コミュニケーションツールの普及と受付の簡略化になった!

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

プレスリリースでお馴染みの株式会社PR TIMESの岡村様にRECEPTIONISTの導入前、導入後のお話をお伺いしてきました。

 


コミュニケーションツールの普及と受付の簡略化になった!

Q:御社の事業内容についてお聞かせください。

 

当社は企業とメディアそして生活者をニュースでつなぐ、プレスリリース配信サービス「PR TIMES」を中心に、PR・コミュニケーション領域で様々な事業を展開しています。

 

企業とメディアのマッチングにとどまらず、企業の一次情報であるプレスリリースを生活者に”ニュース”として二次情報のように楽しんで読まれるようなサイト、サービスを実現しています。

 

常に最新の情報が集い、企業自身が発信者となっていることから情報への信頼度も高く、メディアや生活者にとってのネタ探しの場として機能しています。

 

Q:岡村様の担当業務内容についてお聞かせください。

 

サービス開発本部という部署で、主にインフラ部分の開発と運用をみています。

加えて、社内のシステムなども見るというのが僕の業務内容になりますね。

 

自社アプリからRECEPTIONISTに

Q:導入の必要性を感じたキッカケについてお聞かせください。

 

RECEPTIONISTを使う前は、「自社開発のアプリでiPadから呼び出す受付システム」がありましたが、通知先が部署単位という形になっていました。

 

そして、受付フローも以下のように多く、コストになっていました。

 

1、受付iPadから、部署ごとに置いてあるiPadに通知が来る

2、受付に行って誰宛かを聞く

3、担当者を呼びに行く

 

というように内線電話と同じで1アクション多かったんですね。

 

そのため、人数が多くなると『ちょっと使いにくいな』という意見が増えました。それで別の受付システムにしようと思ったのが最初のキッカケです。

 

ちなみに自社で受付システムを開発をしたのが移転する時で、前のオフィスは内線電話だったんです。

 

移転時のメンバーは、3人に1人の割合で、エンジニアが入っていましたので、

『せっかくオフィスを移転するんだったらちょっとノリで自社開発の受付システムを作ろう』

という話題になり、メンバー内で

『そういうのも遊び心があっていいよね』ということで、移転するタイミングで一度作ってみました。

 

しかし、私達は受付に関しての知見があるわけでもないし、これを外販しようと思って作ったわけでもなかったので、

そこでさっき言ったような負の部分が出てきました。

 

ちゃんと作ろうとすると、それなりのコストがかかるのと、メンテナンスに関しても時間がかかるので

 

、外に良い受付システムがあればそちらを使おうと考えていたタイミングで出会ったのが、RECEPTIONISTでした。

 

Q:「RECEPTIONIST」 はどのようにして知りましたか。

 

「PRTIMES」でリリースを配信していただいているので、そこで知りました。

 

Q:知った時の印象はどうでしたか?

 

「結構伸びているサービス、イケてる」というところがイメージとしてはありましたね。
 

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受付業務の無駄なアクションが減った!

Q:導入を決めたポイントについてお聞かせください。

 

来客通知がSlackに飛ばせるところですね。

 

加えて、リアルタイムで通知が飛ぶところが便利だと思いました。

 

ただ、今もエンジニアはSlackをコミュニケーションツールとしてかなり使っている一方で、管理部門の経理や総務とかそういった人達は元々Slackにはあまり用事がないんですね。

 

なのでSlackを十分使えているかどうかで言ったら濃淡があるとは思います。

 

そういったところも含め、全社でSlack(コミュニケーションツール)を普及させていこうという流れと一緒に、受付の効率化も図れるという一石二鳥なところもあります。

 

結果的には

 

個人に通知が飛ぶ

使い慣れているSlackで通知がくる

 

というところが、良かったと言ったところです。

 

あ、またこの会社にも入ってる!

 

 

Q:導入後、大きく変わった点はどんなところでしょうか。

 

受付のところで言うと、個人が呼ばれた時に1アクション減っているというところですね。

 

そこはだいぶ大きいと思います。

 

加えて誰が応答したかというのが分かるので、それをフォローできる体制も取れるという点です。

 

あと、色んなところに訪問する機会が多いのですが、

 

そうすると『あ、ここもRECEPTIONIST入ってる』『また一緒の受付システムだ!』『ここも入れたんだ!』というのを肌で感じるようになりました。

 

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Q:弊社サービスを検討する際に、他社サービスとの比較はしましたか。

 

他社のサービスを検討したっていうのはないですね。

 

もう一回別のものを自社で作ろうか、みたいなのは一旦あったりはしたんですけど、

 

RECEPTIONISTを試しにちょっと使ってみて、「これは良さそう」と思って決めた感じです。

Q:今後導入を考えている企業様へ一言もらえますか。

 

簡単なのでまずは一度試してみたらいいんじゃないでしょうか!

 

それこそ弊社と似たような規模の企業さんには、もうぴったりはまると思います!

 

 

山口様(ご同席いただいておりました)、岡村様、ありがとうございました!

 

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