【2020年徹底比較】会議室管理システム22選!ニューノーマルの必需品

会議室管理システムをご利用ですか?

 

昨今の情勢から、来客や社員の滞在履歴などをきちんと記録し、未然にリスクを回避することが、新常識となりつつあります。

 

そこで、おすすめの会議室の管理システムと、その選び方についてご紹介します。



会議室管理システムが必要なのはどんな時?

会議室管理システムとは何か?

リスクを未然に防ぐためには、会議室を「いつ」「誰が」「どれくらい」使用するのか、
自動で記録できるように整備することが重要です。

 

またそれだけでなく、「他のチームと会議室利用時間が被ってしまう」「会議室の予約が入っているが、実際は誰も使っていない」などのトラブルを回避し、会議をよりスムーズに実施するために大活躍するツールが「会議室管理システム」なのです。

会議室管理システムを導入するメリットとは?

会議室の予約状況/リアルタイムの利用状況などを確認できる会議室管理システム。
導入メリットは主に以下の通りです。

 

  • ・テレワーク/出社両方を実施している会社でも、きちんと滞在履歴が記録できる。
  • ・どの会議室を「いつ」「誰が」「どれくらい」利用したのか自動で記録される。
  • ・人的ミスによる会議室の予約忘れや予約の重複を防止できる。
  • ・現在の会議室の利用/予約状況を随時確認できる。
  • ・会議室予約の連絡にかかる時間を省略できる。
  • ・会議室の予約ミスによって来客を待たせる可能性が低くなる。
  • ・会議室の予約トラブルでバタついてしまう姿をクライアントにみられて、悪印象を与えたり、不信感を抱かせる心配がなくなる。
  • ・会議室の予約ミスによる「会議室一つまともに抑えられないのか?」というネガティブな印象を上司に与えずにすむ。

 

 

これらのような状況を避けるためにも、会議室管理システムの導入がおすすめです。

 

会議室管理システムでオススメなツール【有料】

あらゆるスペースを管理する「RECEPTIONIST For Space」

会議室管理予約システム

 

 

「RECEPTIONIST For Space」は、会議室・商談スペースの利用状況をリアルタイムに把握できる会議室管理・予約サービスです。

 

タブレットだけでなくスマートフォンでも利用できるため、会議室のみならず、イベントスペースや電話BOX、Web商談席、集中ブース、仮眠室といった、オフィス内のあらゆるスペースの管理がこれ一つで可能になります。

 

シンプルで、おしゃれ。

 

デザイン性が高く、シンプルで使いやすいシステムなので、誰でもすぐに利用可能です。

 

また、GoogleカレンダーやOffice365(予定)と連携しているため、会議室の予約・管理ができます。

 

さらに、無料で使える「日程調整機能」を使うことで、お客様やクライアントとの打ち合わせの日程調整も自動でできる来客に特化したサービスです。

RECEPTIONIST for Space:https://receptionist.jp/for-space

 

会議室予約システム 「iMeeting®-R(アイ・ミーティング・アール)」


見やすくシンプルな画面と簡単な操作で自社の会議室をいつでもスムーズに予約できる「会議室予約システム 『iMeeting®-R』」。
利便性の高いクラウド型で、ネットが繋がる環境であればどこからでも予約できるうえ、低コストで導入しやすいのが魅力的です。

 

管理画面での設定も簡単なので、はじめて予約管理システムを導入する場合でも設定しやすいのが嬉しいところ。

touch-mee(タッチミー)


「打ち合わせが延期になったのに、会議室の予約取り消しを忘れてしまった」
「会議室を使いたかったのに、誰かが予約したまま使ってないみたいで、イライラしてしまう…」

 

日々、様々な仕事に追われていると、会議室の予約変更や取り消しをうっかり忘れてしまうことがあります。

 

そのようなミスを防ぎたいなら、「touch-mee」がおすすめです。

 

各会議室の前にNFC付きタッチシートを貼り付け、会議室の利用開始と終了を管理できるので、会議室の空予約を放置するミスを防ぐことが可能。
会議室の予約を巡って起こる社員同士のトラブルも避けられます。

 

1部屋に付き、月額3,500円から利用可能なので、手軽に始めやすいのも魅力的。

 

BRoomHubs(ビールームハブス)


「前の予約を取り消し忘れてクレームが入ってしまった」
「打ち合わせの予定をうっかり忘れて、遅刻してしまった」

 

などの打ち合わせをめぐるトラブルを避けたいなら、「BRoomHubs」を使ってみましょう。

 

会議室利用開始前にリマインダーメールを送ってくれるほか、来訪者管理もしてくれるので、社外のスタッフやクライアントとの打ち合わせもよりスムーズに進めることが可能。

 

月額30,000円からスタートできるので、小中規模の企業におすすめです。

 

Resource Look(リソースルック)


「15時まで会議室を予約してたけど、打ち合わせがスムーズに進んで14時に終わってしまった」

 

などという時には、会議室を早く開放して稼働率をあげたいものですよね。

 

「Resource Look」だと、会議室の利用延長や繰り上げ開始、繰り上げ終了まで管理可能。

 

「会議室が空いてるみたいなのに予約表示になってて使えない」という状況を防ぐことが可能です。
また、チェックイン操作をしない場合、自動キャンセルとなり会議室を開放してくれるので、たとえキャンセルを忘れても安心です。

 

管理したい会議室が5部屋までなら月額15,000円、6部屋以上は会議室の数によって月の利用料金が変動します。

 

Click Forum Reserve(クリックフォーラムリザーブ)


「毎週火曜日の定例ミーティングで使う会議室の予約をしようと思ったら、他部署に先に会議室をおさえられてしまった」
「5日間のセミナーのために1日分ずつ会議室を予約するのは正直面倒…」

 

そんな時には、「Click Forum Reserve」がおすすめです。

 

複数日を一度に予約できるので、時短にも繋がりますよ。

 

また、予約キャンセルの受付可能時間の設定や予約者情報のダウンロード、予約可能数の設定なども可能。
会議室を予約する時に「こういう機能あったら、もっと管理しやすいのに」と感じる機能を搭載しています。

 

料金プランは、月額3,780円となっています。

 

ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)


予約システムを使ったことがなくても直感的に使いやすい「ChoiceRESERVE」。
自社ホームページ内に予約用のカレンダーを設置できるので、スムーズに導入しやすいのがポイントです。

 

また、予約と同時にクレジットカードでの決済も可能なので、説明会やイベントなどの予約にもおすすめ。
月額10,000円のLiteプランや月額20,000円のProプランなど、事業規模に合わせたプランを選びやすいのも利点です。

 

Direct Reserve(ダイレクト リザーブ)


予約管理だけでなく、予約状況の分析やメール配信なども行いたい場合は「Direct Reserve」がおすすめ。
予約は24時間受付可能、さらに、予約した日時が近くなると自動でリマインダーを送ってくれるので、予約忘れも防止してくれます。
また、予約状況や利用状況の分析でニーズを確認できるのもポイント。
「大型プロジェクターがある会議室ばかり予約が集中するので、他の会議室にもプロジェクターを導入しよう。」といったように、会議室の環境改善がしやすくなるのが魅力です。
月額3,000円と低コストからスタートできるのも見逃せないポイント。

予約箱


誰でもすぐに使えるシンプルな予約システムを運用したいなら、「予約箱」がおすすめ。
アンケート機能やメルマガの配信など、予約に直接関係ない機能は一切省かれた、低料金で導入できる予約管理システムです。
また、予約画面では日にちや曜日、時間帯などを細かく設定できるので、会議室で行う通常の会議だけでなく、定期的に行われる勉強会や講習会の予約など様々なシーンに対応可能となっています。
レンタル版は月額980円、パッケージ版は98,000円(定価)となっているので、まずは、レンタル版で試してみるのもよいでしょう。

EIPrO(エイプロ)


自社サイトの雰囲気にあう予約管理システムを探しているのなら、「EIPrO」がおすすめ。
細部までデザイン調整が可能なので、違和感なく自社サイトに組み込みやすいのが嬉しいですね。
予約はスマホやタブレットから簡単にできるだけでなく、電話やFAXでの予約受付の登録も可能なので、スムーズに一括管理しやすいのが魅力的です。
予約のみの特化したネオプランは月額7,000円となっており、コストパフォーマンスも良好です。
他にも付随業務も一括管理できるプロプランが月額13,000円、業務形態に合わせた独自機能を追加できるプレミアムプランが月額20,000円からで用意されています。

ebisumart(えびすマート)


会議室の予約管理だけでなく、ECプラットフォームとしても利用可能な「ebisumart」。
BtoB、BtoCと、業種に合わせて柔軟にカスタマイズできるだけでなく、ユーザーサポートもしっかりしています。
実店舗だけでなくオンラインでの販売も視野に入れている方にもおすすめです。
自社の会議室の予約管理をしつつ、オンライン販売による実績もまとめて管理できるので、複数のサービスを導入しいくつも管理する手間がありません。
一つのサービスで自社に必要な機能を一括管理できるのであれば、大切なデータが必要な会議室での打ち合わせも、よりスムーズに進みそうですよね。
プランも特徴的で、

  • ・毎月のサイトへのアクセス数によって費用が変動する従量課金プラン
  • ・毎月同じ費用になる固定料金プラン
  • ・サイトでの売り上げに対して一定配分率の料金を支払うレベニューシェアプラン

 

という3種類の料金プランから選べます。

Goope(ぐーぺ)


日本語だけでなく、英語や中国語など7ヶ国語に対応している「Goope」。
海外のクライアントとの取引が多く、日本語話者以外が会議室を予約する可能性がある場合などにもおすすめの予約管理システムです。
予約管理だけでなく、ホームページの作成も可能なので、これから業務を拡大して海外のお客様も視野に入れている小売業の方にも使いやすくなっています。
手軽に始められる通常プランは月額1,000円から。
機能制限なく集客を強化できるDXプランなら月額1,500円、電話サポートでより安心に利用できるビジネスプランなら月額3,500円からです。

会議室管理システムでオススメなツール【無料】

りざぶ郎


まるでホワイトボードで会議室の予定を書き出しているような横長のレイアウトが使いやすい「りざぶ郎」。
マウスドラッグで簡単に会議室の予約ができるので、スマホやタブレット上のアプリに慣れていない方でも使いやすいのが特徴です。
「社内の予定はいつもホワイトボードに書き出していたから、レイアウトも使い方も全く違うアプリは導入しにくい」
という社風でも受け入れて貰いやすいのが嬉しいですよね。
また、クラウド上で管理するので、社内だけでなく移動中や出張先でも、ネットが繋がる環境であればどこからでも使えます。
そのため、クライアントとの打ち合わせからの帰り道に会議室の予約をすることも可能です。

zeno


その日の会議室の予約状況だけでなく、その週、その月と、カレンダーを眺めるように会議室の状況を把握したいなら「zeno」がおすすめです。
カレンダーと同じ見た目なので他の予定と見比べやすいだけでなく、GoogleやOutlookカレンダーといった外部機能とも連携できるので、よりスムーズに社内に取り入れられそうですよね。
また、会議室の管理機能だけでなく、組織情報の管理や工数管理、議事録などの機能も備えています。
会議室で話し合った内容をスムーズに確認できるのも見逃せないポイントです。

リザーブン


外出先や移動中でも手軽に自社の会議室を予約したいなら「リザーブン」がおすすめです。
スマホに対応しているので、いつでもどこでも思い立ったら即スマホから会議室を予約できます。
日々の業務もよりスムーズに進みそうです。
利用はメールアドレス、もしくはFacebookのアカウントの登録で可能。
そのため、必要な時にすぐ利用開始でき、気軽に試しやすいのが魅力的です。
月額料金0円の無料プランのほか、月額料金980円の基本プラン、月額料金4,980円の標準プランの3種類が展開されています。

SuperSaaS(スーパーサース)


世界中にある12万以上のオフィスで導入されている会議室予約管理システムの「SuperSaaS」。
日本語を含め34ヶ国語の言語と26種類もの通貨に対応しているので、海外にも支社がある会社でも揃って導入しやすいのが嬉しいポイント。
また、SuperSaaSを使っていない人とでも、外部のカレンダー機能と連携させることで予定を共有することが可能。
外注スタッフが多い会社にもおすすめです。
月額0円の無料版プラン以外に月額750円のパッケージAプラン、月額1,500円のパッケージBプランなど、様々なプランを展開。
事業の規模や業種に合わせて選びやすくなっています。

RESERVA(レゼルバ)


「会議室を管理したいけど、システム導入に手間がかかるのはちょっと…」
と、導入に二の足を踏んでしまうことはよくありますよね。
RESERVAはオンライン上で登録して簡単な設定をするだけで、すぐに予約サイトが作れるので、思い立ったらすぐに導入できます。
また、見やすい画面デザインで、初めて会議室の管理システムを使う方でもスムーズに予約しやすいのが魅力的です。
基本機能の使い心地も月額利用料0円のフリープランで試せるので、会社のシステムとうまくマッチングするかを試しやすいのも嬉しいポイント。
他にも月間200件の予約受付が可能な月額利用料2,000円のブループラン、広告非表示の予約システムを導入できる月額利用料5,000円のシルバープランなどがあります。

EDISONE(エジソン)


外国籍の方が多く働く職場では、日本語だけしか使えないシステムは導入しにくいもの。
「EDISONE」には外国語対応の可能なプランがあるので、インターナショナルな会社で日本語話者以外でも予約しやすいのが魅力的です。
予約タイプもシンプルタイプやサロンタイプ、飲食店タイプなど7種類あるので、業種に合わせて選びやすいのも嬉しいところ。
プランは、必要に応じていつでもグレードアップできる月額0円のフリープランで無料に開始可能。
他に個人サロン経営者におすすめの月額980円のステッププラン、予約から決済まで完結してくれる月額4,980円のベーシックプランなど、6種類の料金プランを揃えています。

AirRESERVE(エアリザーブ)


クラウド上で管理できる「AirRESERVE」は、外回り中でも素早く自社の会議室の予約ができるシステム。
会議室の管理に必要な基本機能を無料で使えるので、まだ1度も会議室管理システムを使ったことがない方でも試しに使いやすいのが魅力的です。
また、予約管理だけでなく顧客管理やネット予約ページの管理、メール配信機能、多拠点管理など様々な機能がついているので、業種に合わせて使いやすいのも嬉しいポイント。
月額0円のフリープランのほか、個人または中小企業向けの月額5,000円のベーシックプランもあります。
ベーシックプランにすると、フリープランで使えた機能以外に、管理画面や予約枠の色分け表示や予約フォームのカスタマイズが可能に。
よりスムーズに会議室の管理ができるようになるのでおすすめです。

SELECTTYPE(セレクトタイプ)


「無機質なデザインだと事務的すぎて冷たい感じがするから、自社のイメージに合わせたページで予約管理をしたい」
そういう場合は、「SELECTTYPE」がおすすめです。
シンプルなデフォルトデザインだけでなく、セミナーや説明会、会社説明会などに適したデザインも揃っています。
業務内容や社風に合わせたデザインを選びやすいのが嬉しいところです。
そして、全ての機能が期間無制限の無料でスタートできるので、「とりあえず、うちの会社で本当に使えるか試してみたい」という時でも気軽に始められます。

BrovalApp(ブローバルアプリ)


会議室の予約は、その時々の状況によって電話や対面、オンライン上で行われます。
様々な予約に柔軟に対応してくれるのが「BrovalApp」です。
予約方法の違う会議室予約を一括管理できるので、よりスムーズに会議室を管理できるようにしてくれます。
また、ほかのBrovalAppアプリと連携させると、会議室の予約だけでなく、予約受付から会計処理という一連の流れをワンストップで行うことが可能。
セミナーやイベントなどの予約管理にもおすすめです。

Coubic(クービック)


「社外での打ち合わせも多いし、会議室の稼働率は正直あまり高くないんだよね」
「今後、事業を拡大する予定があり、もしそうなったら会議室ももっと稼働すると思うんだけど…」
という場合におすすめなのが「Coubic」です。
月額0円のフリープランでは、月間予約数が10件まで可能なので、会議室の数が少ない場合や会議室の稼働率があまり高くない場合などでも使いやすいのが魅力。
また、会議室の稼働率が上がり、有料プランに移行したい時の手続きもとっても簡単なので、事業規模の変化に合わせて利用しやすいシステムです。
そして、個人での予約管理が簡単になる月額4,980円のライトプランでは、月間予約数が200件まで可能。
他にも予約だけでなく顧客管理なども可能になる月額19,980円のスタンダートプランでは月間予約数は1,000件まで。
複数のスタッフを管理できセキュリティもバッチリの月額50,000円のプラチナプランだと月間予約数は3,000件となります。
会議室管理だけでなく、設備や備品の在庫管理、スタッフ管理、顧客情報のCSV一括登録など、様々な機能も搭載。
職種に合わせてフレキシブルに使いやすいのも嬉しいポイントです。

会議室予約システムの選び方

会議室予約システムには、さまざまなタイプがあります。
有料・無料という金額の違いだけでなく、使える機能にも大きな違いがあるので、気になる会議室予約システムは、じっくり比較検討するのがおすすめです。
豊富な会議室予約システムから、最適なシステムをよりスムーズに選びたいのであれば、以下の点に留意してみると良いでしょう。

  • ・コストパフォーマンスが良いかどうか?
  • ・会議室の予約に必要な機能がどれぐらい揃っているか?
  • ・自社に合わせてカスタマイズが可能かどうか?
  • ・ヘルプセンターやカスタマーサービスなどがあるかどうか?
  • ・セキュリティ面はどの程度なのか?
  • ・予約のしやすさはどの程度なのか?

 

たとえば、予約システムを導入したい会議室が3室だけなのに、何十室も予約できる大型のシステムを導入することはコストの無駄になります。
必要なサービスと機能が利用できるかどうかのチェックはもちろんですが、不要なサービスによりコストがかさばることのないように、しっかりとチェックするのが大切です。
会議室をスムーズに予約し管理するためにも、どのような機能が必要なのかを明確にしておくと、より最適な会議室予約システムを見つけられるでしょう。

まとめ

会議室の予約管理システムと一口にいっても、その種類は多岐にわたります。
予約管理のみに徹したシンプルなサービスから、ホームページも同時に作成できるサービス、自社に合わせたカスタマイズができるサービスまでさまざま。
手軽に始められる無料サービスはもちろんの事、ほとんどの有料サービスにも無料のトライアル期間があります。
気になったサービスがあったらトライアル期間を利用して、実際の使い心地を実感してみるとよいでしょう。

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