ペーパーレス化に必要な4つのステップとは?メリットや成功事例、おすすめツールまで紹介

ペーパーレス化は多くの企業・業界において、現在非常に重視されている取り組みの一つです。
 
今回は、そんなペーパーレス化の現状と課題に焦点を当てつつ、具体的なメリットや進め方を紹介していきます。
 
ペーパーレス化に向けて何をすべきなのかを見極めたうえで、効率的な取り組み・施策を明らかにしていきましょう。

 



ペーパーレス化の現状と課題とは?

ペーパーレス_現状_課題
 
業務効率化やコスト削減、その他働き方改革などの流れから、近年はさまざまなシーンにおいて「ペーパーレス化」が進んでいます。
 
ペーパーレス化とは、その名の通り「紙」から脱却する取り組みや施策を推進するという意味です。従来の書類ありきの業務体制を変革させ、ITシステムなどを導入し業務効率を高めること、コストを必要最低限に抑えることにつなげています。
 
コクヨ株式会社では、2021年にペーパーレス化に関する現状の調査を行っています。その中の「新型コロナウイルスの感染拡大によって、あなたの職場はペーパーレス業務が進んだと思いますか?」という質問に対する回答は、以下のようになっています。

  • とても進んだと思う:17.2%
  • 少しは進んだと思う:39.5%
  • あまり進んでいない:25.6%
  • まったく進んでいない:11.7%
  • コロナ禍前からペーパーレス業務は進んでいた:6.1%

この結果を見ると、ペーパーレス化の進行状況があまり芳しくない職場は全体の4割近くにも及ぶことがわかります。
 
2020年から続くコロナ禍は、各業界のペーパーレス化に確かに大きな影響を与えました。しかしながら、それでもなお紙文化は強く根付いていると考えられ、それが一部の企業のペーパーレス化の妨げになっているのは事実でしょう。
 
また、同社の調査では、以下のような点もペーパーレス化を妨げる課題だと指摘しています。

  • 印刷の必要性を判断できず「とりあえず印刷しておく」という考え方が蔓延している
  • ペーパーレス化のための取り組みを自社のみでは進められない
  • 中小企業はペーパーレス化をはじめとした業務環境の改善にまで手が回らない

したがってペーパーレス化を進めるためには、このような課題解決が迅速に求められるといえるでしょう。
 

 

ペーパーレス化に取り組むべき5つのメリット

ペーパーレス_取り組み_メリット
 
ペーパーレス化に取り組む際には、具体的なメリットについて理解を深めておくことが重要です。まずは、以下のようなメリットに目を向けていきましょう。

  1. 業務効率化や生産性向上
  2. 用紙代や保管コストなど、各種コストの削減
  3. 情報漏洩や紛失リスク防止でセキュリティ対策
  4. テレワーク移行など労働環境の向上
  5. SDGsや環境保護の取り組みによる企業イメージが向上

 

1. 業務効率化や生産性向上

ペーパーレス化が進めば、あらゆる業務の効率が高まり、生産性も向上すると考えられます。
 
逐一紙におこす必要がなくなるため、誤字脱字、記入漏れなどをまず防ぐことが可能です。さらに、レコーダーや記録計を活用すれば、より確実に内容を記録することができます。また、よく使う書類はテンプレート管理ができるため、作成が非常にスムーズになります。
 
ほかにもシステム内で契約書や申請書を確認できれば、各種チェック作業も手軽になるといえるでしょう。従来の紙を通して行われていた情報共有もスピーディーになります。
 

2. 用紙代や保管コストなど、各種コストの削減

ペーパーレス化を促進することで、

  • 用紙代
  • 印刷代
  • 郵送代
  • シュレッダーなどの廃棄代

にかかるコストを抑えることができます。
 
ペーパーレス化が進めばこれらのコストを大幅に抑えられるため、その分開発費や販促費など重要な部分にリソースを割くことが可能になります。
 
また、保管コストを抑えられるのも着目すべきメリットです。書類を逐一収納棚などで保管する必要がなくなるため、保管の手間とスペースの両方を削減できます。
 

3. 情報漏洩や紛失リスク防止でセキュリティ対策

セキュリティ対策の面でも、ペーパーレス化には大きなメリットがあるといえます。紙ベースで重要書類を保管していると、紛失による情報漏洩・流出のリスクが高まります。
 
これに対して書類をすべて電子化して保管していれば、多要素認証やアクセス制限などさまざまな対策を講じたうえでセキュリティ体制を強化できます
 
万が一のデータ消失に備えてバックアップを取っておけるのも効果的なリスク対策といえるでしょう。
 

4. テレワーク移行など労働環境の向上

ペーパーレス化はテレワーク体制を整備するうえでの貢献度も高いといえます。紙ベースでの業務は従来の出社ありきでの業務体制になるため、テレワークとの相性は非常に悪くなります。
 
しかしペーパーレス化を進めれば、出社を必要とすることなく、リモート環境でも契約や承認といった作業が進められます
 
テレワークをはじめとしたニューノーマルな働き方に適用していくためには、ペーパーレス化の推進は必要不可欠といえるでしょう。
 

5. SDGsや環境保護の取り組みによる企業イメージが向上

ペーパーレス化は企業イメージの向上にもつながります。
 
紙の消費を減らす目的のサスティナブルな業務体制をアピールできれば、環境保全に目を向けている企業としてイメージが向上するでしょう。
 
実際に、日本における国民一人あたりの紙・板紙消費量は世界でもトップクラスと言われています。紙の消費を抑え、環境保全への取り組みを強化していくことは、社会的責任として多くの企業に求められていることなのです。
 

 

ペーパーレス化にはどんなデメリットがある?

ペーパーレス化のデメリットは以下のようなものがあげられます。

  • ペーパーレス化導入に向けた準備やコストがかかる
  • セキュリティー面への不安
  • 紙に比べて直感的な書き込みなど扱いづらいことがある

 

ペーパーレス化導入に向けた準備やコストがかかる

ペーパーレス化を導入するには、新たなシステムやデバイスを導入する必要があり、コストがかかります。
 
また、従業員はそのシステムの使い方や、ペーパーレス化に伴い社内での新しいルールなどを共有する必要がでてくるでしょう。
 
今までのやり方と大幅に違うことから、不慣れなことが多くなるとペーパーレス化がデメリットと感じてしまうこともあるかもしれません。
 

セキュリティー面への不安

書類などをデータで管理するには、情報漏洩などのセキュリティ面に配慮する必要があります。
 
セキュリティーを対策せず、顧客情報が漏洩してしてしまうことがあれば、大きなトラブルとなります。会社の信用も損なう結果となり、事業を継続するのも危ぶまれる可能性もあります。
 
電子データの取り扱いに対する知識を会社で共有し、導入するシステムのセキュリティが安全なものであるか見極める必要があるでしょう。
 

紙に比べて扱いづらいことがある

電子データよりも紙の方が良いと感じることもあるでしょう。例えば、直感的な書き込みなどは紙の方がしやすいかもしれません。
 
また、複数の資料を並べて見比べたい場合など、作業内容によっては紙に印刷した方が便利と感じることもあるでしょう
 

ペーパーレスを進める方法|ステップは4つ

ペーパーレス_方法_ステップ
 
では、ペーパーレス化を進めるには具体的にどのような取り組みを行えば良いのでしょうか。ここからは、参考にしておきたい4つのステップを紹介していきます。

  1. 経営層を巻き込んで全社横断的なプロジェクトとして進める
  2. ペーパーレス化対象の紙媒体を決める
  3. 対象物や会社状況を考慮した、最適なツール・システムの導入
  4. 段階的にペーパーレス化を開始する

 

1. 経営層を巻き込んで全社横断的なプロジェクトとして進める

ペーパーレス化は、全社横断的プロジェクトとして進めることが大切です。一部の部署・拠点のみで進めるのではなく、経営層を巻き込んだうえでダイナミックに改善を図ることが望ましいでしょう。
 
経営層を中心に紙文化が強く根付いているせいで、ペーパーレス化が進まないパターンは少なくありません。ペーパーレス化のメリットを共有し、社内全体で大々的に進めていくことを目標にしていきましょう。
 

2. ペーパーレス化対象の紙媒体を決める

ペーパーレス化のプロジェクトは全社的に進めていくことが重要ですが、すべてをいきなり電子化するのは混乱を招きます。
 
したがって重要なのは、まず対象となる紙媒体を決めることです。例えば契約業務に電子契約を導入したり、ペーパーレスFAXを導入したりするなど、具体的に何をペーパーレスにするのかを明らかにしていきましょう
 
その際には、当該業務・媒体をペーパーレスにすることで、具体的にどのようなメリットが望めるのか明確にすることも大切です。
 

3. 対象物や会社状況を考慮した、最適なツール・システムの導入

ペーパーレス化には原則として、ITツール・システムの導入が望ましいです。
 
例えば電子契約なら、まずは電子契約をスムーズに進められるサービスやシステムの導入を行います。
 
なお、書類の電子化・ペーパーレス化に役立つツール・システムはさまざまなものがあります。選定には自社の業務内容や規模などもかかわってくるでしょう。
 
そのため本当に社内で活用できるツール・システムかどうかは、業務内容や規模などを考えたうえで慎重に判断する必要があります。
 

4. 段階的にペーパーレス化を開始する

ペーパーレス化は基本的にスモールスタートを意識して推進していくことが重要です。
 
一部の業務、一部のプロジェクト、一部の部署などでまずはペーパーレス化を試してみて、効果を測定していきます
 
そこで効果を実感できればそれが社内におけるペーパーレス化の成功事例になり、取り組みを広げていく糧になります。

 

ペーパーレス化で得られた効果を事例で紹介

続いて、ペーパーレス化によって得られた効果について、具体的な成功事例を紹介していきます。進め方や具体的な対策がわからないときは、まずは他社の成功事例からヒントを得ていきましょう。
 

申請書を電子化し、承認申請業務のペーパーレス化|伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

ペーパーレス_事例_伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
 
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社では、申請書の電子化によって、承認申請業務の全体的なペーパーレス化を図っています。
 
この取り組みには内部統制の強化やリモートワーク推進などの背景がありました。そして取り組みの結果、導入7ヶ月で4万時間以上の業務時間・5万枚以上の紙の削減に成功しています。
 
もちろんこれだけでなく、コロナ禍でのリモートワーク体制の迅速な整備にも成功しています。
 

Salesforce-クラウドサイン連携で契約業務を電子化|株式会社カオナビ

ペーパーレス_事例_株式会社カオナビ
 
株式会社カオナビでは、契約業務の電子化によってペーパーレス化を進めています。
 
鍵となったのは電子契約サービスの「クラウドサイン」と、顧客情報管理の「Salesforce」の連携です。これにより契約書の印刷や必要事項の手書き、捺印、不備の確認といった手間を削減することに成功しています。
 
この契約業務の電子化は、各担当者・顧客どちらからも高い評価を得ているといいます。
 

ノンペーパー会議へ移行して会議効率を向上|株式会社野村総合研究所

ペーパーレス_事例_株式会社野村総合研究所
 
株式会社野村総合研究所では、会議におけるペーパーレス化を行っています。同社では、紙が社内にあふれかえっていることが業務効率を落としていること、情報セキュリティに問題があることを課題として指摘していました。
 
会議システムにおけるペーパーレス化の取り組みでは、まず紙の資料配布をなくし、会議室にプロジェクターやスクリーン等の設備導入を行っています。
 
ほかにも資料を電子化して事前に配布しておくこと、議事録をグループウェアで公開することなどにも注力しています。この結果、会議数・時間が減少し、効率化に成功しています。
 

ペーパーレス化を実現するツール

ペーパーレス化に向けた取り組みを実施する際には、事前にどのようなツールが有効なのか知っておくことも重要です。
 
最後に、ペーパーレス化を実現するツールやアプリを紹介していきます。

  • 情報共有ツール
  • 電子署名・電子契約ツール
  • ワークフローシステム
  • 人事労務ソフト

 

情報共有ツール

社内における素早い情報共有には、以下のような情報共有ツールが役立ちます。

  • Talknote
  • Yammer
  • Backlog

 

電子署名・電子契約ツール

近年市場拡大が著しいペーパーレス化に役立つツールといえば、電子契約ツールが挙げられます。契約の電子化には、以下のようなツール導入がおすすめです。

  • クラウドサイン
  • Docusign
  • 電子印鑑GMOサイン

 

ワークフローシステム

申請・承認業務の効率化のためには、以下のようなワークフローシステムの導入が有効です。テレワーク体制の強化にも役立ちます。

  • ジョブカンワークフロー
  • コラボフロー
  • Create!Webフロー

 

人事労務ソフト

人事労務・経理にかかわる業務の効率化には、以下のようなツールが役立ちます。人事労務業務は多岐にわたるうえに煩雑なため、特に年末調整や決済などの業務改善にはツール導入によるペーパーレス化が効果的です。

  • SmartHR
  • オフィスステーション労務
  • 人事労務freee

 

ペーパーレス化で業務効率を高めよう

ペーパーレス化は業務効率化やコスト削減などの大きなメリットをもたらします。変化する今後のビジネス環境に適用していくためには、ペーパーレス化の取り組みは多くの企業にとって避けて通れないものといえます。
 
成功事例や必要なツールを参考にしつつ、自社に合ったかたちでのペーパーレス化プロジェクトを進めていきましょう。

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