残業時間が月45時間を超えたらどうなる？特別条項付きの36協定を解説

36協定を締結していても、突発的な受注の増加やクレーム対応などで時間外労働がどうしても45時間を超えてしまうことがあります。
 

そのような場合には特別条項を結ぶ方法があります。
 

36協定の種類は、普通条項と特別条項の2つ。
 

締結時の注意点についても解説しますので、突発的な事情の発生に備えて、自社の36協定を見直ししましょう。
 

 

36協定は時間外労働が45時間を超える場合と超えない場合とで種類が違う

最初に時間外労働の上限規制について今一度確認しましょう。
 

また、36協定には

の2種類があります。以下で詳しく解説します。
 

働き方改革の時間外労働の上限規制とは？

働き方改革関連法の施行に伴い、労働基準法の改正により2019年4月から大企業、2020年4月から中小企業で時間外労働の上限規制が設けられました。
 

法改正前の厚生労働大臣の告示による上限基準には罰則がなく、実質的には強制力のないものでした。
 

これが法改正により、原則となる時間外労働の上限は月45時間・年360時間と労働基準法に規定され、特別条項付の36協定を締結したとしても、以下の4つを守らなければなりません。これが時間外労働の上限規制です。
 

 

法定労働時間を超えて残業をするには、36協定の締結と労働基準監督署への届出が必要となります。
 

この上限規制には猶予・除外される業種や業務がありますが、上限規制が猶予・除外される業種や業務に該当しなければ必ず守らなければなりません。
 

罰則付きで労働基準法に規定されたことから、強制力のある規制へと変化したのです。
 

特別条項付の36協定とは？

原則となる時間外労働の上限は月45時間。1日2時間程度の残業しかできないことになります。
 

一時的な会社都合や突発的な事情が生じた場合には、月45時間の時間外労働では足りなくなることもあるでしょう。
 

そのような場合には特別条項を設けることで、対応することが可能です。
 

ただし、特別条項を設けることができるのは、「通常では予見できない大幅な業務量の増加」や「臨時的な特別の事情」がある場合など、やむを得ない事情がある場合に限られます。
 

このような事情がある場合には先に説明した1～4の条件の範囲内で、原則となる月45時間・年360時間を超える時間外労働が可能となります。
 

その他の注意点についても見てみましょう。
 

単月100時間未満、2～6か月の平均で80時間以内の上限が適用される

1か月の上限は、時間外労働と休日労働を併せて100時間未満（ちょうど100時間は法違反）とする必要があります。
 

また、2～6か月の平均80時間とは、2～6か月のどこをとっても平均して80時間以内にする必要があります。
 

健康及び福祉を確保するための措置を講じなければならない。

法改正前にはなかった新しい項目。月の中から定めることが望ましいとされていますが、会社独自の措置を定めることも可能です。
 

 

特別条項の発動は従業員1人当たり年6回まで

残業が恒常的に発生し、年の半分を超えて時間外労働が月45時間を超えるようなことは認められません。
 

実務上で管理する際に忘れやすいため注意しましょう。
 

残業が増える見込みとなった場合に36協定は再締結できるのか？

36協定を有効期間の途中で変更することは、時間外労働の上限規制の実効性を損なう可能性があり、原則としてできないと考えたほうがよいでしょう。
 

しかし、法的な規制はなく、実務上は残業の見込み時間が増えた場合に36協定を再締結することは可能です。
 

一般条項しか締結していなかった場合、労使の話し合いにより両者が承認し、合意のもとに特別条項付の36協定を締結し直すケースはあるでしょう。
 

この場合、期間の途中で法定労働時間を超える時間数を変更しても、上限（単月100時間未満・平均80時間以内）の労働時間のカウントがクリアされるわけではないので注意が必要です。
 

当初締結した旧協定と新たに締結した新協定の上限規制が共に守れるように管理する必要があると考えられ、できれば、次の期から特別条項を結ぶなど労使で納得できる話し合いを十分に尽くすことが望ましいといえます。
 

時間外労働の上限規制に対処しないとどうなる？

ここでは時間外労働の上限規制に対処しなかった場合のリスクについて考えてみましょう。
 

労働基準監督署に通報されたら？

残業が月45時間を超えることがあっても、適正に特別条項を結んでいれば問題はありません。
 

しかし、従業員が労働基準監督署に通報するなど、労働者の「申告」により労働基準監督署の監督が実施されれば、指導を受けることになります。
 

労働基準監督署には労働者から行政指導を求める労働基準法104条に基づく「申告」の受理と行政指導を行う業務があり、労働者からの通報により行政指導を行うケースが多くあります。
 

労働基準監督署による行政指導が行われたとしても直ちに罰則が適用されるということはありませんが、書類の提出や法違反の是正を求められ、労働基準監督署の対応に時間と手間がかかるのは間違いありません。
 

労働基準法は懲役刑や罰金刑が課される可能性がある厳しい法律です。
 

指導に従わず、悪質かつ重大なものと判断された場合には、刑事事件として検察庁に送検されることもあります。
 

労働時間の管理を怠ると従業員が退職してしまう？

働き方改革が世間一般で認知され、残業の多い会社はブラック企業として従業員のイメージを損なう危険性があることも知っておきたいところです。
 

残業が多い会社としてSNSで拡散されれば、企業の信用を失いかねません。
 

採用活動に影響が出ることもあるため注意が必要です。
 

労務管理を怠ると従業員の離職するリスクが高まる可能性があります。
 

特別条項付き36協定を結べば時間外労働や休日労働をたくさんさせることができるという考え方はNGです。
 

特別条項を締結したとしても、従業員の健康及び福祉を確保するための措置を講じる必要があることを念頭に置き、最小限に抑えるようにしましょう。
 

従業員に体調不良等が発生すれば訴えられることもある

長時間労働により従業員の健康が損なわれるようなことがあると、民事上の損害賠償を請求されることがあります。
 

企業には従業員の健康を守る義務があります。
 

労働契約法5条の健康配慮義務を怠れば訴訟にまで発展する可能性があることも、企業としては知っておかなければなりません。
 

 

長時間労働による健康障害防止の観点からも、残業を少なくすることは大切です。
 

残業時間を少なくする対処法

 

残業を少なくする方法にはどのような方法があるのでしょうか。残業時間を少なくする対処法について見ていきましょう。
 

労働時間の管理が重要

残業時間を少なくする前提条件として、労働時間の管理の重要性を認識しましょう。
 

厚生労働省が2017年1月に策定した「労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」 では、労働時間とは「使用者の指揮命令下に置かれている時間」「使用者の明示又は 黙示の指示により労働者が業務に従事する時間」と定義しています。
 

労働時間は、使用者の現認や、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録をもとに確認することが原則です。
 

 

労働時間・休憩・休日の規定が適用されない管理監督者も例外ではありません。
 

管理監督者については36協定の対象とはなりませんが、労働時間の管理は必要です。
 

自社の残業の申請方法を検討

残業時間を少なくするには労働時間の管理が重要です。
 

上司の目が届かないところで残業するようなことがあっては、労働時間の管理はできません。
 

残業時間を減らす方法として、以下の点も検討しましょう。
 

残業の申請方法を見直す

無駄な残業がないように、事前申請などにより残業の必要性を上司がしっかり管理する必要があります。
 

勤怠管理システムを導入して、始業時刻と終業時刻を正確に把握する

客観的な労働時間の記録をもとに管理し、労働時間を正確に把握しなければなりません。
 

事務作業の効率化、業務の分散化を検討する

1人に業務が偏らないように、1人にだけ負担が多くならないように、業務の効率化と分散化を図りましょう。
 

年次有給休暇を確実に取得させる

年5日の取得義務だけにとどまらず、年次有給休暇の取得率を向上させることもモチベーションの向上と業務の効率化には大切です。
 

勤務間インターバルなど新しい制度の導入も効果的

多くの会社で、残業時間を少なくするために「ノー残業デー」「ノー残業ウィーク」などによる残業を行わない期間を設定したり、消灯時間や空調停止時間、施錠時間の設定をしたりして、残業時間を減らす努力をしています。
 

終業時刻から翌日の始業時刻まで、自社で定めた一定の時間を休息時間として設ける勤務間インターバル制度を導入することも検討してはいかがでしょうか。
 

従業員の生活時間や睡眠時間を十分に確保することは、ワーク・ライフ・バランスを推進するのに有効です。
 

休息時間を十分に取ってリフレッシュした状態で次の日を迎えることは、従業員の健康確保につながり、従業員のやる気と効率的な業務遂行にもつながるでしょう。
 

自社独自の残業時間の削減につながる新しい制度を導入することも、ぜひ検討してください。
 

まとめ

働き方改革の影響から労働時間は減少傾向にあるといわれますが、中小企業ではなかなか対応できず、ときには原則となる月45時間・1年360時間の時間外労働の上限を超えてしまうことがあります。
 

長時間労働の削減に対処することができないと、労働基準法違反（36協定違反）による行政指導を受けるだけではなく、訴訟リスクや風評リスクにより、企業として大きなダメージを被る可能性があります。
 

やむを得ない事情36協定の特別条項について正しく理解し、従業員の健康も考え、時間外労働は最小限に抑えることが大切です。