ハングアウトにはない進化したGoogle Chatの独自機能

今やグループチャットはビジネスに欠かせません。実際に「ハングアウト」を導入している企業も多いでしょう。
 

実は、バージョンアップ版である「Google Chat」の提供が始まっています。
 

乗り換えの参考になるように、新バージョンに新しく追加された独自機能をご紹介しましょう。
 

Google Chatに乗り換える不安

ハングアウトと互換性があるか

 

新バージョンのGoogle Chatへ移行する場合の不安の1つに、従来のハングハウトの履歴を引き継げるかどうかがあります。
 

しかし、その点は心配ありません。同じプロジェクトや組織内において、ハングアウトとGoogle Chatは共存可能です。
 

履歴のオンオフ設定があるので、従来のハングアウトも使うことができます。
 

例えば、ハングアウトの利用者とGoogle Chat利用者が1対1でメッセージのやり取りをする時は、ハングアウトの設定が優先されます。
 

将来的にチャット機能はハングアウトからGoogle Chatに移行されますが、当面は双方をシームレスに使用可能です。
 

このように新バージョンのGoogle Chatを導入しても、現状はハングアウトも併用できるので、互換性の不安はありません。
 

新たに費用がかかるのではないか

 

ハングアウトもGoogle Chatも、Googleが提供するG Suiteというグループウェアサービスの1つです。
 

ハングアウトは元々、AndroidやiPhoneなどのスマホやPCから無料で使うことが可能でした。
 

そのため新バージョンのGoogle Chatへ乗り換える場合も、新たな費用はかかりません。
 

より使い勝手が良くなっても、新たな負担は必要ないため、安心して乗り換えできます。
 

プロジェクトでGoogle Chatを使うメリット

チャットルームの活用とG Suite との統合

 

組織が大きくなると複数のチームでプロジェクトを進める必要がでてくることも。
 

Google Chatを導入すると、チームごとにチャットルームを設定することができます。
 

それによってルーム内でのトークが自由になり、コミュニケーションが取りやすくなります。トーク内容もスレッド式にまとめられるので、あとからの検索も簡単です。
 

Google ChatはGoogleのG Suiteに統合されていて、「ドライブ」「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」などを共有することができます。
 

それによって、G Suiteで使えるファイル、写真、動画などを自由に利用できます。またビデオ会議を開くことも可能です。
 

ルーム作成や参加人数に制限がない

 

チャットルームの数に制限があると、規模の大きい企業やプロジェクトが多い組織では足かせとなってしまうことも。
 

Google Chatはルーム作成の上限がありません。また作成スレッドの数や、チャットに参加する人数の制限もありません。
 

例えば、大きな企業だと本社のほかに全国に支社があり、工場があることもありえます。
 

制限のないGoogle Chatならいくつでもルームを作れ、何人でも参加できるので、コミュニケーションが取りやすくなります。
 

さらに、チャットの内容はルームごとに非公開にもできます。秘匿性の高い内容を隠すことができるので、セキュリティ面でのサポートも万全です。
 

Google Chatの独自機能

どの端末からでもメンバーとつながれる

 

PCのウェブブラウザやスマホ、タブレットなどでアプリをダウンロードすれば、どの端末でもGoogle Chatを利用できるようになります。
 

例えば、急な会議に参加する場合、出先から本社へ戻る必要があり、時間的ロスが発生します。
 

端末でGoogle Chatを使えば、出先からチャットルームに入って会議に参加できます。
 

参加するだけでなく、会議に必要なドキュメント、ファイル、写真なども端末で共有できます。外出先でも、社内でも、自宅でも、どこからでも参加できるので会議室はいらなくなります。
 

端末でつながることによって、結果的に時間的ロスや会議室を維持するコストなどを削減できます。
 

高度な検索機能が備わっている

 

チャットルームにはAIを利用した高度な検索機能があるので、ルームメンバーや過去の会話、ファイルなどを簡単に見つけだすことができます。
 

スレッドをまたいだ検索もでき、必要な情報やデータをすぐに取り出せます。個人の記憶に頼らないので、チームコラボレーションの効率化が進みます。
 

bot を使ったチャットができる

 

Google Chatでは25個のbot(ボット)が用意されています。顧客管理、プロジェクト管理などワークフローの高速化が実現。
 

また、カレンダーと連携して会議スケジュールを管理するbotや、共有するファイルの更新状況を通知するbotなども利用可能に。
 

初期状態で組み込まれた25のbotとは別に、自社に適した専用のbotを開発することもできます。
 

企業も安心できる高度なセキュリティレベル

 

社内コミュニケーションが活発化すると、重要な文書やデータを扱うシーンも増えてきます。ただ、いくら便利になってもセキュリティ面で不安があると使えません。
 

Google Chatには、企業セキュリティに特化したソリューションがGoogleから提供されている安心感があります。
 

管理者はチャットのデータをアーカイブ、保存、検索、エクスポートなどすることによって安全性を高めることができます。
 

また、シングルログイン、2段階認証なども採用されているので、安全に利用できます。
 

まとめ

Google Chatの独自機能について説明してきました。
 

便利なツールは使い勝手が良く、新バージョンが出てもなかなか乗り換える気になりません。
 

しかし、格段に機能面が向上していることは間違いありません。ハングアウトを使っている場合でもそれは同じです。
 

現状では新バージョンのGoogle Chatと併用が可能です。しかし、将来的には新バージョンに統合されていきます。
 

これをきっかけに、早めにハングアウトからの移行を進めていただければ幸いです。

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