クラウドPBXの失敗例とは?事例やポイントを元に電話業務を効率化!

クラウドPBXの導入には多くのメリットもありますが、多くの失敗例もあります。
 

そこで今回は、クラウドPBX導入の失敗事例を紹介します。
 

また、トラブルや危険、デメリットを解消するためのチェックポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
 

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとはインターネットを使った電話回線サービスです。
 

従来の電話回線とは違い、インターネットさえ繋がっていれば社外のどこからでも電話対応が可能です。
 

テレワークやフリーアドレスなどの普及により、クラウドPBXを導入する企業が増えています。
 

クラウドPBX導入のメリットとデメリット

新たにクラウドPBXを導入することで得られる、メリットとデメリットをご紹介します。
 

クラウドPBX導入で得られるメリットは3つ

  • スマホを内線電話化できる
  • リモートワーク・テレワークの電話対応にも活躍
  • ビジネスツールも利用可能
  •  

    スマホを内線電話化できる

    どこにいても会社の電話番号で受発信できます。会社の内線電話はオフィスごとなど、拠点に固定電話を設置しなければ利用できません。
     

    しかし、クラウドPBXならスマートフォンやパソコンなどを内線電話化できるので、外出中でも会社にかかってきた電話に出ることも、会社の電話番号で電話をかけることも可能です。

    リモートワーク・テレワークの電話対応にも活躍

    会社にかかってきた電話の折り返しは必要なくなります。
     

    リモートワークの場合、自分宛に会社にかかってきた電話は他の人が取り次ぎ、折り返し電話をかけるといった手間があります。
     

    しかし、クラウドPBXなら手持ちのスマートフォン端末で、会社にかかってきた電話に直接出られるので手間も時間も省けます。

    ビジネスツールも利用可能

    クラウドPBXは電話機能だけではなく、仕事で使える便利な機能があります。
     

    例えば、複数人で話せる機能で、別々の場所にいても打ち合わせや会議ができたり、FAXを送信できる機能があったりと、メーカーによって様々なビジネスツールとの連携や機能が利用可能です。
     

    このように、クラウドPBXを導入することで、仕事効率が上がる点が大きなメリットとなります。
     

    クラウドPBXにある3つのデメリット

  • 電話番号の引き継ぎ不可の場合がある
  • 通話を聞き取りにくいメーカーもある
  • 利用料金がかかる
  •  

    電話番号の引き継ぎ不可の場合がある

    メーカーによっては市外局番が利用できない場合があります。
     

    また、新たに電話番号を取得する場合は「050」から始まる電話番号に限定される場合があります。
     

    オフィスの電話番号を引き継げなければ不都合がある会社は多いでしょう。
     

    また、「050」から始まる電話番号になんとなく抵抗がある人もいるため、クラウドPBX導入の際にはメーカー選びに注意しましょう。

    通話を聞き取りにくいメーカーもある

    通話品質が悪いメーカーもあります。
     

    例えば、ノイズが入ったり、音声が途切れたりと、会話の妨げになり聞き取りにくいメーカーもあるのです。
     

    メーカーによっては、導入前の無料トライアルを実施しているところがありますので、ぜひ利用して安心できるメーカー選びをしましょう。

    利用料金がかかる

    多くのメーカーで初期工事費や月額料金がかかります。
     

    とはいえ、クラウドPBXは初期費用も利用料も安価であることが魅力でもあります。
     

    中には、初期費用を安く設定していることから、月額利用料を高く設定しているメーカーもあるため、いくつかのメーカーで料金を比べてみることも大切でしょう。
     

    このように、クラウドPBXにもデメリットは存在しますが、どれもメーカー選びに注意することで回避できるもので、クラウドPBX導入に否定的になる必要はありません。
     

    クラウドPBX導入の失敗パターンとは?

    • 利用したい機能が付いていなかった
    • 多機能で活用しきれなかった
    • 音質が悪く聞き取りにくい
    • セキュリティ面で問題が起きた
    • 料金が割高になってしまった
    • サポート体制が十分でなかった

     

    クラウドPBX導入の際に注意するべき6つの失敗パターンについて解説します。
     

    利用したい機能が付いていなかった

    「導入期限まであまり時間がない中で、要件を満たしていると回答したクラウドPBXを即座に導入したが、実際には”必要な機能がないので業務が回らない”ことが判明。問い合わせると、その機能は別のパッケージとして提供しているため、契約を最初からやり直す必要があるとのことだった。」

    クラウドPBXは電話以外にも便利な機能がありますが、機能内容はメーカーによって様々です。
     

    導入してから「失敗した……」とならないよう、サービス比較時の確認はもちろん、きちんと要件を整理した上でサービス提供者へ確認しましょう。
     

    多機能で活用しきれなかった

    「豊富な機能で電話にまつわるあらゆる業務が効率化できる、ということで導入したが、実際は基本的な使用方法がメインで機能を使いこなせていない。結果として以前よりコストが上がってしまい、契約期間終了後に解約してしまった。」

    機能が多すぎることで複雑に感じ、抵抗感を持ってしまう人もいます。
     

    特に、高年齢層の社員は機械に慣れていないことも多く、クラウドPBXを使いこなせない場合もあります。
     

    会社にとってどの機能が必要なのか、アプリ画面は見やすいのかなども考慮してメーカーを選ぶことも大切でしょう。
     

    音質が悪く聞き取りにくい

    「数社を比較した上で運用コストが安いクラウドPBXを導入したが、その後回線の安定性や音声品質に関するトラブルが社内で多発している。自社の事業は電話応対が重要なので、ミスマッチなサービスを選んでしまった。」

    利用する環境やメーカーによっては会話の妨げになるような低音質のクラウドPBXもあります。
     

    音質が悪くては、お互いにストレスとなるだけではなく、会社の損失に繋がる場合もあります。
     

    セキュリティ面で問題が起きた

    「従業員のスマートフォンを業務利用するクラウドPBXを導入したが、利用ルールやセキュリティ対策が不十分だったためか、データ流出を始めとするセキュリティ事故が発生してしまった。」

    社員がプライベートで利用しているスマートフォンに、ビジネスフォンを導入する場合は個人がセキュリティに配慮する必要があります。
     

    サイバー攻撃などで会社の重要な情報が流出してしまう危険もあるでしょう。
     

    料金が割高になってしまった

    「大幅なコスト削減ができるという説明を受けてクラウドPBXを導入。当初は想定通りコスト削減に繋がったが、人員増加で回線やオプションを追加したことで、コストが高騰してしまった。導入時の利用料金だけでなく、その後の拡大も見据えた料金見積もりを行うべきであった」

    クラウドPBXは低コストであることが魅力ではありますが、メーカーによって料金プランは様々で、会社に合った料金プランを選ぶ必要があります。
     

    サポート体制が十分でなかった

    「導入後に疑問や相談があり問い合わせするも、なかなか返事が返ってこず数日後に連絡がくる始末。どうやらサポート体制に不満が多いベンダーだったようで、なかなか導入後の運用が上手くいかない。」

    トラブルが発生した場合に、すぐに対応してくれないなどのトラブルが発生する危険性があります。
     

    ポイントをチェックしてクラウドPBX導入の失敗を防ぐ

    ペン
     

    • サービスは複数チェック
    • トライアルで音質チェック
    • 事前説明の時間を設ける
    • 料金プランはしっかりと検討する
    • 販売会社は信頼できるか確認する
    • 事前質問や口コミなどをチェック

     

    クラウドPBXを導入する際にチェックしておきたい9つのポイントについて解説します。
     
     

    サービスは複数チェック

    どんな機能が付いているのか、アプリが使いやすいかどうかなど、サービスの内容はメーカーによって様々なため、複数のメーカーを確認し比較するのがよいでしょう。
     

    トライアルで音質をチェック

    メーカーによっては無料トライアルを実施しているところがあります。そういったサービスを利用して、音質の確認をすることをおすすめします。
     

    事前説明の時間を設ける

    情報流出などのトラブルを防ぐためにも、クラウドPBX導入の際には社員にセキュリティ対策について指導する時間を設けましょう。
     

    また、多機能で使いこなせないといった問題を解消するためにも、必要に応じてサービス内容や操作方法などを学ぶ時間を設けることも検討してみてください。
     

    セキュリティの強化

    社員1人ひとりがセキュリティ対策をすることも大切ですが、サービスそのもののセキュリティはもっと重要です。
     

    クラウドPBXのセキュリティ面に関しても、確認しておく必要があります。
     

    料金プランはしっかりと検討する

    料金プランの選択に失敗するとコストが高くなる場合がありますので、費用対効果を検討してクラウドPBXを導入しましょう。
     

    最近では初期費用が無料のクラウドPBXサービスもあります。一方で、不必要にオプションをつけて、月額料金が高くなってしまうこともあるでしょう。
     

    必要な機能を洗い出し、自社の予算と照らし合わせることが大切です。
     

    販売会社は信頼できるか確認する

    電話に問題が発生すると業務の妨げになります。
     

    トラブル発生時にはすぐに対応してくれるような評判のよいメーカー、事前質問でしっかりと対応してくれるメーカーを選びましょう。
     

    クラウドPBX導入に成功した企業事例

    これらのチェックポイントを行い、クラウドPBX導入に成功した企業を紹介します。
     

    株式会社ジェイオーシーネットワーク

    クラウドPBX_導入事例_ジェイオーシーネットワーク
    出典:トビラフォン Cloudの導入事例 | クラウドPBX・ビジネスフォン・迷惑電話対策のトビラシステムズ
     

    ウェブやモバイルコンテンツ制作をはじめ、幅広くシステム開発事業を行うジェイオーシーネットワーク社では、海外現地法人を設置しており、海外とのやり取りが多いため、通話の安定性を重視していました。
     

    IP電話の中でも導入コストが手頃な「トビラフォン Cloud」をトライアルして、便利さを実感し、クラウドPBXを導入しています。
     

    鎌倉投信株式会社

    クラウドPBX_導入事例_鎌倉投信株式会社
     

    投資運用業、第二種金融商品取引業として金融商品を取り扱う鎌倉投信株式会社は、その事業内容から様々な面において高いセキュリティが求められます。
     

    BCP(事業継続計画)対策として複数オフィスを設置するにあたり、電話システムのトラブル改善からクラウドPBXの導入を検討。
     

    複数のクラウドPBXを検討しながら、「トラムシステム」を導入して、複数拠点での連絡網体制を構築しています。
     

    クラウドPBXと受付システムはセットがおすすめ!

    業務効率化を図るならクラウドPBXと受付システムの「RECEPTIONIST」の同時導入がおすすめです。
     

    「RECEPTIONIST」は自動受付システムで、来客対応の業務が必要なくなります。
     

    来客があれば担当者に電話やチャット、メールなどでお知らせしてくれるので、スマートフォンをビジネスフォンとして利用するクラウドPBXとの相性は抜群です。
     

    まとめ

    クラウドPBXを導入することで、メリットはたくさんありますが、失敗パターンもあります。
     

    しかし、失敗例を知ることでトラブルや危険を回避できるため、クラウドPBX導入の前にぜひ本記事のチェック項目を確認してください。
     

    クラウドPBXや受付システムなど、便利なツールを業務に導入して労働力不足を解消し、働きやすい職場を目指しましょう。

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