Teamsの通知ガイド。知っておきたい小ワザと設定方法

チャネルからの通知やメンバーからのメッセージ、返信、いいね！など、Teamsを使っていると1日に何度も通知が届きます。

 

大切な情報を見逃さないための通知ですが、回数が多すぎると業務に支障がでてしまう場合も。

 

Teamsの通知に振り回されないよう通知の小ワザと設定方法をチェックしてみましょう。

 

メッセージを素早くやり取りするために使いたい小ワザとは？

Teamsアプリを使ってメッセージの見逃しを防ごう

部下から上がってくるはずの報告や、打ち合わせに出かけた同僚から届くはずのクライアントの反応など。

 

今か今かと待ちわびている連絡というのは、ビジネス上少なくありません。

 

Teamsを社内で使っている場合、そうした連絡をいつでもどこでも受け取ることができ、届いたメッセージに素早く返信できる簡単な方法が1つ存在します。

 

それは、Teamsアプリを、仕事で使用しているパソコンと、スマホやタブレットなどのモバイル端末にインストールしておくこと。

 

そうすれば、いつでもどこでもメッセージをチェックできます。

 

特に、移動や打ち合わせなどが多く、パソコンの前でじっくり届いたメッセージをチェックする時間を作りにくい場合は効果的です。

 

また、複数のプロジェクトを同時に進めている時など、重要なメッセージがいくつも届いて、すぐに返信が必要なメッセージをうっかり見逃してしまうことも・・・。

 

しかし、Teamsのアプリを上手に使えば、未読メッセージが溜まりすぎることや、メッセージの確認忘れを防ぐことが可能です。

「@ + 相手のID」を駆使して特定の相手へメッセージを送信しよう

複数の部下を持つ上司に、必ず確認してほしいメッセージを送りたい。

 

忙しいチームリーダーに、忘れず返信してほしいメッセージを送らなくてはいけない。

 

そんな時は「@ + 相手のID」を利用しましょう。

 

「@メンション」と呼ばれるこの小わざは、たくさんのメッセージが飛び交うTeams内で特定のメンバーの注意を引きつけたい時におすすめの方法です。

 

「@Yamada
A社コンペ用企画書の修正が完了しましたので、確認お願いいたします。」

 

と、メッセージを届けたい相手のTeams IDを@の後ろにつけてから改行し、メッセージを入力し送信するだけです。

 

この一手間でメッセージを送った相手の注意を引くことができます。

すぐにチェックしたいチャネルは、チャネルの通知設定をしよう

例えば、納期が近いにも関わらず

 

• ・クライアントから仕様の大幅な変更を求められた時
• ・新しいプロジェクトがスタートしメンバー同士のやりとりが活発になった時

 

など、チャネル内の会話を随時チェックしたい時もあります。

 

そんな時には、そのチャネルで[チャネルの通知設定]するのがおすすめです。

 

自分宛のメンションがなくてもチャネルを通知設定しておけば、Teamsで交わされる大切な会話を残らずチェックできます。

 

「通知が多すぎて仕事が進まない！」そんな時に使いたい小わざとは？

「プッシュ通知設定」と「フィルター機能」で重要な情報だけを素早くキャッチ

Teamsを使い続けていると、通知設定しているチャネル数がいつの間にか多くなりすぎることがあります。

 

「A社プロジェクトのチャネルは、もうそんなに頻繁にチェックする必要ないな。」

 

といった場合は、A社プロジェクトのチャネルのプッシュ通知をオフにしましょう。

 

プッシュ通知をオフにしたチャネルでも「@メンション」が発生した時にはプッシュ通知が届くように設定することも可能なので、自分宛の通知は見逃しません。

 

また、他のメンバーからの返信やいいね！などのアクションがあるたびにプッシュ通知が届くため、仕事に集中できなくなってしまうことも。

 

そんな時には、プッシュ通知の設定を見直し、フィルター機能で本当に重要な情報のみプッシュ通知が届くようにカスタマイズするのがおすすめです。

 

そうすれば、本当に必要な情報だけを素早くキャッチできるようになります。

「今は通知を受け取りたくない！」そんな時は通知をオフにしよう

「締め切りまであと2時間、間に合うかどうかは時間との勝負。」

 

そんな時は、プッシュ通知や、メンションなどを全て無視して、仕事に全神経を集中させたい所。

 

プッシュ通知は、大切な情報を必要なタイミングでチェックしやすくしてくれる機能ですが、通知を受け取れない状況の時には、通知が届くだけでストレスになってしまうことも。

 

Teamsには、一時的にプッシュ通知をオフにできる機能があるので、ぜひ活用しましょう。どのプッシュ通知をオフにするかは、細かく設定が可能です。

 

個人的なメンションのみ残すことも、全てのプッシュ通知をオフにすることもできます。

 

その時々の状況に合わせて臨機応変に設定できるので、仕事に集中したい時だけでなく休暇をのんびり楽しみたい時などにも便利な機能です。

 

メンションは本当に必要な時にだけ使おう

メンションは、たくさんのメッセージやお知らせが飛び交うTeamsの中で、ピンポイントに相手を名指しして話しかけるのと同じ行為。

 

相手の注意をより強く引きつける事ができるメンションですが、使い方には注意が必要です。

 

「@ Sato
B社への見積もりの数字にミスがあったから、至急連絡してほしい！」

 

など、相手に必ず返信してもらいたい重要度の高いメッセージは、メンションを使って送りましょう。

 

「給湯室に置いてあるバナナ、A社からの差し入れらしいので食べていいそうです。」

 

など、緊急性が低く返信する必要がないメッセージや、差し当たって今の仕事に直接関係なさそうなメッセージは、メンションをつけずに送るのがよいでしょう。

 

必ず読んでほしいからと、メンションを多用しすぎると通知の多さから相手が通知設定をオフにしてしまう可能性があります。

 

Teamsでよりスムーズにコミュニケーションを行うためにも、メンションはむやみに使用せず、送るメッセージの内容に合わせて使い分けるようにしましょう。

 

まとめ

社内でのコミュニケーションをより円滑にしてくれるTeamsですが、チャネルやメッセージなどの通知が多すぎると、仕事に集中できなくなってしまいます。

 

本当に必要な情報だけを素早くキャッチできるよう、通知設定を上手に使いこなしましょう。