チャットワークとiPad受付システムを連携させる方法

iPadで受付をすることができるサービス、”RECEPTIONIST”をご存知ですか？
　
iPadで受付をするだけで、面倒な書類の記入や電話応対をせずに、チャットツールで来客の通知を担当者と関係者だけに行うシステムです。
　
☆くわしくはこちら
　
その、iPad無人受付システム、RECEPTIONISTとチャットワークを連携させる方法を詳しく紹介します！
　
注意！：連携させるためには、自分のメールアドレスの他に管理用のメールアドレスも必要です。メールアドレスを２つ用意してください。
　
連携させる仕組みは、チャットワークのAPIを使います。
　
APIとは、アプリケーションプログラミングインターフェイスの略で、ソフトウェアの一部を公開して、他のソフトウェアにくっつけることを可能にしたものです。
　
＊チャットワークでは、↓のような画面でAPIが表示されています。

　
チャットワークとRESEPTIONISTを連携させる手順をまとめると、
　

　
の７段階です。
　
では、順番に見ていきましょう！
　
　

１.チャットワークにアカウントを作る

まずは、チャットワークのアカウントを作る方法を順番に説明します。
＊既にチャットワークのアカウントをお持ちの方は読み飛ばしてください。
　

　

チャットワークのサイトに入り，新規登録をします。
　

　
まずは、自分のアカウントを作るため、自分のメールアドレスを入力します。
　

　
メールが届きますので、「アカウント登録」ボタンを押してください。
　

　

必要事項を記入しましょう。
「同意して始める」を押せば、登録完了です！
　

　
右上の画面から「プロフィール」を押して、背景やアカウントの写真を変えてもいいですね！

２．RECEPTIONISTから通知を受け取るためのグループチャットを作成する

次に、RECEPTIONSTからの通知が届くチャットグループを作成しましょう。グループを作ることで、お客様がいらっしゃったことをメンバー全員で把握することができます。
　

　
左上の「すべてのチャット」のとなりの＋ボタンを押しましょう。
そのあと、「グループチャットを新規作成」をクリック。
　

　
チャット名と概要を書き込みましょう。
　
RECEPTIONISTの機能がわかるように、チャット名を「Receptionist 来客用」、概要を「来客者が来たら連絡が届きます。」としました。
チャットの画像を変更してわかりやすくすると、なおいいです！
　
「作成」を押せば、グループの作成は終了です。
　
☝︎ここがポイント☝︎

RECEPTIONISTのアカウントを作った後、このグループに招待することになるので、招待コードをメモしておきましょう！
　

　
グループチャット画面を表示している状態で、右側の概要欄の「グループチャットに招待する」をクリック
　

　
上に表示された、リンクをコピーしてメモなどに貼り付けておいてください。
　

３．チャットワークに“RECEPTIONIST”のアカウントを作成する

チャットワークにRESEPTIONISTからの通知を送るにはRESEPTIONISTのアカウントを作る必要があります。
　

　

　

　
また、「新規登録」を押します。
今回のアドレスは、管理者用のアドレスにしてください。新規登録の手順は、上と同じです。
　
＊名前はRECEPTIONISTとすることをおすすめします。
アカウントの写真は変えた方がわかりやすいですので、変更方法をお教えします！
　
＊アカウントの写真はこちらをお使いください。
　

　
右上のプロフィールを押してください。
　

　
そして、「プロフィールを編集」を押します。
　

　

「写真を変更する」から「変更する」を押し、「アップロードする」をクリック。
「ファイルを選択」を押して、RECEPTIONIST の画像に変更しましょう！
　

　
これで、アカウント作成は終了です！

 

４.グループチャットにRECEPTIONISTアカウントを招待する

次は、先ほど作った「Receptionist 来客用」というチャットグループにRECEPTIONISTを参加させましょう。
　

　
先ほどメモなどに貼り付けておいた「招待コード」をタブに貼り付けて検索します。
　

　
「このグループチャットへ参加する」をクリック！
　
「グループチャットの管理者へ参加依頼を送りました。管理者が承認するとそのグループチャットへ参加できます。」と表示されるので、「OK」を押してください。
　
まだグループに参加はできていませんが、これで完了です。
　

５．APIコードをコピーする

次に、RECEPTIONISTのアカウントのAPIコードをコピーします。
　

　
右上にある名前を押して、「API設定」を押します。
　

　
ログインパスワードを入力してから表示を押し、APIトークンを発行しましょう。
　

　
コピーを押し、メモなどに貼り付けておきましょう。
これで、APIコードのコピーは終了です。

６.グループチャットへの参加を承認する

先ほどのグループチャットへの参加を承認しましょう！
管理者となり、「RECEPTIONIST 来客用」へのグループ参加を承認するため、
一度RECEPTIONISTのアカウントからログアウトし、自分のアカウントでログインしなおします。
　
＊ログアウト・ログイン方法はこちら
　

　
左側に、「参加承認待ちのメンバーがいます」という表示が出ていますので、ここをクリック。
　
　

「承認する」を押し、グループ参加を許可しましょう。
これで、RECEPTIONISTも無事、グループに参加することができました！
　

　
APIの設定で必要となりますので、「Receptionist 来客用」ページを開いている時の、タブのにある「グループチャットURL」をコピーして、メモなどに貼り付けておいてください。
　
もう一息です！

７．RECEPTIONIST管理画面からチャットワークを連携させる

 

まずは、RECEPTIONISTのサイトから、管理者画面にログイン。
　

　
左側のチャット設定をクリック
その後、チャットワークのとなりの「・・・」マークを押しましょう。
　

　
APIを貼り付けます
　

　
先ほどコピーしたグループチャットURLの数字５ケタのみを貼り付けてください。
　

　
APIの上にある「このチャットアプリケーションを使用する」にチェックをつければ完了です！
「テスト通知」ボタンを押してみましょう！　

　
Receptionist 来客用に通知が届きました！
　
これで全てが終了です。

８.まとめ

ここまで、チャットワークとReceptionistの連携方法を1から見てきました。
　
普段からチャットワークを使っている会社であれば、Receptionistの通知もチャットワークに届いて欲しいですよね！
チャットワークを今まで使ったことのない人はこのサイトがオススメです。
　

これらの設定でテスト通知まで届いていれば大丈夫です！
無線不要で使える受付システムRECEPTIONISTを今後ともよろしくお願いします！

 
 
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