失敗しないクラウドPBXの導入とは?事例やポイントを元に電話業務を効率化!

クラウドPBXの導入には多くのメリットもありますが、多くの失敗例もあります。
 

そこで今回は、クラウドPBX導入の失敗事例を紹介します。
 

また、トラブルや危険、デメリットを解消するためのチェックポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
 



クラウドPBX導入のメリットとデメリット

新たにクラウドPBXを導入することで得られる、メリットとデメリットをご紹介します。
 

クラウドPBX導入で得られるメリットは3つ

スマホを内線電話化できる

どこにいても会社の電話番号で受発信できます。会社の内線電話はオフィスごとなど、拠点に固定電話を設置しなければ利用できません。
 

しかし、クラウドPBXならスマートフォンやパソコンなどを内線電話化できるので、外出中でも会社にかかってきた電話に出ることも、会社の電話番号で電話をかけることも可能です。
 

リモートワーク・テレワークの電話対応にも活躍

会社にかかってきた電話の折り返しは必要なくなります。
 

リモートワークの場合、自分宛に会社にかかってきた電話は他の人が取り次ぎ、折り返し電話をかけるといった手間があります。
 

しかし、クラウドPBXなら手持ちのスマートフォン端末で、会社にかかってきた電話に直接出られるので手間も時間も省けます。
 

ビジネスツールも利用可能

クラウドPBXは電話機能だけではなく、仕事で使える便利な機能があります。
 

例えば、複数人で話せる機能で、別々の場所にいても打ち合わせや会議ができたり、FAXを送信できる機能があったりと、メーカーによって様々なビジネスツールとの連携や機能が利用可能です。
 

このように、クラウドPBXを導入することで、仕事効率が上がる点が大きなメリットとなります。
 

クラウドPBXにある3つのデメリット

電話番号の引き継ぎ不可の場合がある

メーカーによっては市外局番が利用できない場合があります。
 

また、新たに電話番号を取得する場合は「050」から始まる電話番号に限定される場合があります。
 

オフィスの電話番号を引き継げなければ不都合がある会社は多いでしょう。
 

また、「050」から始まる電話番号になんとなく抵抗がある人もいるため、クラウドPBX導入の際にはメーカー選びに注意しましょう。
 

通話を聞き取りにくいメーカーもある

通話品質が悪いメーカーもあります。
 

例えば、ノイズが入ったり、音声が途切れたりと、会話の妨げになり聞き取りにくいメーカーもあるのです。
 

メーカーによっては、導入前の無料トライアルを実施しているところがありますので、ぜひ利用して安心できるメーカー選びをしましょう。
 

料金がかかる

多くのメーカーで初期工事費や月額料金がかかります。
 

とはいえ、クラウドPBXは初期費用も利用料も安価であることが魅力でもあります。
 

中には、初期費用を安く設定していることから、月額利用料を高く設定しているメーカーもあるため、いくつかのメーカーで料金を比べてみることも大切でしょう。
 

このように、クラウドPBXにもデメリットは存在しますが、どれもメーカー選びに注意することで回避できるもので、クラウドPBX導入に否定的になる必要はありません。
 

クラウドPBX導入の失敗パターンとは?

  • 電話番号が継続できなかった
  • 利用したい機能が付いていなかった
  • 多機能で活用しきれなかった
  • 音質が悪く聞き取りにくい
  • セキュリティ面で問題が起きた
  • 料金が割高になってしまった</li
  • サポート体制が十分でなかった
  • 社内電話の解約に違約金が発生した

 

クラウドPBX導入の際に注意するべき8つの失敗パターンについて解説します。
 

電話番号が継続できなかった

クラウドPBXを導入してから、電話番号が継続できないことに気付き「失敗したな……」となるケースがあります。
 

市外局番の継続ができないメーカーもあり、電話番号が変わることで仕事上大きな損失となる場合もあります。
 

利用したい機能が付いていなかった

クラウドPBXは電話以外にも便利な機能がありますが、機能内容はメーカーによって様々です。
 

導入してから「失敗した……」とならないよう、メーカー選びの際に利用したい機能が付いているか確認しましょう。
 

多機能で活用しきれなかった

機能が多すぎることで複雑に感じ、抵抗感を持ってしまう人もいます。
 

特に、高年齢層の社員は機械に慣れていないことも多く、クラウドPBXを使いこなせない場合もあります。
 

会社にとってどの機能が必要なのか、アプリ画面は見やすいのかなども考慮してメーカーを選ぶことも大切でしょう。
 

音質が悪く聞き取りにくい

利用する環境やメーカーによっては会話の妨げになるような低音質のクラウドPBXもあります。
 

音質が悪くては、お互いにストレスとなるだけではなく、会社の損失に繋がる場合もあります。
 

セキュリティ面で問題が起きた

社員がプライベートで利用しているスマートフォンに、ビジネスフォンを導入する場合は個人がセキュリティに配慮する必要があります。
 

サイバー攻撃などで会社の重要な情報が流出してしまう危険もあるでしょう。
 

料金が割高になってしまった

クラウドPBXは低コストであることが魅力ではありますが、メーカーによって料金プランは様々で、会社に合った料金プランを選ぶ必要があります。
 

サポート体制が十分でなかった

トラブルが発生した場合に、すぐに対応してくれないなどのトラブルが発生する危険性があります。
 

社内電話の解約に違約金が発生した

現在、利用しているビジネスフォンから新たにクラウドPBXに移行する場合、ビジネスフォンの違約金が発生する場合があります。
 

ポイントをチェックして失敗を防ぐ

ペン
 

  • 電話番号は継続可能か確認する
  • サービスは複数チェック
  • トライアルで音質チェック
  • 事前説明の時間を設ける
  • 料金プランはしっかりと検討する
  • 販売会社は信頼できるか確認する
  • 事前質問や口コミなどをチェック
  • 社内電話の契約内容を確認しておく

 

クラウドPBXを導入する際にチェックしておきたい9つのポイントについて解説します。
 
 

電話番号は継続可能が確認する

クラウドPBXのメーカー選びの際に、市外局番の継続はできるかを確認しましょう。
 

サービスは複数チェック

どんな機能が付いているのか、アプリが使いやすいかどうかなど、サービスの内容はメーカーによって様々なため、複数のメーカーを確認し比較するのがよいでしょう。
 

トライアルで音質をチェック

メーカーによっては無料トライアルを実施しているところがあります。そういったサービスを利用して、音質の確認をすることをおすすめします。
 

事前説明の時間を設ける

情報流出などのトラブルを防ぐためにも、クラウドPBX導入の際には社員にセキュリティ対策について指導する時間を設けましょう。
 

また、多機能で使いこなせないといった問題を解消するためにも、必要に応じてサービス内容や操作方法などを学ぶ時間を設けることも検討してみてください。
 

セキュリティの強化

社員1人ひとりがセキュリティ対策をすることも大切ですが、サービスそのもののセキュリティはもっと重要です。
 

クラウドPBXのセキュリティ面に関しても、確認しておく必要があります。
 

料金プランはしっかりと検討する

料金プランの選択に失敗するとコストが高くなる場合がありますので、費用対効果を検討してクラウドPBXを導入しましょう。
 

販売会社は信頼できるか確認する

電話に問題が発生すると業務の妨げになります。
 

トラブル発生時にはすぐに対応してくれるような評判のよいメーカー、事前質問でしっかりと対応してくれるメーカーを選びましょう。
 

社内電話の契約内容を確認しておく

これまで利用していたビジネスフォンの解約で、違約金の発生に気付かずクラウドPBXに移行してしまい、大きな負担となる場合があるため事前に確認が必要です。
 

クラウドPBXと受付システムはセットがおすすめ!

業務効率化を図るならクラウドPBXと受付システムの「RECEPTIONIST」の同時導入がおすすめです。
 

「RECEPTIONIST」は自動受付システムで、来客対応の業務が必要なくなります。
 

来客があれば担当者に電話やチャット、メールなどでお知らせしてくれるので、スマートフォンをビジネスフォンとして利用するクラウドPBXとの相性は抜群です。
 

まとめ

クラウドPBXを導入することで、メリットはたくさんありますが、失敗パターンもあります。
 

しかし、失敗例を知ることでトラブルや危険を回避できるため、クラウドPBX導入の前にぜひ本記事のチェック項目を確認してください。
 

クラウドPBXや受付システムなど、便利なツールを業務に導入して労働力不足を解消し、働きやすい職場を目指しましょう。

取引先とのWEB会議、まだ手動でやってますか?

これからは日程調整を自動化し、コピペ1回たった10秒で完了です!
 
WEB会議のURL発行が面倒くさい
日程調整の手間をなくしたい
・空いてる日程を選んでテキストにするのが面倒
・日程と会議室の仮押さえと削除が面倒
・日程調整よりも資料作成の時間がほしい
ダブルブッキングを回避したい
 
日程調整ツール「調整アポ」は上記のような課題をサクっと解決するツール。
自分のカレンダーと連携して、空いている日時を簡単に相手に伝えられます。
WEB会議ツールとの連携で面倒なWEB会議のURL発行も自動で送れます!
 
詳しくは、以下からご確認ください。

無料資料で詳細を見る

調整アポ資料請求

RANKING
人気記事ランキング

NEW
新着記事