固定電話恐怖症ってなに?若者の間で広がる電話嫌いへの対処法

先日、固定電話が怖い、苦手だという若者が増えているといったニュースが話題になりました。

固定電話が怖い、苦手だという人が増えている。
ある調査によると、会社の固定電話にかかってくる電話が「イヤ、ストレスだ」と感じる人が62.42%もいて、とくに東京の20歳から34歳の若い世代は71%だった。
引用元:https://www.j-cast.com/tv/2020/01/22377724.html

最近では、
 
・固定電話の音を聞くだけでも苦痛
・電話に出るのが嫌で転職した
 
といった方もいるようです。
 


固定電話恐怖症とは?

 
固定電話恐怖症というのは、
電話に出る、もしくは出ようとすると、
心身症状を伴う苦痛を感じることです。
 
電話を引き金に、下記のような症状が伴います。
 
・心臓がドキドキする
・電話の音が鳴っただけでビクッとする
・体が震えてしまう
 

なぜ若者は電話嫌いになったのか?

 
若者の電話嫌いの背景には、
家庭から固定電話が無くなったことが関係しています。
 
個人が携帯電話を所有するようになり
家庭から固定電話が減ったことによって
他人宛の電話に出る経験をせず社会人になる若者が増えています。
 
また、オレオレ詐欺や個人情報の聞き出しなど
電話による犯罪が増加したこともあり
両親から「家族以外の電話に出てはいけない」と言われて育った人も多いようです。
 
また、スマホが普及し、普段からテキストベースでのコミュニケーションを行っているため、プライベートな場面でも電話を使う機会が減っています。
 
20〜30代の世代は、
 
・電話に出る経験が不足している
・知らない人からの電話に対して警戒心がある
・普段のコミュニケーションはテキスト
 
といった特徴があり、それらが電話嫌いを引き起こしています。
 
ここからは、そんな人が増えている中で、電話に対してどのような対策を行っているかについてお話ししていきます。
 

もう電話は不要かも?コミュニケーション方法を見直そう!

 
最近の傾向として、電話の代わりにメールやビジネスチャットを使っているという会社が増えています。
 
若者に電話を慣れさせるというのも一つの手ではありますが、
それが原因で固定電話恐怖症になってしまったり、退職に追い込んでしまっては意味がありません。
 
情報伝達の手段として、
どうしても電話出なければいけないシーンを除いては、
実はメールやチャットの方が効率が良かったりもします。
 
電話のデメリット

・互いの時間を拘束する
・突然かかってきて自分の仕事時間を邪魔される
・会話のログが残らない

 
電話のメリット

・速い
・半強制的に相手に時間をとってもらえる
・相手の反応がわかりやすい
→ 緊急時にはオススメ

 

電話の代わりになるビジネスチャット

 
ビジネスチャットとは、ネットワーク上にて複数人でリアルタイムにテキストのやりとりをするコミュニケーション方法のことです。
1対1での会話から、複数人との会話まで自由にコミュニケーションが可能です。
 
昨今は、働き方改革の影響もあり、
ビジネスシーンでの「電話」の利用方法を見直し、
チャットを用いることで、業務を効率化している企業が増えています。
 
結果的に電話を使わなくなるため、
若者も安心して働ける環境を整えることができるんです。
 
チャットは、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも通知を確認することができたり、
素早いレスポンスが可能であったりとビジネスにおいても非常に便利なツールです。
 
最近は無料で使えるチャットもありますし、
チャット以外にもコミュニケーションを取る方法はたくさんありますので、
それらを有効活用していけたらいいですね。
 

営業電話は時間の無駄!電話代行はいかが?

 
ビジネスチャットを導入し、社内や社外の方とのやりとりは、チャットがメインという状況になったとしても、
会社に固定電話がある限り、電話はかかってきてしまいますよね。
 
特に、急ぎの用事で電話がかかってくる分には仕方がありませんが、
出てみると営業電話だった、ということも多いので、電話を煩わしく感じるのも無理はありません。
 
そんな時に、オススメなのが「電話代行」です。
 
電話代行を使えば、営業電話に時間を取られることもありませんし、
必要な電話だけに折り返せばいいため、業務効率化の観点からもオススメです。
 

でも、受付の内線電話はどうするの? 受付はもうiPadの時代です!

 
ビジネスチャットは、内線及び外線電話の代わりにもなるツールですが、
唯一ビジネスチャット では代わりにならない「電話」が一つあります。
 
それは、受付にかかってくる内線電話です。
 
受付の内線電話は鳴ったらすぐに対応しなきゃいけません。
 
お客様がいらっしゃった際には、
社内の誰かが電話に出て、担当者に取り次ぎをする必要があります。
 
中には、約束をしていない方がふらっとやってきたり、
飛び込み営業にくることもありますが、
それも毎回誰かが対応し、取り次いだり、お断りをしなくてはなりません。
 
でも、実は、そうした受付の内線電話に取って代わるシステムがあるんです!
 

内線電話を使わない。受付システムRECEPTIONISTとは?

 

 
RECEPTIONISTは、
ビジネスチャットやスマホアプリを使って直接担当者を呼び出すクラウド受付システムです。
日程調整から来客受付までを自動化することが可能です。
 
iPadで受付を行い、内線電話を使いません。
 

 
Slack、Chatwork、LINE WORKSなど(9種類)のビジネスチャット、専用アプリ、SMSやメールを介して担当者に直接連絡が行くので、内線電話での取次が不要。
来客業務に負担がかかりがちなバックオフィスが業務に集中できる環境になります。
 

 
また、導入企業数は2500社を突破し、特許も取得しているシステムです。
 
日程調整から受付までの工数を約83%削減できるため
業務効率化ツールとしても、今注目のサービスの一つです。
 

 
「電話対応」は今、若者にとって退職理由になるほど
嫌な仕事のひとつとなっています。
 
ビジネスシーンでの「電話」を見直す時期が来ているのかもしれませんね。
 
とはいえ、会社からすぐに電話がなくなることはありません。
 
電話が嫌いでも、電話に慣れておくだけで、気持ちは少しだけ楽になるとおもいます。
まずは、社内の内線電話に出ることから試してみてはいかがでしょうか?
 
ここからは、社会人として、覚えておいた方がいい内線電話の仕組みや使い方についてお話ししていきます。
 

内線電話とは?仕組みや費用はどうなの?

 
一般企業だけでなく、ホテル等でも広く利用されている内線電話。
入社すると、まず覚えさせられるのが「内線電話の使い方」という企業も少なくないのではないでしょうか。
 
内線電話とは、組織内の電話機同士で通話ができる電話のことです。
 
内線電話に対し、多くの人が普段使っている固定電話やスマートフォンは、外線電話と呼ばれており、通信の仕組みが内線電話とは異なります。
 

内線電話の仕組み

 
内線電話は、外線電話と違って公衆回線を利用せずに、企業内でのみ使える回線を通じて通話をする仕組みになっています。
 
外線電話は公衆回線を利用しており、通話ごとに利用料がかかります。
しかし、内線電話は、専用回線や仮想内線網(VPN)などを利用しているため、通話ごとの費用がかかりません。
 
社外とも通話できるタイプの内線電話では、内線用の回線とは別に、公衆回線とも接続されています。
内線電話の機能とオプション
 
内線電話の一般的な機能は、以下の4つです。
 
・通話機能
・保留機能
・転送機能
・不在設定機能
 
また、全ての内線電話についているわけではありませんが、電話機や回線によっては、下記のようなオプション機能が利用できる場合もあります。
 

内線一覧表示
内線番号の名前の一覧をモニターに表示することが可能
 
呼び出し機能
自分の電話機から全内線もしくは特定のグループに向けて一斉にスピーカー放送することが可能
 
スライド機能
使用中の内線番号にダイヤルしたときに、あらかじめ設定した他の内線へ自動的に繋がる
 
内線会議通話
内線で、複数名での同時通話ができる
 
モニター機能
通話中の様子を第三者がモニターすることができる
 
通話録音機能
通話内容の録音ができる
 
災害安否確認機能
災害時に安否確認ができる
 
携帯&スマホ連携機能
外線を直接自分の携帯、スマホに転送できる

上記以外にも様々な機能がありますので、内線電話の設置時には、自社に必要な機能が使える電話機かどうかにも注目するといいでしょう。
 

スマートフォンの内線化

 
最近は、スマートフォンを内線化するアプリ等も出てきており、
内線電話を置かずにスマートフォンを内線電話として利用する企業も増えているようです。
 
社内に内線電話を置く場合には、電話機の購入や回線工事が必要になります。
 
しかし、スマートフォンを内線電話として利用する場合には、
スマホを購入するだけですぐに導入できます。
 
すでに社員に社用スマホを持たせている企業なら追加コストもかかりません。
 
また、外出が多い社員であれば、社内に内線電話があっても連絡がつかないため、内線電話を設置してもあまり意味がありません。
スマホであれば、外出先からでも内線電話を受けることができるため、仕事上のメリットも大きいですね。
 

内線電話の費用

 
内線電話の設置には
 
・電話機の購入費
・工事費
 
が、かかります。
 
電話機は、一台につき3万円程度のものが多いようです。
 
大抵の場合、一人一台用意されているため人数が多ければ多いほど費用がかかります。
工事費用もオフィスの作りや広さによって異なりますが、最低でも5万円ほどかかるようです。
 
また、回線工事をすると、オフィス移転等の際に回線の撤去費用もかかります。
 
もし、これから内線電話の設置をしようと思っているのであれば、
人数が増えた際の追加費用や撤去費用も含めて、設置するかどうかを検討すると良いでしょう。
 

内線電話の使い方。どうやってかければいい?

 
内線電話では、企業の設定にもよりますが、一般的な内線電話では、二種類の通話が可能です。
 
一つは「外線通話」で、もう一つは「内線通話」です。
 
まず、「外線通話」とは、普段よく利用している家庭の固定電話やスマホと同じ、公衆回線を利用した通話です。
 
次に「内線通話」ですが、こちらは外線電話と違い、専用回線や仮想内線網(VPN)などを利用した通話です。
 

どんな時に使うのか?

 
 
社外の取引先の方や、外出中の社員の携帯電話・スマホにかける場合は、外線通話を利用します。
ただし、内線電話からかけたとしても、外線通話は公衆回線を利用しているため、
基本料金や通話料が発生しますので、その点には注意しましょう。
 
次に「内線通話」ですが、こちらは社内で遠くの席にいる社員と話したいときや、
来客のお客様が受付から電話をかけてくる場合に利用します。
 
こちらは、外線電話と違い、専用回線や仮想内線網(VPN)などを利用しているため、通話ごとに費用は発生しません。
 
社外の方との連絡は、外線を利用すれば良いですが、
社員と話をしたい場合には、まずは内線電話で連絡をし、
出ない場合や外出中の場合には携帯電話にかけるようにすると無駄な通信料がかかりませんね。

内線電話のかけ方

 
内線電話のかけ方ですが、内線通話と外線通話でかけ方が異なる場合が多いです。
 
まず、内線通話をしたい場合には、機種にもよりますが「内線」ボタンを押し、相手の内線番号を押すとかけることができます。
外線通話をしたい場合には、こちらも機種によりますが「外線」ボタンを押し、相手の電話番号を押すとかけることができます。
 

内線電話の受け方

 
内線電話の受け方ですが、基本的には普段の電話と変わりません。
電話がなったら、3コール以内に受話器を取ります。
 
内線通話の場合、一般的には「はい。○○です。」もしくは「お疲れ様です。○○です。」と言って電話に出ます。
 
外線通話の場合には「(お電話ありがとうございます。)株式会社○○の○○でございます。」といって電話に出ましょう。
 
会社によって受け方のルールは、多少異なるかと思いますので、周りの人の受け方を見て学んだり、困ったときは上司や先輩などに聞いてみると良いでしょう。
 
受ける際に気をつけなければいけないことは、
 
・3コール以内に電話に出ること
・「もしもし」とは言わないこと
 
です。
 
もしもしの由来は、「申し、申し」の短縮言葉であり、ビジネスシーンにおいては失礼に当たるとされています。
電話が遠かったり、声が聞こえない場合に、ついつい言ってしまいがちな言葉なのですが、
ビジネスシーンでは使ってはいけない言葉だと覚えておきましょう。
 

最後に

 
今回は、電話嫌いへの対処法から、内線電話の使い方までご紹介しました。
 
もし電話嫌いの若者に困っているのであれば、
一度チャットや受付システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか?
 
働き方改革の観点からも、
電話対応を減らし、代わりにITツールを使うことは
業務の効率化につながるのでオススメですよ!

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