バックオフィスがテレワークする為に企業が入れるべきツール5選

テレワークできるオフィスが、新しいライフスタイルのトレンドになりつつある昨今。
 

時代の流れとして、バックオフィス系の職種でもテレワークができることが求められており、企業側の早急な対応が急務となっています。
 

この記事ではテレワーク化のメリットと、テレワークに役立つツールを紹介します。
 



テレワーク化で働きやすい職場環境を

テレワーク化によって、新しいライフスタイルが実践できる勤務形態のある企業がとても人気です。
 

仕事はオフィスにみんなで集まって行うもの、という旧来の定義は時代遅れ。
 

テレワークでの勤務ができないオフィスでは、有能な人材を確保するのが難しくなってくるでしょう。
 

自宅できちんと子育てしたいと思っている人や地方に在住しながら勤務したいという人は多く、その場合テレワークで働けるというのは大きなポイントになります。
 

またそのような人材が持っているスキルを発掘できるというのも利点です。
 

さらにテレワーク化によって、すべてのスタッフのためのオフィスのスペースを取る必要性がなくなります。
 

たくさんのスタッフを抱えていても、テレワーク化が進んでいるのであれば、すべてのスタッフにデスクなどを用意する必要がなくなり、大きなコストカットが望めます。
 

フリーアドレス制のオフィスレイアウトなど、時代に合ったオフィスの在り方にシフトさせることも可能。
 

また、テレワーク化によって会議もビデオ会議で進行させられるようになりますから、オフィスの会議室の必要性も薄くなります。
 

さらに、テレワークの実施によってさまざまな業務がペーパーレスになり、書類を保管するスペースが必要なくなり、ドキュメント管理をする業務もシンプルに。
 

その代わりに、リモートでもみんなと共有しながら使えるツールを導入することで、業務効率化の向上も望めます。
 

ドキュメントで情報をやり取りするよりも、格段に情報の伝達や共有のスピードが向上するのも魅力です。
 

あわせて重要なポイントとして、テレワークによって、緊急事態にも強い企業の体制を構築することができることがあげられます。
 

大規模な災害など、スタッフがオフィスに集まることが困難になってしまうことはあり得ることで、企業としての対策は必須です。
 

テレワークの体制を整えている場合、それぞれのスタッフが置かれている状況のなかでも、自宅でも業務を再開できるので、業務停滞のダメージを最小限に抑えられます。
 

バックオフィスもテレワークできる?

製造や営業などを後方支援する企業の基幹のひとつ、バックオフィス職もテレワークが可能です。
 

問題となりえるのは経理などの資料を、オフィスにいないバックオフィス職がどのように管理するか。
 

それと、バックオフィスの支援を必要とするスタッフとのコミュニケーションです。
 

それぞれに、最適のソリューションがあります。
 

書類の管理はクラウド化

バックオフィスのスタッフがリモートにいる環境でも、いつでも最新の情報にアクセスできるようにするには、書類の管理をクラウド化することが最善です。
 

さまざまなITツールにより、企業の重要書類をクラウドで管理する体制が十分に整ってきました。
 

経費管理や退勤管理などの情報も、クラウドで直接経理のシステムと連携させることができます。
 

テレワーク化のボトルネックと思われがちな書類管理の業務ですが、より効率化を図れる体制へのアップデートの足がかりになるのです。
 

コミュニケーションはリモート会議やビジネスチャットでOK

バックオフィスのスタッフに支援を求める営業部門や製造部門のスタッフとの連携は、リモート会議システムや、ビジネスチャットアプリの活用でカバーできます。
 

さらにこれらのツールによって、遠隔のデメリットを埋め合わせるだけでなく、より連絡業務を効率的にシフトさせることも可能です。
 

会議を会議室からリモート会議システムに移行させることで、まず物理的に会議室の必要がなくなります。
 

リモート会議システムは、カレンダーと連携させられるようになっているものが多く、関係するスタッフのアサインもよりシンプルに。
 

会議の録画やホワイトボード機能、アノテーション機能などの活用により、議事の記録もより簡単かつ明解になっていくでしょう。
 

それぞれのスタッフが自分のタスクに集中しやすくなる環境を形成できます。
 

また、ビジネスチャットアプリを活用したコミュニケーション方法をより高度に確立することで、それぞれのスタッフ間での業務の受け渡しをタスクとして可視化できます。
 

過去のやりとりをふり返ることで、同じことを何度もたずねてタイムロスになるという現象も避けられます。
 

バックオフィス業務のテレワーク化を検討することにより、企業全体としての業務効率化をよりハイレベルに設計できるようになり、さらなる競争力の強化を目指せるのです。
 

テレワークするバックオフィスが使うツール

では、テレワーク化を目指すオフィスにおすすめの、さまざまなジャンルのITツールを実際に紹介していきましょう。
 

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」


 

オフィスの受付業務をより効率化してくれるシステムです。
 

来訪者が多いオフィスだと、受付専門に対応するスタッフが必要になることでしょう。
 

あるいは自分の業務を持ちながら、受付の担当も務めているというシチュエーションもあります。
 

「RECEPTIONIST」をオフィスの受付に導入すると、来訪者が直接担当者とやりとりでき、受付担当者なしでもスムーズに対応可能
 

この効率化のメリットにより、受付業務に対応していたスタッフを自分の本来の業務に専念させたり、ほかの部署に配置転換したりできます。受付での来客対応の業務さえなければ、出勤せずにテレワークで働けるのにというケースにバッチリとはまって、より効率的な人員配置を目指せます。
 

有能なスタッフの持つスキルを、より戦略的な分野で活用できるようになるのです。
 


 

また「RECEPTIONIST」では、来訪者の履歴をクラウドで管理しています。
 

バックオフィス業務のスタッフがリモートにいたとしても、どんな方がオフィスに訪ねてこられたのかを、的確に把握可能です。
 

この機能によって、これまで来訪者についてバックオフィス業務担当者にたずねていた営業スタッフなども、直接自分で来訪者のリストから確認できるようになります。
 

コミュニケーションがより直接的になり、バックオフィススタッフの負担をより軽くすることも可能と、さまざまなメリットがあるツールといえるでしょう。
 

ビジネスチャット「チャットワーク」


 

業務上のコミュニケーションが安全に行えるチャットアプリです。
 

マルチプラットフォームなアプリですから、リモートで勤務しているときも、オフィスに出勤しているときも、いつでも使えます
 

プライベートで使うアプリとは別に仕事のことだけを扱うので、BYODの体制でも、機密情報を漏らしてしまうというミスを避けられます。
 

また「チャットワーク」では、個人間やグループでのチャットのなかで、タスクを管理できるのが便利なポイント。
 

バックオフィススタッフとして、ほかのスタッフから依頼されていた仕事を期限内に確実に完了させる際、タスクとして依頼されていることで、よりうっかりミスを防げます。
 

グループ内でも、タスクをみんなに割り振って進捗を可視化することが可能。
 

マネージャーにとっても割り当てられるスタッフにとっても、進捗が一目瞭然で、だれのヘルプが必要なのかがわかります。
 

クラウド勤怠管理システム「クラウド勤怠」


 

スタッフの勤怠のステータスをリアルタイムで確認できるツールです。
 

通常の勤務形態だけでなく、シフト制で勤務するスタッフの勤怠状況とシフトの管理も可能。
 

シフト管理を担当するバックオフィススタッフの負担を軽減、それぞれのスタッフが自分で管理できるようになります。
 


 

打刻の方法についてもフレキシブルに対応できます。
 

それぞれのパソコンやスマートフォンから打刻ができ、GPSで打刻をした位置も記録されるので、不正な勤怠情報を防げるのもポイントです。
 


 

勤怠に関するさまざまなワークフローをこのシステムのなかだけで完結させられるのもポイントのひとつ。
 

休暇の申請や遅刻や早退に伴う手続きもシンプルに。
 

給与計算のシステムへの情報共有もかんたんに行えて、バックオフィスの作業が軽減されます。
 

請求管理システム「請求管理ロボ」


 

請求管理を自動化してくれるシステムです。
 

かんたんな登録情報に基づいて自動で請求書を作成してくれます。
 

自動で請求書を送付することもできますし、プレビューを確認してから送るようにすることも可能です。
 


 

請求後の入金のステータスもこのシステムのなかで確認できます。
 

決済代行の会社が開発したサービスなので、セキュリティー面でも安心。
 

顧客の情報などを登録する必要がある、請求管理という業務でもまかせられます。
 

また、さまざまな人気会計ソフトとの連携も可能で、バックオフィススタッフの業務を効率化できるのも大きなポイントのひとつ。
 

さらに、請求書が電子化されるためペーパーレスとなり書類の保管スペースも省略できますし、印刷の費用も省けるようになりコストをスリムにできます。
 

電子契約サービス「クラウドサイン」


 

企業間の契約書のやりとりをクラウドで行えるようになるサービスです。
 

フロントスタッフがクライアントとの打ち合わせで合意してきた内容を、バックオフィススタッフが契約書としてまとめ、送付して、押印してもらう。
 

この一連のステップをより簡潔にし、スピードアップできます。
 

取り引き先の企業が「クラウドサイン」のアカウントを持っていなくても利用できる点もメリットのひとつです。
 


 

セキュリティーも万全で、暗号化通信によって第三者による傍受を防ぎ、なりすましもできないようになっています。
 

クラウドにアップロードされた電子契約書の情報もすべて暗号化されて管理する形となっており、データ漏洩のリスクもありません。
 

また、電子データは印紙税の課税対象外ですから、経費の節減の面でもメリットが大きいでしょう。
 

まとめ

オフィスにいなければならないと思っていたバックオフィス職も、テレワーク化できるということがわかりました。
 

さらにバックオフィス業務をテレワーク化することによって、業務効率の向上とコストの削減のメリットが受けられます。
 

ぜひ、この記事で紹介しているITツールの導入も検討して、新しいライフスタイルに適応した先進企業へのステップを進んでいきましょう。

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