勤怠管理システムで働き方改革に対応!無料プランと有料プランを比較

「勤怠管理をもっと効率化したい」「働き方改革関連法案に対応させたい」「多様な働き方に対応させたい」……このような企業が抱える悩みを解決できるのが勤怠管理システムです。
 

今回は勤怠管理システムの無料プランと有料プランの違いを紹介するので、導入をご検討中の方はぜひ参考にしてください。
 



勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、文字どおり従業員の勤怠状況を把握・管理するシステムのことです。
 

勤怠管理システムなら勤務時間、残業時間や就業日数などを管理できるほか、自動的に給与計算もできます。
 

従来はExcelシートを活用するなどして、勤怠管理を自作していた企業も多くありました。
 

しかし管理部門の業務効率化、テレワークの導入や働き方改革関連法の施行によって、近年では勤怠管理システムの導入が進んでいます。
 

世界的に勤怠管理システムの市場規模が拡大中

世界的にみても勤怠管理システムの市場規模は拡大傾向にあります。
 

2022年1月1日に出版された市場調査レポート「勤怠管理ソフトウェアの世界市場」によると、2021年の市場規模は24億5,000万米ドルでした。
 

当レポートは、2027年には市場規模が41億6,000万米ドルまで拡大すると予測しています。
 

市場の成長を予測する背景にあるのは、次のような要因です。
 

  • 従業員の生産性を把握することへのニーズの高まり
  • 勤怠管理ソフトウェアが持つ連携機能など利便性の高さ
  • 新型コロナウイルスの影響で、テレワークの導入が拡大

 

上述の要因に加えて働き方改革関連法案などの影響もあり、日本でも事業規模に関わらず勤怠管理システムの導入が進んでいます
 

働き方改革で勤怠管理システムの導入が加速

日本では働き方改革関連法への対応として、勤怠管理システムの導入が加速しています。
 

働き方改革を推進するために、2019年4月に労働安全衛生法が改正されました。
 

この改正により、労働時間について「使用者の現認や客観的な方法による把握」が義務化されています。
 

始業時刻・終業時刻の客観的な記録方法とは、具体的には次のような方法です。
 

  • タイムカード
  • ICカード
  • パソコンの使用時間の記録

 

そこで従来はExcelシートなどで勤怠管理を自作していた企業は、タイムカードも併用する必要が出てきました。
 

多くの企業で、法令を遵守しながら自作したExcelシートでの勤怠管理を行うのは管理部門の負担が大きいとの判断がなされています。
 

働き方改革に対応するために必要な勤怠管理システムの機能

ここでは、働き方改革関連法に対応するために求められる勤怠管理システムの機能をご紹介します。
 

始業・終業時刻の管理

「使用者の現認や客観的な方法による把握」義務を履行するためにも、従業員のワークスタイルに合った打刻機能が必要となります。
 

従業員すべてがオフィスへ出勤する勤務形態であれば、タイムカード、ICカード認証や指紋認証がよいでしょう。
 

テレワークなど柔軟な働き方に対応する場合には、スマートフォンやタブレットでの打刻を検討してみてください。
 

中には不正防止のためにGPSの位置情報とともに打刻する機能を搭載した勤怠管理システムもあります。
 

残業時間・有給休暇の管理

働き方改革関連法の法改正では「時間外労働の上限規制の導入」「一定日数の年次有給休暇の確実な取得」なども盛り込まれています。
 

始業・終業時刻の記録はもちろん、時間外労働や年次有給休暇の取得状況なども管理することが重要です。
 

そこで労務管理上のアラート機能が搭載された勤怠管理システムを選ぶとよいでしょう。
 

残業時間が一定の値を超えた場合に備えてアラートを設定すれば、働きすぎを防止できます。
 

また有給休暇を取得していない従業員やその管理者に、期日までの取得を促すアラート機能があると便利です。
 

データの集計および出力

リアルタイム集計ができれば、打刻漏れ、欠勤・遅刻や残業時間などの管理が簡単です。
 

「労働時間の記録に関する書類の保存」も、法令で義務付けられています。
 

勤怠管理システムがさまざまな帳票出力に対応していれば、内部監査にもスムーズに対応可能です。
 

一般的にCSVファイルによる連携がしやすいことから、他のシステムと連携するならCSV出力の有無を確認するとよいでしょう。​
 

勤怠管理システムの無料プランと有料プランの違いとは

仕事中
 

勤怠管理システムには、無料プランと有料プランがあります。
 

お試しだけでなく、継続的に利用できる無料プランもありますが、どのような特徴があるのでしょうか?
 

ここでは、勤怠管理システムの無料プランの特徴をご紹介します。
 
 

出退勤の管理がメイン

勤怠管理システムの無料プランで使えるメイン機能は、従業員の出退勤、つまり始業・終業時刻の管理です。
 

残業時間や年次有給休暇などの管理を効率化したい場合は、有料プランを選びましょう。
 

登録可能ユーザー人数が限定的

勤怠管理システムによりますが、登録可能なユーザー人数に制限がある場合がほとんどです。
 

スタートアップ企業のほか小規模事業者が、労務管理業務の効率化に取り組むケースであれば無料プランが役立つでしょう。
 

勤怠データの長期保存が不可

勤怠管理システムの無料プランでは、データ保管期間を1年までとしているケースがほとんどです。
 

しかし労働基準法では、労働関係に関する重要な書類に5年間の保存を義務付けています。
 

そのため無料プランでは勤怠データを失う前に、定期的に出力して紙媒体で保存する必要があります。
 

出力の手間は、無料プランの大きなデメリットと言えるでしょう。
 

ずっと無料で使える勤怠管理システム3選

ここでは、継続して無料で使える勤怠管理システム3選をご紹介します。
 

ジョブカン勤怠管理

 
ジョブカン
 
シリーズ導入実績15万社を誇るジョブカン勤怠管理は、シンプルな操作性で評判のクラウド勤怠システムです。
 

無料トライアル期間内に有料プランを申し込まなければ、自動で無料プランへ移行します。
 

無料プランの特徴 概要
登録ユーザー人数 10名まで
データ保存期間 30日間
打刻方法 ICカード打刻、指静脈認証打刻 、Web打刻、GPS打刻、PCによる打刻

 

なお有料プランであれば、年次有給休暇の5日取得や時間外労働の管理など、働き方改革関連法に対応できます。
 

フリーウェイタイムレコーダー

 
フリーウェイタイムレコーダー
 
有料プランと無料プランの間において、機能面での差がないのがフリーウェイタイムレコーダーです。
 

登録ユーザー人数が10名までの小規模事業者には便利な勤怠管理システムと言えるでしょう。
 

ただし、年次有給休暇の消化日数は集計できますが、自動付与や残日数の管理はできないので留意してください。
 

無料プランの特徴 概要
登録ユーザー人数 10名まで
データ保存期間 制限なし
打刻方法 ICカード打刻、手動打刻(PC・スマホ、GPSで位置情報の記録可能)

 

HRMOS(ハーモス)勤怠 by IEYASU

 
HRMOS
 
無料プランも有料プラン並みにさまざまな機能が使えるのが、HRMOS(ハーモス)勤怠 by IEYASUです。
 

ただし年次有給休暇の自動付与や期日までの取得を促すアラート機能は、無料プランでは利用できません。
 

無料プランの特徴 概要
登録ユーザー人数 制限なし
データ保存期間 1年
打刻方法 ICカード打刻、ブラウザ打刻、アプリ打刻、LINE連携打刻、slack連携打刻、LINE WORKS連携打刻、QRコード打刻

 

豊富な機能や外部連携などを求めるならおすすめの勤怠管理システム3選

業務の効率化を目指す上で、勤怠管理システムには豊富な機能や外部連携に対応していることが求められます。
 

ここでは、業務効率化におすすめな勤怠管理システム3選を見ていきましょう。
 

KING OF TIME

 
KING_OF_TIME
 
働き方改革関連法への対応はもちろん、豊富な機能や有力な外部サービスとAPI連携できるのがKING OF TIMEの大きな特徴です。
 

特徴 概要
対象従業員規模 すべての規模
スマホアプリの有無 有 
(GPS勤怠管理 for KING OF TIME アプリ)
無料トライアル 30日間
打刻方法 共用PCでクリック打刻、モバイル打刻、PC・スマホ・タブレットからのブラウザ打刻、Windowsログオン・ログオフ打刻、生体認証打刻、ICカード打刻、チャット打刻ほか、他デバイスやシステムとの連携による打刻
連携可能なシステム 各種給与計算ソフトなど豊富なAPI連携の選択肢
入退室管理システム
働き方改革関連法案への対応
(CCC) 1人あたり月額300円/月 
(使用した人数分だけ)

 

タッチオンタイム(Touch on Time)

 
タッチオンタイム
 
利用者数が225万人(2021年12月末時点)を突破、継続率99.7%を実現しているのがタッチオンタイムです。
 

独自開発のタッチオンタイムレコーダーも人気を集めています。
 

特徴 概要
対象従業員規模 すべての規模
スマホアプリの有無
無料トライアル 30日間
打刻方法 タッチオンタイムレコーダー、共用・個人PCでWebブラウザ打刻、モバイル打刻(GPSで位置情報の記録可能)、Windowsログオン・ログオフ打刻、ICカード打刻、生体認証打刻
連携可能なシステム 各種給与管理ソフトなどとのAPI連携やCSV連携が可能
働き方改革関連法案への対応
料金 1人あたり月額300円/人 
(使用した人数分だけ)

 

TimePro-VG

 
TimePro-VG
 
国産初のタイムレコーダーを製造したアマノが手がける勤怠管理システムがTimePro-VGです。
 

システムエンジニアが個別企業のニーズにあわせてソリューションを提供します。
 

300人までの事業規模であれば、パブリッククラウドを活用するVG Cloudがおすすめです。
 

特徴 概要
対象従業員規模 300〜30,000人
スマホアプリの有無
無料トライアル
打刻方法 タイムレコーダー、ICカード打刻、パソコン・スマホ・タブレットによる打刻、生体認証打、セキュリティリーダー打刻
連携可能なシステム 各種給与管理ソフトなどとのCSV連携が可能
働き方改革関連法案への対応
料金 初期導入費+保守費用(オンプレミス・プライベートクラウドともに構築可能)

 

まとめ

無料プランの勤怠管理システムでは、有給休暇の自動付与やアラート機能が搭載されていないなどの制限があります。
 

小規模から始めるスタートアップ企業であれば、無料プランを活用し労務管理を始めるのも1つの方法でしょう。
 

しかし労務管理の効率化を狙いつつ、働き方改革関連法案を確実に遵守するためには有料プランがおすすめです。

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