Teamsを使ったタスク管理と小わざをまとめてみた

ビジネスチャットツールのTeamsには、組織内のコミュニケーションを活性化させる機能が色々あります。

 

特に重要なのが、チームメンバー間で情報の共有を可能にするタスク管理機能です。

 

複数のプロジェクトが進行するビジネスの現場では、タスク管理によってモチベーションや生産性を上げることができます。

 

今回は、Teamsを使ったタスク管理についてご紹介します。

 

Teamsでタスク管理を極める

Office365の「Microsoft Planner」を利用する

microsoft製品にはWordやExcel、Powerpointなどビジネスに欠かせないアプリがありますが、それらを統合したクラウドサービスがOffice365です。

 

TeamsはOffice365と連携しているアプリです。

 

タスク管理をしやすくするためには、Office365のために開発されたツールを利用するとよいでしょう。

 

「Microsoft Planner」はOffice365に入っているタスク管理アプリなので、Teamsとの連携がスムーズでおすすめです。

Teamsを外部アプリと連携させる

Microsoft製品以外にも、Teamsで利用できるタスク管理アプリがあります。

 

中でも、評価が高いのは「Evernote for Microsoft Teams」「Asana」「Trello」です。

 

この中にもし普段から利用しているものがあれば、Teamsと連携させるとよりタスク管理が楽になるので、試してみてください。

 

Microsoft Plannerでタスク管理を行う方法

TeamsとPlannerを連携させる

TeamsとPlannerの連携方法の仕方や使い方について紹介していきます。

 

Teamsでタスク管理アプリのPlannerを使うには、まずサインインします。

 

表示された画面の左側にコンテンツのアイコンがあるので、「チーム」をクリック。

 

するとチャネル画面が表示されます。

 

 

次に、チャネル画面の上部にある「＋」マークをクリックします。

 

 

クリックすると、「タブの追加」画面になり、使えるツールのアイコンが表示されます。

 

その中から「Planner」を選んでクリックすれば、Teamsに「Planner」のタブが新しく追加され、連携して使えるようになります。

Plannerの「マイ タスク」ビュー

Plannerでは新しいプランの作成、チーム編成、タスクの割り当て、プロジェクトの進捗状況の更新などが簡単に行えます。

 

Teamsのチャネル画面に追加された「タスク」タブをクリックすると、「マイ タスク」ビューが表示され、進行中のプロジェクトを確認、管理が可能に。

タスクで共同作業ができる

Plannerではタスクにファイルを添付できるので、そのファイルについての共同作業が、アプリを切り替えずに行えます。

 

チーム内のディスカッションが効率的になり、さまざまな情報が分散することなくまとめることが可能です。

さまざまなデバイスで進捗状況を把握

PlannerはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスでも利用できます。

 

プロジェクトの現場でも、社内でも、外出先でも、進捗状況などをメンバーが同時に把握でき、必要な作業を必要な時にこなせるのです。

 

Teamsでタスク管理をするなら、Plannerとの連携は必須でしょう。

 

タスク管理におすすめの外部アプリ

「Evernote for Microsoft Teams」

Teamsは外部アプリとも簡単に連携して使えます。

 

Evernoteはさまざまな情報やデータを管理でき、世界中で使われている有名なアプリですが、Teams専用に開発されたのが「Evernote for Microsoft Teams」です。

 

連携方法について説明しましょう。

 

Teamsにサインインしたら、チャネル画面を表示して、画面上部にある「＋」をクリックしてください。

 

 

クリックすると「タブの追加」画面になり、Teamsと連携できるアプリのアイコンが一覧表示されます。

 

 

その中から「Evernote」のアイコンを選んでクリック。

 

 

「追加」をクリックすると、Teamsで使えるようになります。

 

 

Teamsに連携すると、Evernoteを開かなくても検索すれば必要なノートをWebブラウザで表示できるようになります。

 

プロジェクトごとに情報やデータをノートにまとめ、すぐに閲覧が可能です。チーム内でまとめた情報をメンバーで共有できます。

「Asana」

同じようにTeamsと連携して使うと便利なアプリが「Asana」。プロジェクトチーム全体の作業を管理できます。

 

「Evernote for Microsoft Teams」と同じようにチャネル画面の「＋」をクリックし、「タブの追加」画面から「Asana」のアイコンをクリック。

 

 

「Asana」のプロジェクト管理画面になるので、「追加」をクリックしてTeamsに連携させます。

 

各プロジェクトを「Asana」で一括管理すれば、それぞれの進捗状況を確認でき、チーム全員で共有が可能に。

 

チーム全体のパフォーマンス向上になります。

「Trello」

タスク管理アプリとして有名なのが「Trello」です。これもTeamsに連携させて使えるようになります。

 

他の外部アプリと同じように、チャネル画面から「＋」をクリック。

 

「タブの追加」画面から「Trello」のアイコンを選びます。

 

 

選んだらクリックして、「Trello」のプロジェクト管理画面から「追加」すれば、Teamsで使えるようになります。

 

「Trello」は複数のプロジェクトをいちいちチェックしなくても、タスク状況を簡単に管理でき、付箋紙のように視覚的にタスク管理できて便利です。
 

まとめ

現場では常に複数のプロジェクトが進行していますが、Teamsを使えば効率的に管理できます。

 

ポイントはタスク管理に特化したアプリをTeamsに連携させることです。

 

Office365のアプリ「Planner」だけでなく、評価の高い外部アプリとも連携させることで、よりタスク管理がしやすくなります。

 

プロジェクトのスムーズな進行とモチベーションアップのためにも、Teamsでタスク管理を行ってみてください。