総務の負担が圧倒的に減った
チャットワーク
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例
スマートフォンを中心としたインターネット総合広告代理店である株式会社アドウェイズの代表取締役社長の岡村様と、取締役の山田様にお話をお伺いしてきました。
なにこれ すげー こんなのはじめて
Q：今回はインタビューさせていただき、誠にありがとうございます！早速ですが、御社はどのような事業をされていますか？
アドウェイズは、スマートフォンを中心としたインターネット総合広告代理店です。
国内最大級のアフィリエイト事業、ネイティブアドや全自動マーケティングプラットフォーム事業、ビッグデータ事業などを展開しています。
世界中の人々に、スローガンである「なにこれ すげー こんなのはじめて」と言われるようなサービスやプロダクトの開発に努めています。
検討して導入をすぐ決めた
Q：RECEPTIONISTの導入経緯を教えていただけますか？
きっかけは、2017年の9月に増床するという予定があり、その時に「受付や飲み物などのオペレーションをどうしようか？」という話がでました。
僕の管轄する部署では、９割がエンジニアとデザイナーです。
「内線がうるさい」「電話はできる限り減らしたい」という電話に依存しないという共通認識がありましたので、増床前も席の数に対して10%ぐらい(島に１個)の最小限の内線電話しか使用していませんでした。
なので、内線電話での受付は考えておらず、受付に何も置かないということも考えてました。
その時に内線電話を使わずにチャットツールで来訪通知が届くiPad無人受付システム「RECEPTIONIST」を知り、検討した結果、すぐに導入を決めました。
全社導入へ
Q：御社は全社導入をして頂いておりますが、その経緯を教えていただけますか？
やましょー：初めは僕の管轄でもある新規領域グループの中にある子会社と投資部門、そして本社の新規事業グループがあるフロアに導入しました。
今回の件に限らず、ビジネスで使う新しいサービスは、僕の管轄で入れてみて、良いのか、悪いのかを判断し、本社に展開するという流れです。Slack導入もそういう流れでしたね。
なので、今回も僕の管轄する部署でテスト導入してから本社にも導入、という流れになりました。
具体的には、僕らのフロアに本社フロアの社員が来た時に、RECEPTIONISTを見て「これ何？すごいじゃん！」「便利だね！」という声が広まっていきました。
岡村：そうですね。そして、ちょうどその頃、僕と子会社であるおくりバントの高山とやっているブログ「勝手にしやがれ」の企画案を練っている時、「このサービス良いよね」という話になりました。
そして、実際にインタビューをしている時に橋本さんに、「ぜひ本社フロアにも入れてください」と言われ、「そうだよね。笑」となりました。既に実績があったので、みんなイメージしやすかったです。
これまでは担当部署がわからない来訪者が内線電話で総務に電話をかけていることが多々あったのですが、それが総務に大きな負担をかけていました。
「勝手にしやがれ」で総務もこのようなサービスがあると知り、「是非入れてください。」という声も貰えたので、全社導入となりました。
Q：本社の方も子会社フロアに来る時にRECEPTIONISTを使っていたとお聞きしましたが、何故でしょうか？
やましょー：本社フロアは静脈認証でドアを開けられますが、僕らのフロアは当初１年弱しか使用しない予定でしたので、静脈認証は入れておらず、既存のカードを通してドアを開けるという仕組みで、カードが無ければ代表の岡村でも入れない状況でした。笑
外部の方だけでなく、社員も入れない状況でしたので、RECEPTIONISTで「やましょーボタン」と「グループ関係者ボタン」と「宅配業者用ボタン」を作り、どれかを押せば関係者が出てきてくれるという使い方をしていました。
Q：「やましょーボタン」があるんですね(笑) 今、内線電話とRECEPTIONISTを並行して使われていますが、内線電話を使う来訪者はいますか？
岡村：今ではほとんどの方がRECEPTIONISTを使っていますね。この間、総務に聞いた時は、「内線電話にはほとんどかかってこない」と言っていました。
会議中に来訪があった時に、これまでは社員がLINEで来訪の連絡をくれて、お水出しや会議室の場所などのやりとりをしていましたが、
RECEPTIONISTを導入してから、１つのチャットツール内で来訪の確認やその後のオペレーションの指示ができるので、かなり効率化できました。
やましょー：ちなみに岡村が歯医者に行っていたので、今日もこのパターンでした(笑)
Q：実際に導入するときの苦労や不安、工夫したことはありますか？
やましょー：とにかく混乱が起こるのが不安だったので、僕のほうでRECEPTIONISTのヘルプセンターにあるマニュアルを全て理解しました。
そして、社内からの質問を僕が受けて、回答をしていくというフローをとりましたね。
それにより、意外とサクッと導入から浸透まで行うことができました。内線の回線を変えることを考えたら圧倒的に楽でしたね（笑）
総務の負担が圧倒的に減った
Q：導入後の変化などはありますか？
やましょー：エンジニアやデザイナーが多いので、内線電話が鳴らないのが良いですね。本当に手を離せない時に、誰かが変わりに対応してくれるのが助かります。
最初に登録した時に届くメッセージを自由に変更できるので、「誰か助けてあげてー」など、砕けたメッセージにしてみると、すんなり浸透していきました。
また、休みの日に配送業者さんがきたのがわかるのも面白いです (笑)
岡村：総務の負担が圧倒的に減ったことが一番大きいですね。僕自身の来訪対応はすごく楽になりました。
社内の声１：来訪者の待ち時間が圧倒的に短くなり、「12時アポ」だと12時5分には席に座って話始めています。以前は席にいないことなどもあったので考えられないことですね。
社内の声２：小ネタとして「RECEPTIONIST戸惑いませんでした？」って話せることで会話が和みます。
社内の声３：道案内の看板として役立ちます(無機質な廊下にiPadが鎮座してるところが弊社になります)。
社内の声４：対応者不明の来訪者を積極的に対応いただける方(社内)に感謝の気持ちが湧きます。
Q：RECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします。
やましょー：これから電話は無くなっていく流れになります。
なので、長い目で考えたときに、会社の規模が小さいうちから受付で電話を使わないというスタイルにしたほうが、導入コストを抑えられると思うので、早いうちに導入したほうがいいと思います。
どうしても電話で受付をしたい、、という強いこだわりがある場合は除きますが（笑）
それぐらい時代の流れに乗っているサービスだと思うので、検討をしているなら早めに導入したらいいと思います。
岡村様、山田様、本日は誠にありがとうございました！
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