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Slack運用時に企業が決めている、やっていいこととダメなこと

Slackの社内導入にともなう運用ルールを決める際、何を奨励し、何を禁止するべきかで頭を痛めていませんか?今回はSlackを導入している企業の事例から、各企業がどういうことを「やるべきこと」として推進し、何を「してないけないこと」としてきたかを集めました。運用ルール策定の際に参考にしてください。

 



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Slackを社内導入する際に考えられる反対意見の洗い出し

 

女性が嫌そうな顔をしています

 

Slackを社内導入する際にやるべきこと・ダメなことを考える上で、まず洗い出しておきたいことは、Slackの社内導入に際して考えられる反対意見です。

 

  • ・情報漏洩が危惧される
  • ・部署をまたがった情報をどこまでやり取りして良いか分からない
  • ・メールから離れられない
  • ・チャットだと公私混同してしまう

 

これらの反対意見には、Slackを導入する際に「やっておくべきこと」や「してはいけないこと」のヒントがあります。これらを念頭に置きつつ、Slackを社内導入している企業が積極的にやっていることと禁止していることを見ていきましょう。

 

Slackを社内導入する上でやっておくと良いこと

 

女性がジェスチャーでとやっています

 
Slackを社内導入する上でやっておくと良いことを、具体的な企業の導入事例を紹介しながら説明します。

 

DMMの例

 
まずは、DMMの例から紹介しましょう。DMMでは、開発部門の多くが自主的にSlackを使っていたため、全社導入する際、部門によってSlackの習熟度にかなり差がありました。

そこで、DMMでは初心者対策として初心者向けの説明会開催と使い方のヒントとなるTIPS集を作成しました。

 

また、絵文字は自由登録にし、ちょっとした面白い使い方も積極的に展開することで、Slackは楽しいツールなのだということを伝えるようにもしました。こうしてSlackに苦手意識を持つ人の心の壁を解消する努力を続け、DMMはSlackを社内に根付かせました。

 

また、すでに開発部門で数多くのワークスペースが別々に立ち上がっていること自体も、Slackを全社導入する上での課題でした。これまでの資産を活かし、部門ごとのセキュリティレベルを保つ上で導入するSlackのプランを検討した結果、Slack Enterprise Gridを導入することにしました。このように、すでにSlackの資産がある場合は、どのようにして全社導入するSlackに取り込んでいくかを前もって検討しておく必要があります。

 

ぐるなびの例

 
次に、ぐるなびがSlack導入前に行っていた施策を紹介します。Slackは、管理者権限でできてメンバーではできないことがいろいろあるため、管理社権限の付与範囲をどうするかは事前に決めておきたい部分です。

 

ぐるなびでは、リーダーあるいはリーダーから委任されたメンバーに管理者権限を与えています。管理者権限を持つ人があまりにも少なくても不便ですが、権限を与え過ぎても問題になることがあるので、自社の状況に合わせて規定しましょう。

 

また、アカウントの運用ルールについても事前に決めておきたい事項です。例えば、退職者対策でアカウントの棚卸しを毎月行う、新規アカウントはどういうタイミングで誰が発行するか、という点も決めましょう。

 

命名規則も、テスト運用が始まるまでにははっきり決めておきたいルールです。アカウント名・ワークスペース名・チャンネル名などを決めます。特にチャンネル名は、文字数が最大21文字しか使えません。組織の階層構造やどういう目的のチャンネルかをひと目見て理解できるような命名規則を考えましょう。

 

<導入前にやっておくといいこと>
施策1:既存資産と既存のセキュリティレベルを保つために導入するSlackのプランを検討

施策2:社内導入前に、ユーザー名やチャンネル名などの命名規則を策定

施策3:Admin権限の付与範囲やアカウントの棚卸し規則の規定

<導入後に積極的にやるといいこと>
施策1:初心者向け説明会の開催とTIPS集作成

施策2:絵文字は自由登録してOK

施策3:面白い使い方は積極的に展開してOK

 

Slackを社内導入する上でやるとダメなこと

 

パンチされる男性

 
次に、Slackを社内導入する上でやってはいけないことを、具体的な企業の例を交えながら説明しましょう。

 

日本経済新聞社の例

 
日本経済新聞社では、Slackを導入する際に「情報をできる限りオープンにする」という原則を定めました。Slackでは、セキュリティレベルの制御にプライベートチャンネルが重要な役割を果たします。だからと言ってプライベートチャンネルが乱立すると、情報の共有が進みにくいというデメリットもあります。

 

そのため日本経済新聞社では、プライベートチャンネルの作成を申請制として、管理者のみプライベートチャンネルを開設できるようなアクセス制御を設定しました。

 

ぐるなびの例

 
Slackはスマホでも気軽に使えるため、つい私物のPCやスマホから使ってしまい、それが情報漏洩につながるという可能性があります。ぐるなびは、そのような情報漏洩を避けるために、会社のSlackには社用PC・社用携帯からのみアクセスするように定めるとともに、Slack上で個人情報を記載しないというルールを規定しています。

 

トレタの例

 
飲食店予約管理システムなどを提供するトレタでは、CTOが先導する形でSlackの全社導入を試みました。しかし、他のSNSやコミュニケーションツールを使っていた人たちは、そのツールを使い続け、Slackはなかなか浸透しませんでした。そのため、セキュリティやコンプライアンスの強化もかねて、社内でのLINE、Facebook、Skype利用を禁止。Slackを使わざるを得ない環境を作ったのです。

 

<Slack導入にあたりやってはいけないこと>

施策1:プライベートチャンネルを好きに作成させる(情報共有が進まないため)

施策2:個人端末からのアクセス(情報漏洩のリスク・公私混同の回避)

施策3:他のコミュニケーションツールの使用を放置(Slackの社内利用率が上がらない)

 

Slackのトライアル時にやっておくと良いこと

 

男性が親指をたてています

 
最後に、Slackをトライアル運用する際にやっておくと良いことを紹介します。ぐるなびの例ですが、トライアル運用では全員に管理者権限を与えて好きに使ってもらっていました。すると、検証期間が終わり本格稼働した後に、「以前はできたのに今はできない」という問い合わせが非常に多く発生しました。

 

トライアル期間は、運用上の問題を洗い出す時でもあります。そのためにも、アカウントの権限を本番に即した設定にしておく方が良いでしょう。

 

<Slackトライアル運用時にあたりやっておきたいこと>

施策:アカウントの権限を本番用の設定にする

 

まとめ

 
Slackを導入している企業の事例を紹介しながら、Slackを社内運用していく上でやっていいこと・ダメなことを紹介しました。Slackは、社内全員で使うことでそのメリットが最大限に生かされます。自社のSlack導入を成功させるための情報として、ぜひ参考にしてください。

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