Teamsの活用事例から学ぶ、成果につながるチャットコミュニケーションを解説！

Teamsは業種や規模にかかわらず、たくさんの企業で積極的に導入されています。その人気は一体どこにあるのでしょうか？
 

今回はTeamsがビジネスチャットとして人気の理由を、いくつかの企業での実際のTeams活用事例をみながら、詳しく紐解いていきましょう。
 

コミュニケーションがログに残るから情報共有しやすい「電脳交通」

2018年からTeamsを導入している「電脳交通」は、徳島県を拠点としたタクシー配車サービスの会社です。
 

口頭でのコミュニケーションが多いタクシー業界ですが、口頭だけだとログに残らない話の内容を電脳交通ではTeamsを使って、しっかりと記録しています。
 

営業担当が話した内容や先方の反応など、必要な情報をしっかり保存し、いつでもどこでもすぐに取り出せるようにすることで、よりスムーズに日々の業務を処理可能。
 

また、24時間365日稼働しているコールセンターをはじめ、リモート環境で働く人は多いです。
 

リモート環境ではPCやスマホ、タブレットなど端末を選ばず使えるTeamsは、ストレスなくコミュニケーションのできる強力なツールとなっています。
 

 

働き方改革と社内コミュニケーション変革を進める「コニカミノルタ株式会社 」

働き方改革にいち早く着手した「コニカミノルタ株式会社」では、2018年からTeamsを導入。
 

コニカミノルタ株式会社は社内での主要OSにWindowsを使用。
 

そのため、TeamsだけでなくOneNoteやOneDrive、Plannerなど複数のサービスを連携させて、よりフレキシブルかつ業務内容に合わせた使い方をしています。
 

また、社外の人を招待できるTeamsのチャネルを、パートナー企業との連携や広報活動にも活用。
 

社外とのコミュニケーションもスムーズになり、自然と距離を縮めることが可能となっているのです。
 

 

コミュニケーションツールをTeamsに一本化した「NTTコミュニケーションズ」

複数のコミュニケーションツールを社内で使用していた「NTTコミュニケーションズ」がTeamsを導入したのは2018年。
 

Teams導入前はメールやファイル共有、チャット、オンライン会議など必要に応じてツールを使い分けていました。
 
しかし、互換性のないツールを使用していては、働き方改革の推進は難しいと判断。
 

よりスムーズな社内コミュニケーションの実現や作業効率のアップなど、各現場の力を引き出す目的で、必要なツールを全て一本化するためにTeamsを導入しました。
 

Teamsが利用されているシーンは、チャットやオンラインミーティング、スケジュール管理など多岐に渡ります。
 

そして、その中でも特に重要なのがチャットコミュニケーションです。
 

メールとは違い、気軽にスピーディーなコミュニケーションができるだけでなく、多種多様なチャネルを作成し、同じテーマでより活発なコミュニケーションが可能。
 

これにより、社員同士がより自由に、積極的に発言することができるようになりました。
 

 

専門が異なるメンバー間のコミュニケーションの質を高めた「コンセント」

デザイナーやエンジニア、プランナーなど、専門が異なるメンバー間でのコミュニケーションが多いデザイン会社の「コンセント」。
 

Teams導入前は、プロジェクト単位などでコミュニケーションツールを使い分けていました。
 

しかし、コミュニケーションツールに一貫性がないことで、肝心のコミュニケーションが滞る事態に。
 

さらに、必要な過去ログが見つけられないなど、現場に混乱が生じてしまうことも。
 

事態解決のため、チャットやファイル共有、オンライン会議など必要なツールが全てそろっているTeamsを導入することになりました。
 

Trams導入後は気軽に話したい場合はチャット、距離があっても顔をみて話したい場合はビデオ会議、月一の全社朝礼はTeams経由でビデオ配信といった具合にフル活用しています。
 

また、Teamsを業務に必要な会話だけでなく、一部のチャネルを社内向けSNS感覚で気軽に利用できるようにしました。
 

これにより、趣味やプライベートの面でも社員同士のチャットコミュニケーションアップに一役買っています。
 

 

ペーパーレス化でチャットコミュニケーションにシフトした「神奈川県立希望ケ丘高等学校」

122年の歴史を誇る「神奈川県立希望ケ丘高等学校」は、全国 ICT教育首長協議会の「Microsoft Education ステップ モデル校」にも選ばれている学校です。
 

毎回の授業の準備や進路指導、部活の指導など、授業時間以外も忙しい教員の働き方を変える基点のひとつとして、Teamsによるペーパーレス化を試みています。
 

Teams導入前はメーリングリストでの連絡や、毎回の職員会議で大量に配布される紙の資料などがメインでした。
 

そこで、ペーパーレス化のため、学内でのコミュニケーションはTeamsのチームに集約、職員会議で必要な資料はTeamsで共有し、PCで参照する形式へと変更。
 

その結果、大量に印刷していた紙資料を100分の1にまで削減し、メーリングリストでの連絡では見逃していた大切な情報もしっかりチェックしてもらえるようになりました。
 

特にチャットとして直感的に扱えるTeams上でのコミュニケーション
 
は、身構えることなく処理しやすいのが魅力。
 

その魅力が発揮され、スムーズに現場に受け入れられたのが大きなポイントとなっています。
 

 

事例から学ぶ！成果につながるチャットコミュニケーションの秘訣は？

デバイスを選ばず使えること

Teamsはデスクトップだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイル端末などでも使用可能。
 

さらにiOS、macOS、Androidと幅広いデバイスでスムーズに使えます。
 

デバイス環境に左右されず、いつでもどこでもよりスムーズなコミュニケーションが可能です。
 

部署ごとやプロジェクトごとにグループが作れること

営業部や商品開発部などの部署ごと、プロジェクトごとなどでTeams内では「チーム」を作成可能。
 

このチーム内でもチャットができるため、よりスムーズな業務に特化したチャットコミュニケーションを取れるようになります。
 

さらに、チームには社員だけでなく、必要に応じて外部スタッフを追加したり、アーカイブしたりすることも可能。
 

これにより、現行のコミュニケーションだけでなく、過去ログをチェックするなどの作業のスピードアップも期待できます。
 

特定のテーマに絞ってコミュニケーションできる場が作れること

Teamsでは、チーム内でのチャットコミュニケーションだけでなく、チーム内で出てきた特定のテーマにのみ特化してコミュニケーションができる「チャネル」を作ることが可能です。
 

そのため、商品開発部というチーム内で「プロジェクトAのチャネル」や「プロジェクトBのチャネル」などとテーマを絞って複数のチャネルを作ることができ、欲しい情報によりスムーズにアクセスできるようになるのです。
 

テレワーク中でもフレキシブルにオンライン会議ができること

テレワーク中の社員同士の会議や、遠方のクライアントとの大切な打ち合わせなども、Teamsのオンライン会議システムなら距離を感じることなくスムーズに話し合えます。
 

また、最大250人でのオンライン会議ができるため、大規模な会議にもフレキシブルに対応できるのも見逃せないポイントです。
 

まとめ

Teamsにはチャット機能だけでなく、ファイル共有やオンライン会議など多様な機能がそろっています。
 

そのため、業務内容やシーンによってフレキシブルに使い分けやすいという大きな魅力が。
 

Teamsがさまざまな業種で導入されているのも、このフレキシブルさゆえ。
 

また、ペーパーレス化や、業務以外でも社員同士のコミュニケーションが活発になるなど、さまざまな効果も期待できるので、ぜひ、導入を検討してみて下さいね。