グループウェアとは？情報共有に役立つ機能の紹介やおすすめ製品を比較

業務を効率よく進めるために、ITツールの1つ「グループウェア」を導入する企業が増えています。
 
一方でグループウェアについて整理できておらず、選び方が分からないことも多いでしょう。
 
そこで本記事では、グループウェアの概要や機能、グループウェア市場でシェアの高いおすすめのサービス7選をご紹介します。
 

グループウェアとは？代表的な6つの機能を紹介

グループウェアとは、「コラボレーティブ・ソフトウェア」とも呼ばれ、企業内のコラボレーションをすすめるために必要な機能を搭載したソフトウェアです。
 
グループウェアの導入は、社内コミュニケーションを円滑にし、業務プロセスの効率化に役立ちます。
 
1つに統合されたさまざまな機能をブラウザ上で切り替えて使えることから、他のアプリケーションを個別に立ち上げる必要がなくなるので便利です。
 
大前提として、グループウェアを使用するコンピューターはネットワークに接続されている必要があります。
 

グループウェアの代表的な機能

ここでは、グループウェアに搭載されている代表的な機能について見ていきましょう。
 

 
グループウェアには国内製品と海外製品があります。
 
日本の商習慣に則った申請・承認作業の電子化を検討しているなら、国内製品を選びましょう。
 　
スマホやタブレット対応のアプリで、外出先や出張先からでもワークフロー決済の操作ができるかチェックしてみてください。
 
たとえ承認者が外出中でも、決済待ちで業務が滞ることがなくなります。
 

グループウェアの導入目的

グループウェアを活用している企業は、どのような導入目的のもとに社内コンセンサスを形成したのでしょうか？
 
主に、次の3つが挙げられます。
 

• プロジェクトメンバーのスケジュールや作業の進捗状況を簡単に把握したい
• 情報共有や業務連絡のスピードを向上させると同時に「見える化」したい
• テレワークやハイブリッドワークに対応するために、社外でも業務を行えるようにしたい（クラウド型）

 
上記の導入目的を達成するには、社内のすべての部門において同じグループウェアを導入する必要があります。
 
部門ごとにすでに利用しているツールがあれば、連携しやすいグループウェアを検討すると良いでしょう。
 

グループウェアはクラウド型とオンプレミス型の2種類

グループウェアにはオンプレミス（パッケージ）型と自前のサーバを必要としないクラウド型の2種類があります。
 
オンプレス型とクラウド型の比較表をもとにメリット・デメリットをチェックしましょう。
 

	オンプレミス型グループウェア	クラウド型グループウェア
カスタマイズ性	◯	△
導入にかかる初期費用	▲	◎
導入までの期間	×	◎
運用の負荷・費用負担	▲	◎

 

クラウド型は、対応にスピードが求められたり働く場所を制限されたりしない業種やサービスに向いています。
 
実際に総務省が発表した「令和2年 情報通信白書」によると、次のような業種でクラウドサービスの利用状況が高いことが分かりました。
 

• 製造業
• 卸売・小売業
• 情報通信業

 

一方のオンプレミス型は、情報流出の可能性を懸念する業種に向いています。
 
たとえば顧客情報を管理する「金融・保険業」「不動産業」などのケースです。
 

おすすめのグループウェア6選

ここでは、グループウェア市場のシェアが高いクラウド型サービス6選をご紹介します。
 
各グループウェアの特徴、初期費用などの参考価格や最低利用人数が分かる一覧比較表を作成しましたので検討する際に参考にしてください（2022年7月現在）。
 
※以下全ての金額表記は税抜表記となっています。ご注意ください。
 

Microsoft 365


 

WordやExcel、PowerPointを業務で活用している企業では、Office 365を利用していることも多いでしょう。
 
中でもOffice 365の各種サービスと連携できるTeamsは、会議やチャット、通話、共同作業を可能にするコラボ用ワークスペースとして使われることが多いツールです。
 
家庭、一般法人、大企業や教育機関向けなど、さまざまなプランが用意されています。
 

プラン名/ ユーザー数	最低利用 人数	初期費用	月額料金	容量	無料 お試し
Microsoft 365 Business Basic	1人〜	0円	650円/ユーザー （年間サブスクリプション	1TB /ユーザー	1ヵ月

 

Google Workspace


 

シンプルなUIで使いやすさが魅力のGoogle Workspaceです。
 
フリーメールのGmailに慣れ親しんだユーザーが多いので、Google Workspaceを活用した業務は受け入れられやすいでしょう。
 
Googleドライブに保存されたMicrosoft Officeファイルは、Google形式に変換されずそのファイル形式を維持できることから、誰でもどのような環境からアクセスしても共同作業をしやすいのがポイントです。
 

プラン名/ ユーザー数	最低利用 人数	初期費用	月額料金	容量	無料 お試し
Business Starter	1人〜	0円	680円/ ユーザー	30GB /ユーザー	14日間

 

サイボウズGaroon


 

数千〜数万ユーザー規模での導入実績が豊富なのが、国産グループウェア「サイボウズGaroon」です。
 
大企業でも管理しやすい機能が搭載されているのが特徴です。
 
稟議の電子化に対応しており、スマホによる承認もできます。
 
分かりやすいUIを採用しているため、ITリテラシーがあまり高くない社員が多くても導入時の教育や運用工数を削減可能です。
 
すでに利用中のMicrosoft 365などのシステムとも連携できるので、複数の製品をつないで自社のニーズに最適なソリューションを構築できます。
 

プラン名/ ユーザー数	最低利用 人数	初期費用	月額料金	容量	無料 お試し
〜300ユーザー	10人	0円	845円/ ユーザー	5GB /ユーザー	30日間

 

サイボウズOffice


 

Garoonが大規模企業向けなのに対し、誰でも簡単に使えるグループウェアにこだわって、中小企業向けに開発されたのがサイボウズOfficeです。
 
スマホからも「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」などの申請・決済が簡単にできます。
 

プラン名/ ユーザー数	最低利用 人数	初期費用	月額料金	容量	無料 お試し
スタンダードコース	5〜300人	0円	500円/ ユーザー	5GB /ユーザー	30日間

 

desknet’s NEO


 

国産自社開発で、日本特有の習慣にあわせた設計がなされており使いやすいと評判なのがdesknet’s NEOです。
 
製造業から官公庁まで、また中小企業・大企業など業種や規模を問わず広く導入されています。
 
クラウド版なら1ユーザーあたり400円で導入できる低コストも魅力と言えるでしょう。
 
さらにアプリ作成ツール「AppSuite」を組み合わせれば、自社の業務をシステム化できます。
 

プラン名/ ユーザー数	最低利用 人数	初期費用	月額料金	容量	無料 お試し
基本プラン	5人〜	0円	400円/ ユーザー	1GB /ユーザー	30日間

 

Connect


 

個人事業主やスタートアップ企業など、少人数であれば継続して無料プランの利用が可能なのがZohoのConnectです。
 
Google、Zoho、Outlook、iCloudなど外部カレンダーと連携すれば、双方向で同期できるので効率的にスケジュール管理ができます。
 

プラン名/ ユーザー数	最低利用 人数	初期費用	月額料金	容量	無料 お試し
ENTERPRISE	25人〜	0円	144円/ ユーザー	2GB /ユーザー	25人までなら機能制限はあるものの「無料プラン」を利用可能

 

グループウェアと外部ツールの連携で日程調整や会議室予約が便利に

グループウェアと外部ツールを連携すると、日程調整や会議室予約を効率化できることをご存知でしょうか？
 

予約ルームズ

予約管理システム「予約ルームズ」を導入すると、会議室・集中席・テレブースの予約管理を効率化できるのがポイントです。
 
Google Workspace内のGoogleカレンダー、あるいはMicrosoft 365内のOutlook予定表の会議室情報と連携することで、空予約・無断延長・空きスペースが不明などの課題を解決できます。
 
予約ルームズについて詳しくみてみる
 

調整アポ

日程調整ツール「調整アポ」とクラウド版のグループウェアを連携すると、スケジュール調整と当日までのフォローアップを自動化し、日程調整の工程を大幅に削減できます。
 
Google Workspace内のGoogleカレンダー、Office 365内のOutlookカレンダー、あるいはサイボウズ Garoon（クラウド版）と連携可能です。
 
調整アポの予約ページURLを送り、相手が選ぶだけの簡単ステップで日程調整が完了します。
 
複数人の空き日時が自動でピックアップされるのがポイントです。
 
調整アポについて詳しくみてみる
 

まとめ

グループウェアを導入すると、情報の可視化や共有が可能になるので結果として業務効率化に役立ちます。
 
外部ツールと連携のしやすさは、グループウェアの選び方のポイントです。
 
会議室などの経営リソースの効率化や、日程調整の課題を解決できるツールと外部連携させれば、従業員の社内での動きが効率的に変わります。
 
ぜひ当記事を、グループウェア選びの際に参考にしてください。

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