office365と連携して生産性を高めるツールをまとめてみた

office365は、日々の業務をよりスムーズに処理し、生産性を高めるために欠かせないシステムです。
 

しかし、office365だけでは欲しい機能をカバーできていない場合も。
 

そんな時は、外部ツールをoffice365と連携させて、より生産性を高められるシステムを構築してしまうのがおすすめです。
 



office365ユーザーが日々の生産性をもっと高めるための方法とは?

office365の使い方を見直してみる

社内のコミュニケーションを円滑にし、よりスムーズに業務を遂行できるようサポートしてくれるoffice365。
 

しかし、office365を導入したからといって、それだけで飛躍的に業績アップにつながったり、生産性が伸びたりするわけではありません。
 

office365を導入したものの、いまいち生産性の向上が感じられない場合もあるでしょう。
 

その場合は、office365の機能を充分に使いこなせているかどうか、一度見直してみるのがおすすめです。
 

例えば、自社独自のやり方で管理していた業務を、office365で一括管理できるようにしたとします。
 

しかし、うまく移行できておらず、結局office365導入前と同じ方法で管理し続けていた、なんてことが。
 

「office365を導入したら、もっとスムーズに仕事が捗るかと思ったのに…全然使えないな」
 

などと放棄してしまう前に、自社にあった使い方ができているかどうか、office365の機能を使いこなせているのかどうか、一度じっくりチェックしてみましょう。
 

office365の不足機能を外部ツールで補足しよう

「office365の機能は充分に分かっているし、社員にも浸透していてみんなちゃんと使っているけど、生産性が向上している気がしない…」
 

などという場合は、office365の機能だけでは不十分な可能性も考えられます。
 

office365だけでは自社の業務内容に物足りないのであれば、欲しい機能を備えたツールとoffice365と連携させて不足部分を補うのもおすすめです。
 

office365を軸に、足りない部分を外部ツールで補足することで、よりスムーズに日々の生産性を高めることが可能となります。
 

日々の生産性をより高めてくれる!office365と連携させたいおすすめツール

日程調整から会議室予約・管理、そして受付までを効率化する「RECEPTIONIST」


 

会社の受付に受付嬢や専任スタッフが常駐していない場合、来客のたびに仕事中の社員が対応しなくてはならなくなります。
 

大抵の企業では、内線電話を使っていると思います。
 

その場合、電話を受ける、担当者への取次連絡をする、受付票を記入してもらう、会議室へ案内する、お茶出しをするなどの業務が発生します。これを毎回繰り返していると、それだけで本来の業務が滞ってしまいますよね。
 

RECEPTIONISTでは、来客が来たことをoffice365内のTeamsというビジネスチャットを通じて担当者に直接連絡を送るので、”だれかが内線電話に出て、担当者を探し、取次をする”という工程を無くすことができます。
 

また、RECEPTIONISTをoffice365内のOutlookカレンダーと連携させると、来客との日程調整を簡略化できたり、会議室の予約・管理も可能なため、その他の業務も効率化できます。
 

来客業務の全てを効率化できるシステム「RECEPTIONIST」をoffice365と連携させれば、今後は来客対応で仕事を中断しなくてもよくなります。
 

また、来客情報はデータとして記録されるので、過去の来社記録も素早くチェックできたり、その記録をPマークの取得に使うこともできますよ!
 

コミュニケーションがより円滑になる「チャットツール」


 

チャットツールは、日々の業務に関する大切なコミュニケーションをよりスムーズに行うために欠かせないツールです。
 

office365内には、Teamsというチャットツールが含まれているので、もしまだチャットツールを導入していないのであれば、こちらを使うといいでしょう。
 

しかし、office365導入以前に社内ですでに使用しているビジネスチャットがある場合や、外部スタッフとの連絡には他のビジネスチャットを使っている場合もあるでしょう。
 

その場合は、office365と連携させてよりスムーズに一括管理できるようにしてしまいましょう。
 

office365を導入したからといって、今まで使っていたチャットツールとoffice365内のチャットツールを併用するのはおすすめできません。
 

コミュニケーションにミスが発生したり、大切なファイルの共有がうまくできなかったりする可能性があるからです。
 

office365内の使える機能は存分に使い倒す、office365導入前から使っていたツールは無理に移行せず連携させて継続使用する。
 

このような使い方で。無理なくスムーズに日々の生産性をあげていくと良いでしょう。
 

office365にツールを連携しやすくする「IFTTT」

「office365と連携させたいツールがあるんだけど、どうやって連携させたらいいのか分からない…」
 

という場合は、「IFTTT」を使って連携させてしまいましょう。
 

IFTTTは、様々なアプリやサービスなどを連携させてくれるツールです。
 

office365のヘルプページをみても、連携させたいツールのヘルプページをみても、連携の仕方が分からないこともあるでしょう。
 

その場合、直接連携させるまでにあれこれとつなぎ方を調べなくてはなりません。
 

そんな時間、とってももったいないですよね。
 

であれば、迷わずIFTTTを使ってさくっと連携してしまうのがおすすめですよ。
 

社内業務の改善が期待できる「desknet’s NEO」


 

日々のスケジュール管理や来客管理、予約管理、もしもの時の安否確認など、さまざまな機能が備わっている「desknet’s NEO」。
 

豊富な機能と使いやすさから様々な業種で導入されているツールです。
 

office365と連携させると、desknet’s NEOにログインするだけでoffice365にもログインできるようになります。
 

他にも、desknet’s NEO経由でoffice365の機能にアクセスできるなど、desknet’s NEOとoffice365がまるで一体になったかのような使い心地に。
 

よりスムーズに業務に集中できるようになります。
 

現場の動きが一目でチェックしやすい「Trello」


 

日々の業務で発生する様々なタスク。
 

誰がどこまで進めたのか、細かく管理するのはそう簡単ではありません。
 

そんな時には、「Trello」の出番。
 

付箋紙にメモ書きするような感覚でタスクを書き出し、状況に合わせてそのタスクを移動させていくだけで、誰にでもわかりやすいように進行状況が視覚化されるツールです。
 

シンプルな機能に特化したTrelloはタスク管理だけでなく、打ち合わせでのアイディア出しや企画書作成のための資料集めなどにも使えます。
 

自然と生産性も向上しそうです。
 

office365と連携させたいツールの上手な選び方とは?

すでに豊富な機能を備えているoffice365と、星の数ほどある外部ツール。
 

どのツールを連携させれば生産性を高められるのか、迷ってしまいますよね。
 

office365だけでは生産性の向上が感じられない場合は、まず「なぜ生産性が向上しないのか」という基本的なポイントを考え直してみましょう。
 

  • ・office365の機能を使いこなせていない
  • ・office365とは別のチャットツールを並行して使ってしまっている
  • ・現場の動きをちゃんと把握できていない

 

など、問題点がはっきりしてきたら、その問題点をひとつずつ改善していきましょう。
 

外部ツールと連携させる場合には、そのツールをoffice365と連携させて、実際の使い心地を試した上で本導入を検討するのがおすすめですよ。
 

まとめ

豊富な機能を備えたoffice365ですが、外部ツールと連携させることで、その使い心地が飛躍的に上がり、生産性も高められる可能性があります。
 

気になるツールやoffice365とは別に使っているツールがある場合は、思い切ってoffice365と連携させてみましょう。

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