電話以上に確実にスムーズに来客応対が進む

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

若手ビジネスマン向けメディアの運営をはじめとして、「世の中をシンプル」にすることに取り組んでいる「株式会社U-NOTE 」様が、iPad無人受付システム「RECEPTIONIST(レセプショニスト)」を導入した理由について、代表取締役CEOの小出様にお話をお伺いしてきました。


世の中をシンプルに

Q:U-NOTE様の事業内容を教えてください。

 

弊社の事業内容はざっくり言うと、メディア事業と広告事業ですね。

 

ビジネスマンは一般的に1日8時間、約40年間働きます。人生の大半を仕事に費やすのに、それが退屈だったら勿体無いですよね。

 

なので、U-NOTEのビジョンは「仕事を楽しく、毎日をかっこ良く」することです。そのために、仕事を中心とした生活をもっと豊かにできる情報を提供する「U-NOTE」という会社名と同じビジネスマン向けのメディアを運営しています。

 

と同時に、企業として「かっこ良く、楽しく、稼ぐ」「三方良し」を大切にして、U−NOTEに関わるすべての人を幸せにする会社を目指しています。
 

 

Q:なるほどですね。小出様はどういう業務をされていますか?

 

主に2つです。

 

1つ目は、プロダクトづくりにおける最終的なクオリティのチェックとプロダクトの方向性策定です。

 

プロダクトの最終目標を定め、目標に対してのKPIを設定したものを各事業部や責任者に渡して、週次でどのような数字の推移になっているのかをチェックしています。

万が一、達成できなかった場合には、なぜ達成できなかったのか、どうすれば達成できるかを考えてもらい、素早く改善を行うことも促しています。

 

こういったひとつひとつの事業が目標に対して正しく執行されているかを確認し、最終的な意思決定を行っています。

 

2つ目は採用ですね。

 

僕自身、インターンの採用はあまり見ていませんが、中途採用の面接や採用戦略について考えています。

 

アナログな仕組みで受付をしていました。

Q:今までの受付フローを教えてください。

 

RECEPTIONISTを導入した当時のオフィスでは、エントランスにある呼び鈴の音が鳴り次第、担当者が来客対応をしていくという受付方法を採用していました。

 

内線すら使わない、すごいアナログな仕組みで回していましたね(笑)。

 

Q:アナログな受付フローだと、困ることも多かったのではないでしょうか?

 

はい、そのとおりです。特に、呼び鈴での運用だったので、ちょっと雑音が入ると聞こえずに対応できなかったり、気づかなかったりなどというケースが多かったですね。

 

また、呼び鈴だけだと、誰が担当者かわからないという問題もあったので、社内で一度調べるというコストが発生していました。

 

Q:御社にいらっしゃる方はどんな年齢の方が多いですか?

 

一番多いのは、インターンの採用面接に来る大学生の方ですね。

 

かなりの数のインターンを採用していますので、来訪者の中ではインターンの面接に来る方の割合が一番高いです。

 

弊社はIT企業なので、ITにあまり精通していない方は書類選考の段階でかなり絞っています。そのため、受付のiPad操作で戸惑う人はそこまでいないかなと思います。
 

 

非効率な電話でのやり取りをやめたかった

Q:受付アプリの導入を決めたのは何でしょうか?

 

「電話対応に時間を取られたくない」、「電話を使う機会を減らしたい」という思いが強くあったことが、受付アプリを導入するキッカケになりました。

 

橋本さん(RECEPTIONIST運営会社の代表)から、その悩みはRECEPTIONISTで解決できるとお話を頂いて、コミュニケーションコストが減らせそうだなと思いました。

 

また、僕個人の思いとして「受付対応に専念する人を置きたくなかった」と思っていたこともあり、 導入を決めました。
 

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Q:ありがとうございます!導入にあたっての苦労や工夫はありましたか?

 

導入の際に苦労したことは特になかったです。

 

もともと全社でSlackを使っていたこともありますし、非常にわかりやすいマニュアルもあったので簡単に設定することができました。

 

社内への通知に対しても大規模な説明会を開いたりする必要もなく、全員がマニュアルに沿って進めてくれたので、特に問題なく導入することができました。

 

Q:ちなみに、Slackはいつ頃から導入されていましたか?また導入のキッカケも教えていただけますか?

 

Slackは3年ほど前から使っていました。日本でSlackが使われるようになった最初の時期ぐらいですね。

 

Slackを導入したのは、開発面でいろんなAPIと連携しやすかったことが一番の理由です。社内でも様々なツールと連携して使っています。

 

来客に気づかないことはない

Q:RECEPTIONISTを導入して何か変化はありましたか?

 

 

受付アプリを導入後に最も強く感じたことは感じたのは、ストレスを削減できた事です。

 

弊社は、各社員に内線電話を置いている会社ではありません。もし内線電話で受付対応をしていたら、来客の度に集中して取り組んでいた仕事を中断しなければいけません。

 

内線での受付対応という、ある種のストレスを削減できたのは非常によかったなと思います。

 

また、RECEPTIONIST導入をした時の具体的な変化としては、担当者に直接通知がいくので、社内で誰の来客か確認する必要もなく、コミュニケーションコストが圧倒的に減りました。それに、来客に気づかないということもなくなりましたね。

 

また、弊社は受付周りだけでなく、様々なやり取りをSlack上で行っているので、弊社の業務フローの中に綺麗に入ったというのも良かった点でした。

 

来客をいち早く把握できる

Q:社員の方から何かお声があれば教えて下さい。

 

社員からは以下のような声がありました。

 

「導入前は、卓上ベルで来客応対をしていたため、迎えに行く際、どこの誰が来たのかがわからず不安な思いでいつも対応していました。」

 

「RECEPTIONISTを導入してからは、訪問者が来た際、訪問者情報をチャットツールで即座に確認できるようになったので、気持ちが楽になりました。」

 

「今後期待する新機能は、飛び込み営業撃退ボタンです(笑)

(※U-NOTE様が導入した当初は実装されていませんでしたが、現在はカスタムボタンの」メッセージボード機能で、「お約束のない方へ」の対応が可能となっております。)

 

「RECEPTIONIST導入前は、来客した方に卓上ベルを鳴らしてもらっていたため、「あれ、今ベル鳴った?」と音が拾えないこともありました。」

 

「導入後は確実に来客かどうかがわかり、音が拾えずソワソワするようなことはなくなりました。」

 

「配達や打ち合わせ、採用面接など、来客の目的が通知とともにわかるため、どんな対応をすればいいのかをいち早く把握することができ、とても助かっています。」
 

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チャット利用企業には必須アイテムですね!

Q:最後に、導入を検討する企業に向けて一言ください!

 

普段の業務でもチャットツールを使っている会社であれば、ぴったりハマると思います!

 

というのも、業務上で使っていると、普段の社内連絡に気づかないことが無いように、各ツールの通知に社員が敏感だからです。そのため、来客通知にも、気づかないということはないかと思います。

 

何よりも電話以上に確実にスムーズに来客応対が進むので、チャットツールを導入している企業様については、今後必須のアイテムになってくると思います。

 

 

小出様、ありがとうございました!

 

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