エンジニアも営業も集中できる環境を実現!【Slack連携】

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

創業当初からソーシャルメディアマーケティング事業を展開し、「発見」や「体験」などの新しい価値を生み出し続けている株式会社サイバー・バズの鬼島様にRECEPTIONISTについてインタビューしてきました!

 


エンジニアも営業も集中できる環境を実現!

Q:現在お使いのビジネスチャットは何でしょうか?

 

鬼島:現在、メインで使っているのはSlackです。しかし、以前(2018年1月末あたり)はビジネスチャットを部門毎に複数利用していました。

 

当時、営業部門がChatworkを使い、エンジニア部門がSlackを使っていて、色々なビジネスチャットが混在している状況だったので、人によって

 

・どのビジネスチャットを使っているのかわからない

・ChatworkとSlackを両方使っている人は、どちらも確認しなければならない

・全社でアナウンスをしたい時に二重管理になる

 

という煩わしさがあったのです。

 

このことから、ChatworkとSlackのどちらをメインにするかという話し合い議論が始まり、結局Slackに落ち着きました。

そして、ここ数ヶ月で全社でSlackに統一しました。今では、社員の8、9割がSlackを利用しています。
 

 

「誰か」が受付内線電話にでないといけない

Q:それでは次に受付について聞かせてください。RECEPTIONISTを導入する前の受付方法は、内線電話でしょうか?

 

鬼島:そうですね。

 

特に、最近弊社ではバックオフィス部門が別のオフィスに移動したので、受付の内線電話は外出の多い営業職の社員も対応に追われ、来客の度に部屋中に内線電話が鳴り響いていました。

 

正直、仕事に集中しやすい環境ではなかったと思いますね。来客の方をお待たせするのはやはり良くないですし、取次をしていた方も来客担当の人が見つからない状況等があるとドキドキしながら対応していたのではないかと思います(笑)

 

また、採用面接の来客も多かったので、0分と30分のタイミングでは、内線電話がひっきりなしに鳴っているということも頻繁にありました。
 

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Q:わかります。集中が途切れてしまいますよね。内線電話をお使いのときには何か対策はとられていましたか?

 

鬼島:対策というのもなかなか内線電話だと難しく・・・もっと集中できる環境がつくれないものかとずっと感じていました。
 

 

 「もっと早く導入して!」 

Q:内線電話からRECEPTIONISTに置き換えて、変わったことはありますか?

 

鬼島:かなり変わりました。

 

弊社の受付内線電話は、「総務部<氏名>△△番」のように人単位で表示していたわけではなかったので、来客と直接関係のない人が対応することが多かったです。

 

RECEPTIONISTを導入してからは、来客通知が担当者に直接届くようになり、取次をする機会が減りました。

 

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Q:それは大変ですね。RECEPTIONISTを導入していない過去の自分に何と伝えますか?

 

鬼島:「もっと早く導入して!」と言いたいです。

 

当時は、なかなか時間が取れず、RECEPTIONISTのセットアップが延ばし延ばしになってしまっていました(笑)

受付対応の工数減を実感した今は、もっと早く使い始めればよかったなと今では思っています。

 

Q:RECEPTIONISTを導入検討されている方に一言お願いします!

 

鬼島:内線電話で受付対応をされている企業さんにはぜひ導入をお勧めします。

余計な工数を減らすことができるだけでなく、来客の方と直接やり取りができるのでミーティングもスムーズに始められます!

 

 

鬼島様、本日はありがとうございました!

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