情報共有ツールで今使いたい9選!有料無料を取らずに特徴をまとめてみた

テレワーク化や働き方改革によって、情報を持っているスタッフがいつでも近くにいるわけではないことも多くなりましたが、それで業務をストップさせるわけにはいきません。
 

そのため、社内で情報共有する方法を確立することが急務です。
 

そこでこの記事では、情報共有のための有力なツールを9つ紹介します。
 



社内の書類を安全に共有できるツール3選

まず共有したい情報は、社内にある書類です。書類を共有してくれる3つのツールを紹介します。
 

紙の書類を簡単にストックできる「Evernote」


 

物理的な書類は、その場にいないと閲覧できませんが、EvernoteでスキャンすればきれいにPDFなどの形式で保存でき、どこからでもアクセスできるようになります。
 

名刺をスキャンするとその方のお名前、電話番号、メールアドレスなどの情報を分類してストックしてくれるのもポイントです。
 

さらに、会議の録音などもストックできます。ほかのグループウェアなどのアプリとの連携も強く、幅広く使えるサービスです。
 

「Dropbox Business」


 

パソコンにあるファイルを、シームレスに社内のスタッフと共有できるのが、Dropbox Businessです。
 

契約書のPDF、営業成績のエクセル、会議資料のパワーポイントのファイルなどを、フォルダにまとめて管理できます。
 

フォルダに収納すると瞬時に同期され、ほかのスタッフやほかの端末でも利用可能に。
 

共有できる容量もとても大きく、写真や動画をたくさん保存する必要があるような業務でも十分に使えます。
 

「Fleekdrive」


 

ファイルを共有するときに起こりがちなのが、複数のスタッフが同じファイルにアクセスしてしまい、ファイルが更新できなくなることです。
 

Fleekdriveなら、同じファイルを多人数で同時にアクセスし編集することが可能です。だれかが更新したのに、古い内容で上書きしてしまうリスクも制御されています。
 

また、まるでホワイトボードに書きこんでいるかのようにファイルをみんなで編集できるので、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。
 

特化した機能を持つ情報共有ツール3選

情報共有の高度な機能を持ちながら、ほかにも特化した機能を持つサービスを3つ紹介します。
 

クラウドで受付業務ができる「RECEPTIONIST」


 

来客の情報を共有することに特化したサービスです。
 

専門の受付スタッフだけでなく社内全体で、受付に来られた来訪者をクラウドで管理、来客動向の分析が可能です
 

来客通知のスマートフォンアプリをそれぞれのスタッフが持っておくことで、受付からの通知が自動で届きます。
 

他にもアポイントの事前登録機能、カレンダーアプリとの連携、会議室予約機能など、社内で共有しておくとよいスケジュール情報がシェアできるのもうれしいポイントです。
 

クライアントの情報を一元化する「Salesforce Sales Cloud」


 

クライアントの情報をクラウドで一元管理してくれるのが、このサービスです。各担当者の連絡先情報などの基本的な情報を管理可能。
 

さらに、クライアントの動向や接点の履歴をアナリティクス機能やインテリジェンス機能で分析して、アプローチする最善の方法を引き出してくれます。
 

クライアントとの商談がどのような状態なのかが共有され、チームでのコラボレーションが可能に。
 

それぞれのスタッフがクライアントに対してなにをすべきかがわかります。
 

業務を加速するグループウェア「サイボウズOffice」


 

社内のスタッフのコミュニケーションを高めてくれるグループウェアです。
 

スケジュール管理では、チームのスタッフのスケジュールが一覧でき、会議の予定を組みやすくなります。
 

掲示板機能では連絡事項を通達できるだけでなく、リアクションもできるので、意見交換がより簡単にできるのがポイント。
 

ワークフロー機能では稟議、経費精算、休暇申請などが電子化されて簡単に申請・決済が可能。
 

関係するスタッフが決定に基づいて素早くアクションできます。
 

無料で使える情報共有ツール3選

取り急ぎ、情報共有機能にどのような効果があるのかを知りたいのであれば、まずは無料で使えるサービスからはじめるとよいでしょう。
 

ここでは3つのおすすめサービスを紹介します。
 

自社サーバーで使えるプロジェクト管理ソフト「Backlog」


 

プロジェクトを可視化して、コラボレーション力を高めてくれるソフトです。
 

カラフルなガントチャートで、プロジェクトの進捗と予定をひと目で把握できるのが特徴。
 

プロジェクト内で発生している課題をピックアップし、どのように解決していくかを管理できます。
 

タスクは分割できるので、作業の粒度を合わせるなど、的確な仕事の分配が可能です。
 

わかりやすいカンバン方式の「Trello」


 

Trelloは「カンバン方式」という確立された業務メソッドを、クラウドで実行することができるサービスです。
 

従来のメソッドなので、デジタルに詳しくないスタッフでもとっつきやすいというのもメリットのひとつ。
 

豊富なカンバンのテンプレートがあり、さまざまな業務の進捗をチームで管理できます。
 

ほかのコミュニケーションサービスとの連携にも対応、柔軟に運用できるのもポイント。
 

どのスタッフに仕事が溜まってしまいがちなのかが見える化されるので、業務の改善につなげることができます。
 

プロジェクトの進捗が見える「Redmine」


 

Redmine内で「チケット」と呼ばれているタスク業務を、ガントチャート、カレンダー、ロードマップなどで確認可能。
 

それぞれのスタッフの業務がどのような状態なのかを簡単に把握できるツールです。
 

複数のプロジェクトに関わっていても、自分に割り当てられた業務の優先度がすぐに把握でき、どこからはじめるべきかがわかります。
 

まとめ

それぞれの役割を持つ社内のスタッフたちと情報を共有できるツールを導入することにより、コミュニケーションが今以上に迅速で的確になります。
 

企業の体質に合った情報共有サービスを導入して、テレワーク時代のビジネスでも大きな成功を収めましょう。

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