すぐ真似できるPC仕事術 | 効率よく仕事して定時で帰るための12のテクニック

働き方改革が進められて残業がしにくくなっているなか、どうしても仕事が終わらないと悩む方も多いでしょう。
 

この記事ではPC作業を効率化するためのテクニックを12個まとめてご紹介します。
 

知っていればすぐできる単純な作業ばかりなので、ぜひ普段の業務に取り入れてみてください。
 



PC作業効率化のテクニック5選

まず、PC操作を早くするためのテクニックを5つ紹介します。
 

1.メール作成の効率化

メールでよく使う文章はメールメッセージの「署名」に入力しましょう。
 

スマートフォンなど署名機能がない場合や、文章のパターンが複数ある場合には、「メモ帳」に基本となる文章を作っておけばコピー&ペーストするだけで済みます。
 

2.ショートカットキーを活用

Windowsでいうコピーペースト(Ctrl C+Ctrl V)のように、マウスの操作を極力減らしキーボードで操作すると効率よく入力作業ができます。
 

・ウインドウの切り替え
 

Windows:Alt長押し+Tab
Mac:Alt+F1
「キーボード」→「ショートカット」→「キーボード」→「次のウインドウを操作対象にする」右側の変更で、任意のコマンドに変更可能

 

・デスクトップへ移動
 

Windows:Win+D
Mac:control+数字キー
※事前に設定が必要。「キーボード」→「ショートカット」→「Mission Control」→「デスクトップ1へ切り替え」をチェック

 

3.辞書登録で入力時間を最小化

使用頻度の高い言葉をはじめ、誤字が怖い固有名詞や英単語、PC用語、長い単語は辞書登録をしておきましょう。
 

Windowsの場合「単語の登録」
Macの場合は「ユーザ辞書を編集」

 

から編集できます。
 

4.タイピングで時短

文章を入力していて、誤字を再入力するのは非効率です。考えながら打つのではなく、入力すべきことを決めてから手を動かしましょう。
 

そもそも早く正確に文字が打てるようにするには、練習が不可欠。
 

タイピングソフトなどを活用して、キーボードのホームポジションからスムーズに必要なキーに移動する練習が有効です。
 

5.ブラウザを最適化

ブラウザのGoogle Chromeは軽量で拡張性が高く、機能のカスタマイズもできます。ニーズに応じて機能を追加していましょう。
 

Google Chromeの「設定」→「機能拡張」

 

から機能追加ができますよ。
 

単語やページを翻訳する「Google翻訳」や画面をスクリーンショットできる「Full Page Screen Capture」など、機能はさまざま。
 

また、Google ChromeはGoogleアカウントと紐づくため、パソコンとスマホなど、端末が変わっても同じ環境で使えます。
 

準備時間を削減するテクニック3選

ビジネスに欠かせない資料作成の時間を削減しましょう。
 

6.資料作成の時短術

資料作成に必要な書式はテンプレート化しておきましょう。
 

「表紙」「概略」「目的」「課題」「解決案」のように、プレゼンの流れを考慮して構成すると、資料作成とともに思考の整理にもつながります。
 

画像を説明するスライドは、画像を入れる位置と説明書きをする場所を決めておけば、あとは情報の差し替えだけで対応可能。
 

7.会議・プレゼン準備を効率化

究極の時間削減はある工程を「やらない」こと。
 

打ち合わせに議題は必要ですが、そもそも資料が必要かどうかについて、資料を作る前によく検討しましょう。
 

資料を作成しないことで、会議中に会話に参加せず資料を読みふけってしまうことを防ぎ、議論に集中できるメリットも。
 

また、議事録作成工程を省くには、会議中のホワイトボードのメモを写真に撮り共有する方法があります。
 

8.コマンド入力でPC切り替え

セキュリティや省バッテリーの都合上、離席時や移動時にPCをロックする機会は多いでしょう。離席のロックやシャットダウンもコマンド入力に対応しています。
 

Windows
ロック:「Windowsロゴ」→ユーザーアイコン選択→「ロック」
再起動・シャットダウン:「Windowsロゴ」→電源アイコン選択→「再起動」または「シャットダウン」

 

Mac
ロック:「control」+「command」「Q」
再起動・スリープ・システム終了:「control」+「電源ボタン」

 

また、Windows 10のPCの場合、PCとBluetooth接続したスマートフォンを持ったまま自分が移動すると、Bluetoothの接続が切れてから1分後にPCをロックできます。
 

「スタート」→「設定」→「アカウント」→「サインイン オプション」→「動的ロック」→「その場にいないときに Windows でデバイスを自動的にロックすることを許可する」

 

情報取得最小化のテクニック4選

データの管理方法を決めておくとPC内のデータ調査時間はもっと短くなります。
 

9.情報検索の時短術

必要なファイルを見失ってしまった場合には、ファイルの検索機能を活用すると便利です。
 

検索のしやすさを高めるため、ファイル名は例えば「日付_内容」など、ファイル名のつけ方もルール化しておきましょう。
 

10.フォルダ・ファイル整理の効率化

ファイルやフォルダの作り方として、データを管理する場合はわかりやすさを重視し、フォルダは3階層までにとどめましょう。
 

また、1つのフォルダに納めるファイルは20個までとし、それを越える場合は別のフォルダに管理すると、より一覧性が高まるでしょう。
 

11.メールフォルダ整理で効率化

メールも全て受信フォルダに入れたままにしておくと、管理するのがたいへんです。
 

メールの設定機能を活用し、クライアントごと、案件ごとなどで自動振り分けの設定をしておくと、ログを探す時間が省けます。
 

12.デスクトップ整理で効率化

PCのデスクトップ上にファイルが多いと、見た目が悪いだけでなく、必要なファイルの場所もわかりにくくなりかねません。
 

また、PCの起動時にはデスクトップ上のファイルやフォルダのデータを読み込むため、デスクトップに実際のファイルが多いほど、起動に時間がかかります。
 

さらに、ファイル名が丸見えになっていることから、セキュリティ面でもよい状態とはいえません。
 

データを作成する際は別のフォルダで作成して、適宜ショートカットを活用するとよいでしょう。
 

操作を加えたいフォルダやデータの上で
 

「右クリック」→「送る」→「デスクトップ(ショートカットを作成)」

 

で、デスクトップにショートカットが作成されます。
 

まとめ

業務内の多くの時間をPCでの作業に取られている方は多いでしょう。しかし機械相手だからこそ、効率よく作業を進める方法があるのです。
 

自分が担当する業務内容を踏まえつつ、今回の記事を参考に効率化を実践してみてください。

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