩雑なため、特に年末調整や決済などの業務改善にはツール導入によるペーパーレス化が効果的です。

 

入退室・入退館管理システム

セキュリティ対策はもちろん、ウイルス感染リスク管理のため、オフィスの入退室や来訪者記録の取得が推奨されています。
 

これらを紙で管理するのではなく、システムを導入することで簡単に記録・管理ができるようになります。

 

情報共有ツール

社内における素早い情報共有には、以下のような情報共有ツールが役立ちます。

 

ペーパーレス化で業務効率を高めよう

ペーパーレス化は業務効率化やコスト削減などの大きなメリットをもたらします。変化する今後のビジネス環境に適用していくためには、ペーパーレス化の取り組みは多くの企業にとって避けて通れないものといえます。
 
成功事例や必要なツールを参考にしつつ、自社に合ったかたちでのペーパーレス化プロジェクトを進めていきましょう。