日程調整でおすすめは何?今ビジネスで使うべき日程調整ツールについて

打ち合わせをする時の日程調整は一番面倒くさいといっても過言ではありません。
 

『下記の日程でご都合のつく日はございますか?
 

・火曜日14時~17時の間
・水曜日午前中のみ
・木曜日14時以降』

 

などのメールのやりとりは毎回のように行いますが、正直に言ってとても面倒です。
 

幹事ともなると、いちいち個別に確認を取ったり、参加者が増えれば増えるほど相当な時間と労力が必要になります。
 

そんな面倒くさくて大変な日程の調整ですが、企業のアポイントメントに特化した『調整アポ』を使えば、ビジネスの場での会議の日程調整かを自動化することができます!また、受付システムの中にある機能ですので、来客受付も従来の1/3で済みます!
 

とても便利な日程調整ツールなのでぜひ、活用してください!
 


日程調整が面倒な4つの理由

 

 

日程調整をするには空いている日程を複数あげなければならない

まずは、なぜ日程調整がこれほど面倒なのかを考えていきます。
 

会議をするためにはまず、複数の担当者の日程を合わせ、さらに先方の予定とも合わせないといけないのですから、

それぞれが自分の都合の良い日程2、3挙げなければなりません。
 

究極を言うと、今の作業を一旦やめて手帳を開くことですら面倒くさいですよね。 
 

さらに、みんなからの日程を擦り合わせて何度も調整するのは本当に骨が折れる作業です。
 

日程が決まるまで暫定の日程を空けとかなければならない

日程調整のために候補にあげた2、3の日程は、予定が決まるまで他の予定を入れることができません。
日程を提示したのに、スピーディーに対応してくれず、別の予定を入れられない!という経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか?

 

日程調整ツールを使うにも手帳をいちいち確認しないといけない

LINEの日程調整であったり、Web上の日程調整ツールを使う場合であっても、
自分の都合の良い日程を確認し、時には、時間まで入力する必要があります。
 

今の作業を一旦やめ、手帳を見て確認する面倒さ加減は解消されません。
 

あとでいいか と思っていたら、うっかり忘れてしまっていた…ということもよくやってしまうミスです。
 

日程の確認連絡をしなければならない

日程調整では、締め切り日を決め、それまでに日程調整に回答してもらう必要があります。
回答してくれないメンバーには個別にメッセージを送ったりと、調整役になると面倒な確認作業が増えてしまいます。
 

日程調整が楽になるメリット

日程調整に対するストレスが減る

日程調整は今まで見てきた通り、かなりストレスがたまる作業です。
 

しかし、「自分のスケジュールをあらゆるデバイスで管理できるカレンダーアプリを使う」「自分の空いている日程を提示してから確認してもらう」など、日程調整を効率化させるルールを自分の中で決めて楽に調整できれば、それほどストレスなく日程調整ができるようになります。

 

ビジネスチャンスが増える

日程調整をするのは面倒くさいから会わなくていいや…と直接会うことをやめてしまうと、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。
 

実際に会うことで、相手の印象を知ることができたり、良い関係を築けることもあります。
日程調整が楽になれば、このようなチャンスを手に入れやすくなります。
 

新たな出会いが増える

日程調整の大変さがわかれば、せっかく調整してもらった日程だから参加しようという気持ちになるものです。
 

積極的に予定に参加するようになれば、すてきな出会いに巡り会うかもしれません。
 

日程調整ツールで【調整アポ】が選ばれる理由

企業のアポイントメントに特化している

日程調整が面倒くさい理由や、日程調整が得意になったときのメリットを見てきましたが、
「調整アポ」を使えば、今までの面倒くささは半減、日程調整も少し得意になれます。
 

「調整アポ」は企業のアポイントメントに特化しているので、ビジネスシーンに便利な機能がたくさんあります。
 

例えば、会社で共有のカレンダーを使っているのなら複数の担当者のカレンダーを同時に表示しながら日程を決められる。
会議室の仮予約ができる。
 

これは、ほかの日程調整ツールにはなかなか見られない機能です。
 


↑Googleカレンダーと調整アポを連携することで担当者全員の予定を同時に表示でき、個別に確認をとる手間が省けます。

 


↑日程を決めるときに空いている会議室を仮予約することができます。
 
 

受付も簡単に済ませられる

「調整アポ」はクラウド型受付システムRECEPTIONISTと連携しています。そのため、日程調整完了メールとともに、受付コードを発行することができます。
 

受付コードをもらった担当者は、受付時に氏名や会社情報を入力する必要がなく、スピーディーに受付することができます。
 


↑日程調整完了メール
 


↑の手順で受付が完了です
 
 

日程調整から受付まで24STEPが4STEPになる

 

 

 

上で述べた以外にも、自動で日程調整の依頼メールを送ることができたり、日程を変更した時にも自動で相手方にメールが送信されたりと、コミュニケーションコストを削減することができます。
 

また、暫定の日程も日程調整が完了すると自動で確定・削除されるので、カレンダーの予定の消し忘れも起きません。

 

Receptionistを導入していない方はコチラ↓

 

調整アポの導入方法を知りたい方はコチラ↓

 
 

【調整アポ】を使ってみる

1.調整アポとGoogleカレンダーを連携させる

今回は、調整アポとGoogleカレンダーを連携させてみます。
 

まずは、 RECEPTIONISTの管理画面にログイン。
 


 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「Googleカレンダー連携」ボタンをクリックします。
 


 

「許可」を押しましょう。
 


 

このマークが表示されたら完了です。
とっても簡単に連携できました。
 
 

2.「調整アポ」を使ってみる

実際に「調整アポ」を使って、日程調整を行ってみます。

 

①新規アポイントメント→「日程調整をして受付コードを発行する」
②担当者を選択する→検索(担当者の追加ができます)
③空いている日程をスライドさせて選択
④会議室を選ぶ
⑤内容を確認→お客様のメールアドレスを入力→「送信」
 


↑この時点で送信した予定は仮予約になっています
 
 

3.日程調整メールを受け取った側の操作

 

①「日時候補から日時選択をする」→都合の良い日程を選ぶ
②名前と会社名を入力→「確定」
 

これで完了です。



日程調整完了メールが送信されると、今まで仮予約になっていた予定が消え、確定した予定のみが残ります。
 

調整アポを使い始めたい方はコチラ↓

 

調整アポの使い方でわからない部分がある方はコチラ↓

 
 

まとめ

今まで、日程調整の面倒くささから日程調整の便利な方法までさまざま見てきました。
 

本当に日程調整は手間が多いですよね…

「調整アポ」を有効に使って、日程調整の面倒くささを解消してしまいましょう!

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