RPAとは?今話題の自動化ツールを初心者向けに解説

RPA(Robotics Process Automation)は今まで人がやっていたことを自動化する仕組み。人員リソースの有効活用や生産性向上の観点から注目が集まっています。
 

この記事ではRPAを初めて知る方のために概要やAI、botとの違い、RPA導入の具体例について紹介します。
 



RPAで作業が効率化できる

労働者の有効活用や生産性を目的とした働き方改革が現在推進中です。
 

そこで作業の効率化に寄与するRPAが、どのようなものなのかについてご紹介します。
 

RPAとは何?

RPA(Robotics Process Automation)は、ロボットによる業務自動化のことを示しています。
 

ロボットといっても工作用ロボットのような機械ではなく、ソフトウェア上のロボットです。
 

RPAはあらかじめプログラムされたシナリオに従って動きます。ただ、RPAは単純なプログラムとは異なり、人間に似た種々の動作機能ができるのが特徴です。
 

事務仕事など、パソコンを使いながら人間が行ってきた定型的な業務が自動化できるため、さらなる活用が見込まれています。
 

RPAは単純作業が得意

RPAが対応できる仕事の一例を紹介します。
 

  • ・キーボード入力やマウス操作など、パソコンの自動操作
  • ・別システムへのデータ受け渡し
  • ・ディスプレイに表示された文字や、形、色など状況の判別
  • ・IDやパスワードなど決められた情報の自動入力
  • ・週1回など、スケジュールに従った業務の自動実行

 

RPAはそれぞれの仕事を定義した条件(シナリオ)に準じ処理していきます。
 

例えばAの処理結果がBの場合は次にCの仕事をする。Aの処理結果がDの場合はEの仕事をするといった判断が可能です。
 

これらの業務は今まで通り人間が行うこともできますが、RPAを活用すると即時にエラーなく対応できます。
 

また休憩が不要で、連続して仕事をしても作業効率の低下が起こりません。
 

同じ定型業務がたくさんある場合は特に有効です。
 

RPAには3つの段階がある

RPAはどの程度自動化しているのかという観点から、3つのクラスにレベル分けされています。
 

RPAは特にクラス1の処理が得意とされていて、クラス3になるほどシステムで判断できる範囲が広くなります。
 

  • クラス1 RPA(Robotic Process Automation:ロボットによる業務自動化)
    条件に従い入力された情報など定型業務を自動化させ、情報の取得や入力、検証などの作業を行う。
  • クラス2 EPA(Enhanced Process Automation:より強力な手段の自動化)
    AIと組み合わせることで一部の非定型な業務に対応。メールなどのフリーコメントや画像など非構造化データを読み取って、分析や処理ができる。
  • クラス3 CA(Cognitive Automation:認知の自動化)
    より高度にシステムが独立している状態。非定型的な業務に対応できるほか、既存プロセスの分析や改善、分岐点でどうすればよいかという決定までを自ら判断できる。

 

RPAはAI、botなどとどう違う?

次にRPAと同じように感じてしまう用語の違いについて紹介します。
 

RPAはルールや手順をプログラムとして用意する

ここまで触れてきたように、RPAはシナリオをもとにプログラムを処理したり、プログラム同士の情報をつなげたりします。
 

AIは情報をもとに判断して自己学習ができる

AI(Artificial Intelligence:人工知能)はたくさんの情報をもとにこの場合はこうなる、この場合はこうするべきといった対応を自ら判断することが可能です。
 

車の自動運転や大量のデータの解析などに活用されています。
 

botはプログラムに応じた作業を繰り返し行う

botはrobot(ロボット)の略であり、事前に定義したことを繰り返す仕組みのことを指します。
 

Googleなどの検索エンジンや、webサイトやSNSなどで簡単な応答をするチャットボットなどが代表的です。
 

RPAの導入事例と導入メリット

最後はすでにRPAを導入している企業の事例やその効果について紹介します。
 

受発注データのダウンロードの簡易化

ある製造業では、今まで紙で管理していた社内の帳票をデータ化してRPAを導入しています。
 

注文書を受注管理システムへ入力する作業や、Webバンキングなど外部のシステムからの情報を基幹システムに登録する作業など、財務や経理、人事に関わる業務が対象です。
 

データ登録や帳票作成などの定型業務をRPAが行い、点検や判断、査定など人間が行うといった感じに分担したことで、品質や業務スピードの向上に寄与しました。
 

顧客データの収集と分析

ある製造業では、各卸先のPOSデータの収集とデータ化にRPAを活用しています。
 

今まで数十社ある卸先企業それぞれから個別に販売情報を取得する場合、1件の顧客情報を登録するのに20分かかっていました。
 

これがRPAを導入することにより1件あたり5分で対応できるようになり、大幅な業務効率の改善に貢献しています。
 

定型的なメールの自動送信

ある販売会社では、営業担当者が外出中に在庫の照会をするためにRPAを導入しています。
 

今までは事務所に連絡してほかのスタッフに照会を依頼していましたが、RPAを取り入れた結果、メールだけ確認できるようになりました。
 

メールの件名に「在庫照会」、本文に商品コードを入力するなど条件を決めておくと、RPAが既存のシステムを照会、確認した結果をメールで自動的に返信します。
 

このRPAは既存のシステムを変更せず導入できたため、運用上のメリットも大きいです。
 

まとめ

RPAはパソコン内で動くロボットであり、定型的な業務を自動化可能、限られた人員リソースを活用するのに役立ちます。
 

複数のプログラムやシステムをつなぐことができるため、事務処理や受発注システム、各システム同士の連携もOK。
 

既存のシステムには大きく手を加えずに導入できる場合もあるため、組み込みを検討してみてもよいでしょう。

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