総務業務を87.5%カット→PR強化へ！【Slack連携】

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

　

家族コミュニケーションを豊かにするポータルメディア事業を営むユニファ株式会社様に、RECEPTIONISTについてインタビューしてきました！

総務業務を87.5%カット→PR強化へ！

Q：御社の事業内容についてお聞かせください。

 

「家族✕テクノロジー」で世界中の家族コミュニケーションを豊かにするというミッションの元、IoTやICT支援によって保育業務の負担軽減および保育の品質向上を実現する未来の保育園「スマート保育園構想」の創造を目指し、インターネット写真／動画サービス「るくみーフォト」や保育園でのお昼寝中の身体の向きや体動チェック用のアプリ「るくみー午睡チェック」などを提供しています。

 

子どもたちの今日の様子や健康に関わる各種データを活用して、園児の健やかな成長を支援し、世界中の家族コミュニケーションを豊かにすることを目指しています。

 

Q：橋本様と小林様の担当している業務内容についてお聞かせください。

 

橋本：私は人事・総務・広報の責任者です。

 

基本的にはマネージメント業務という名のもと、メンバー全員が気持ちよく働ける環境を作るため、会社全体を見ています。

 

また1つのキーワードとして「働きやすい会社、働き甲斐のある会社」というところを目指していて、社員が最大限の力を発揮できるような組織作りをしたいと考えているので、その「人」という部分に拘って、過去も含め13年間ぐらい人事をしています。

 

小林：私はメインで広報を担当しています。

 

保育業界全体を色々な業界を巻き込んで盛り上げたいという思いで、弊社のビジョンである「家族コミュニケーション」とか「スマート保育園構想」といったものを世の中に浸透させたいと思ってやっています。

 

事業の急拡大によりバックオフィスの負担増

 

 

Q：御社は急拡大していますよね。社員数が増えることにあたり、困ったことはありましたか？

 

橋本：はい。当社は11月に東京のオフィスを移転して、そのタイミングで社員が20人ぐらい増えました。

 

移転直後は40名ぐらいだったのが、あっという間に60名になりました。

 

今後は年内に東京と名古屋で計100名ぐらいまで増える予定です。

 

なので、バックオフィスの人材が全然間に合っておらず、通常の業務だけでも忙しいのに内線を取り次ぐことは一苦労でした。

 

かつ、新入社員は最初、社員の名前も覚えきれてないし、当然誰宛の来客とかはすぐに分からないので、その取次ぎだけでも相当なストレスになっている状況でした。

 

小林：あとは内線受けてると、他の業務で立て込んでいる時にお客様をお待たせすることも起きていました。

 

お客様からすると受付で電話はかけたから、すぐに対応されると思っていると思いますし、 自分がどんなに忙しくても周りの人がフォローできないという環境も困っていました。

 

集中できない取次フロー

Q：RECEPTIONIST導入以前はどういった運用をされていたのでしょうか？

 

橋本：以前のオフィスでは内線電話が鳴ると、小林が電話に出て、社内に「○○さーん！お客さんですー！」と言ってからお水を持って会議室にご案内していました。

 

それから再度担当者を呼び出すまでを行っていたので、来客の度に立ち上がって対応するような状況でしたね。

 

Q：そうだったんですね。それが検討の直接的な理由になったんでしょうか。

 

小林：そうですね。前述の通り、RECEPTIONISTを検討し始めた時は取次にすごく問題意識を持っていたんです。

 

私が総務と広報を兼務していたのですが、どちらかというと広報の仕事に時間を割きたいと思っていました。

 

ですが、お客様の来訪するタイミングは自分では決められないので、来客が来ると不意に内線も鳴るし、

 

その都度作業の手を止めてお茶出しなどの対応もしなきゃいけない、ということで、本当にテンヤワンヤな状況でした。

 

「それをどうにか打破できないか？」と、考えていたところに吉川さんからメールを頂いたのが最初のきっかけです。
 

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もっと広報を強化したい。そこで業務を効率化し、リソースを開けたかった

Q：WANTEDLYのご移転の記事を拝見させて頂き、私からご連絡させていただきましたね。
今回、導入を検討する一番のポイントになったのはどういった背景だったんでしょうか。

 

橋本：僕としては、とにかく小林を取次業務から解放して、広報業務にコミットして欲しかったんです。

 

導入以前は小林の業務割合は「総務8割：広報2割」でした。

 

私としては、当社の事業内容は本当にすばらしいと思っていて、もっと知ってもらうことによって優秀な人がもっと沢山来るんだろうなと考えていました。

 

それにより、会社の組織としても強くなるし、社員もどんどん自信を持ってもらえるだろうという確信があったんです。

 

そこで全社的に考えても、やはり会社を世の中の人に知ってもらうために、確実に広報を強化しなければいけないという必要性を感じていました。

 

それに対しての方法は2つあって、

 

１、外から誰か採るか

２、社内から専任に近い形でやらせるか

 

というところでした。

 

そこでこの会社の歴史も知りつつ、そこに対しての志向性や相性もあり、そこに情報が集まってくるような人の方がこの会社では広報が非常にやりやすいだろうな、

と思った時にうってつけの人材が小林だと思ったんです。

 

だからこそ、取次業務は自動化して、小林のリソースを開けたかったんです。

 

正直取次については、小林がやらなくてもそこまで発揮できるバリューは変わらないと思っていたので、受付システムを入れればそれがすぐに実現できる事は分かっていました。

 

「早くこれを入れたい。」

 

そう思いました。

 

導入を決めた戦略的視点。今のステージだから決められた

Q：ところで導入を検討する際に、御社は導入確定のご連絡をいただくまで早かったのですが、導入にあたり、なにか不安だったことはありませんでしたか？

橋本：そうですね。ひとつあったのは、費用対効果が合うのかという反対意見でした。

 

今まで通り、内線だったらタダなのにRECEPTIONISTを入れることで月額が発生してしまうので、コスト面が争点になり議論しました。

 

当社も、保育園のIoTサービスを提供しているので、営業現場でお客様からこういった反対にあいます。アナログで対応する方が温かみがあって親切で丁寧なんじゃないかと。

 

小林：ただ、それは最初の意見で、社内的にも好評だったのでハードルとしてはそこまで高くなかったと思っています。 私が大変そうに来客対応しているのは、社内の人もわかってくれていたので、導入するだけの価値はあるんだろうなと。

 

橋本：あと人事的な目線で行くと、今ちょうどそのステージに入るんですよね。

 

社員数が60名以上になってくると、何かしらの事業が立ち上がり、人が必要で、これから先に第2の柱、もしくは1本目の柱をさらに強くするために、人が増えてくるステージになります。

 

同時に、価値観よりも大事にしなければいけないことが変わるわけですよね。

 

僕らの場合、「皆で協力して何とかしよう」のフェーズから「ツールを使って如何にやらなきゃいけないことに集中する時間を作るのか」というように変わりました。

 

「状況の変化が理解できない」

「ついていけない」

 

という人たちが必ずいるので、会社で起きる変化が当たり前になるのはもうちょっと後なんですよね。

 

その時には何も言ってこなくなりますけれど、RECEPTIONISTを入れるのが難しかった点はそこですね。しかし、最後は、そういった状況も後押ししてくれて無事に導入することができました。

 

総務8割→広報9割へ。業務比率が逆転

 

 

Q：RECEPTIONIST導入後の効果としてはいかがでしたか？

 

橋本：先程も言った通り、当社としてもっとも改善したかったことは、

 

小林の「総務8：広報2」という業務バランスを「5：5」もしくは「4：6」に変えていきたかったんです。

 

小林：総務が属人的にやらなくてはいけないところもあるとは思うんですけれど、

 

私達の立場だからできること、何かシステムを入れることで他の社員が効率よく仕事できるようになるような環境を作っていくというのも総務の仕事なのかなと思います。

 

「私がいようがいまいが、環境が整っている状態を作る」という意味ではRECEPTIONISTを入れたところから皆の意識も徐々に変わってきて、取次の仕事もなくなり、

 

社内的にも「あれ？小林さんってもしかして広報の人かも」ってなりましたね。笑

 

Q：実際に導入したことによって「8：2」だったものが「何：何」になったと感じますか。

 

小：実は業務比率は逆転しました。 「総務8割：広報2割」だったのが、今では「総務1割：広報9割」です。

 

Q：それはとてもうれしいです！80%以上も総務の業務を削減できたんですね！

 

橋本：導入前に想像してた以上の効果でしたね。

 

業務比率が「5：5」か「6：4」ぐらいになれば導入前よりも広報のほうに力を発揮できるんだろうなという確信はあったんですが、さすがに87.5%もの削減は想像していなかったです。

 

橋本：実は小林が広報に集中できるようになったことで、取材とか講演の依頼が凄く増えたり、テレビや新聞にも、2～3週連続で取上げられました。

 

会社の露出が増えたことがきっかけで、採用の応募もかなり増えて、実際に今入社が決まっている人もいるんですよ。こういうことって目に見えないんですけど、月額料金よりも得られたメリットの方が明らかに大きいので、コスト的には全然安いと思っています。

 

社員の当事者意識が上がり、社内の協力体制も醸成

Q：導入前は想像しなかったような効果などは何かありますか？

 

小林：そうですね。最近は我々が席にいない時も結構多いんですが、そんな時は他の社員がSlack上で「お客さん来てますよ」のような声かけをしてくれるんです。

 

グループchannelに通知が来るので、他の社員もすぐ気付いてくれて、会議中などすぐに対応できない時などは何回もメンション飛ばしてくれます。

 

橋本：あと地味なんですけれど意外と助かってるのは、何人で来たかがわかること。

これ実は大きいんですよね。

 

小林：大きいです。今までだと来客者が何名かは分からないから一回こっそり見に行って人数を確認してました。

 

もし人数を読み違えると、そっと「後一本持ってきて」とSlackがくることもあったので、そういうことって結構地味に面倒だったんですよ。笑

 

小林：あとはみんな、電話がないことで逆に意識が高まりましたよね。前よりも凄く協力的になったと思います。内線でやってたときより、コミュニケーションはかなり増えました。

 

自分のお客さんは自分で対応する、周りの人が困っていたら助ける、みたいな意識はかなり出来上がってきています。

 

ひとつ例を挙げるならば、

 

月に何度か、ものすごい量の宅配が届く日があるんですよ。

 

そんな時に宅配業者が来ましたというボタンで通知されると、自分のものかもって心当たりがある人が、「手伝いますよ」って声をかけて手伝ってくれたり。

 

今まではそもそも社内に知らせる仕組みがなかったので絶対無理でした。小さなことですが嬉しいですね。

 

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浸透したのはエンジニアのふとした協力が

Q：素敵なエピソードをたくさんありがとうございます！いい話ばかり頂けて嬉しいです（笑）
ちなみに導入にあたって困ったことはなかったですか？

 

小林：そうですね。今ではもう誰も言わないですが、正直慣れるまでは皆内線でよくない？本当にこれ必要？という意見はありました。

 

だいたい1～2カ月はまだ馴染んでいない感じはありましたね。

 

Q：そうだったんですね。浸透するきっかけになったことって何かありますか？

 

橋本：エンジニアの人達が興味を持ってくれたのが結構大きかったかもしれません。

 

自主的にエンジニアの人がテストとかしてくれて。運用が始まったことで自分事になったんでしょうね、きっと。

 

小林：そうですね。あと、私が意図的にしていたことは、当社は最初は内線電話と併用していたのですが、

 

「社員に来客の通知はここに来る」という意識付けをしたくて、内線で掛かってきた来客もすべてRECEPTIONISTのchannelで担当者に伝えるようにしていました。

 

それからはRECEPTIONISTのchannelが盛り上がると、みんな必然的に何だろうって気にしてくれるようになりました。

 

それまではあまり無関心だった役員や代表とかもそこから結構気にしてくれるようになりましたね。

 

その頃から当たり前のように来客の時はそこを見るようになりました。

 

今となって思うのは、内線電話が掛かってくるのは基本的に自分のタイミングではなく突然なので、集中している業務を切って電話に出なければいけないですが、

RECEPTIONISTだとチラッと確認するだけで、認知できるのでそういった点もかなり嬉しいポイントです。
 

RECEPTIONIST導入でスマートオフィスに近づいた

Q：RECEPTIONISTが全社的に影響を与えたことは何かありますか？

 

橋本：当社は「スマート保育園構想」を掲げています。これはICTやIOTを使って保育園の紙を無くしたりと、手入力などのアナログな作業からどんどん効率化を図っていることなのですが、実は社内がまだ追いついていなかったんです。

 

社外の取り組みと同じように社内もスマートにしていきたいと考えていました。

 

まさに、その先駆けになったのがRECEPTIONISTです。

RECEPTIONISTを導入したことで、そこから社内で改革ができるようになって、他にもシステムを入れられるようになりました。

 

なので、今回の導入が総務だけでなく、全社的にも潮目の変わった瞬間だったなと思っています。

 

急拡大企業&社員の力を最大化したい企業様へ

Q：最後に、今検討されている企業様に一言頂いてもよろしいでしょうか？

 

橋本：当社のように急な人員増加をしている企業や、いい採用ができているのにその人の能力を生かせていないと感じる経営者にはかなりオススメのサービスですね。

 

私は、最初は半ば強引にはじめて、それを当たり前にしていくという流れでこのサービスを導入させました。もしかしたら、ここで結構つまずく人は多いんじゃないですかね。

 

浸透させるまでにいかに空気を作っていくのかという。担当者が価値をしっかり分かった上で、空気感を作ったらあとは導入まで突き進めます。

 

是非、ご検討ください！

 

小林：当社は、パートの方も沢山いますが、パートの方だけがする業務を持っているんです。

 

だから、来客対応だとか、言ってしまえば誰でもできる業務を、誰かの仕事っていう形にするのはもったいないと思っています。

 

だから、このようなサービスで対応できるんだったら、それに任せて他のことでみんなの力を使おうよと私は思います。

 

機械は伝え忘れるなどのミスをしないですし。笑

 

ご検討されている企業さんは是非当社にも見に来てください！

 

 

橋本様、小林様、ありがとうございました！