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チャットワークとiPad受付システムを連携させる方法

iPadで受付をすることができるサービス、”RECEPTIONIST”をご存知ですか?
 
iPadで受付をするだけで、面倒な書類の記入や電話応対をせずに、チャットツールで来客の通知を担当者と関係者だけに行うシステムです。
 
☆くわしくはこちら
 
その、iPad無人受付システム、RECEPTIONISTとチャットワークを連携させる方法を詳しく紹介します!
 
注意!:連携させるためには、自分のメールアドレスの他に管理用のメールアドレスも必要です。メールアドレスを2つ用意してください。
 
連携させる仕組みは、チャットワークのAPIを使います。
 
APIとは、アプリケーションプログラミングインターフェイスの略で、ソフトウェアの一部を公開して、他のソフトウェアにくっつけることを可能にしたものです。
 
*チャットワークでは、↓のような画面でAPIが表示されています。

 
チャットワークとRESEPTIONISTを連携させる手順をまとめると、
 

  1. チャットワークにアカウントを作る
  2. RECEPTIONISTから通知を受け取るためのグループチャットを作成する
  3. チャットワークに“RECEPTIONIST”のアカウントを作成する
  4. グループチャットにRECEPTIONISTアカウントを招待する
  5. APIコードをコピーする
  6. グループチャットへの参加を承認する
  7. RECEPTIONIST管理画面からチャットワークを連携させる

 
の7段階です。
 
では、順番に見ていきましょう!
 
 



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1.チャットワークにアカウントを作る

まずは、チャットワークのアカウントを作る方法を順番に説明します。
*既にチャットワークのアカウントをお持ちの方は読み飛ばしてください。
 

 

チャットワークのサイトに入り,新規登録をします。
 

 
まずは、自分のアカウントを作るため、自分のメールアドレスを入力します。
 

 
メールが届きますので、「アカウント登録」ボタンを押してください。
 

 

必要事項を記入しましょう。
「同意して始める」を押せば、登録完了です!
 


 
右上の画面から「プロフィール」を押して、背景やアカウントの写真を変えてもいいですね!

2.RECEPTIONISTから通知を受け取るためのグループチャットを作成する

次に、RECEPTIONSTからの通知が届くチャットグループを作成しましょう。グループを作ることで、お客様がいらっしゃったことをメンバー全員で把握することができます。
 

 
左上の「すべてのチャット」のとなりの+ボタンを押しましょう。
そのあと、「グループチャットを新規作成」をクリック。
 

 
チャット名と概要を書き込みましょう。
 
RECEPTIONISTの機能がわかるように、チャット名を「Receptionist 来客用」、概要を「来客者が来たら連絡が届きます。」としました。
チャットの画像を変更してわかりやすくすると、なおいいです!
 
「作成」を押せば、グループの作成は終了です。
 
☝︎ここがポイント☝︎

RECEPTIONISTのアカウントを作った後、このグループに招待することになるので、招待コードをメモしておきましょう!
 

☆やりかた


 
グループチャット画面を表示している状態で、右側の概要欄の「グループチャットに招待する」をクリック
 

 
上に表示された、リンクをコピーしてメモなどに貼り付けておいてください。
 

3.チャットワークに“RECEPTIONIST”のアカウントを作成する

チャットワークにRESEPTIONISTからの通知を送るにはRESEPTIONISTのアカウントを作る必要があります。
 

 

まずは、右上の名前を押し、ログアウトしてください。

 

 
また、「新規登録」を押します。
今回のアドレスは、管理者用のアドレスにしてください。新規登録の手順は、上と同じです。
 
*名前はRECEPTIONISTとすることをおすすめします。
アカウントの写真は変えた方がわかりやすいですので、変更方法をお教えします!
 
*アカウントの写真はこちらをお使いください。
 

 
右上のプロフィールを押してください。
 

 
そして、「プロフィールを編集」を押します。
 

 

「写真を変更する」から「変更する」を押し、「アップロードする」をクリック。
「ファイルを選択」を押して、RECEPTIONIST の画像に変更しましょう!
 

 
これで、アカウント作成は終了です!

 

4.グループチャットにRECEPTIONISTアカウントを招待する

次は、先ほど作った「Receptionist 来客用」というチャットグループにRECEPTIONISTを参加させましょう。
 

 
先ほどメモなどに貼り付けておいた「招待コード」をタブに貼り付けて検索します。
 

 
「このグループチャットへ参加する」をクリック!
 
「グループチャットの管理者へ参加依頼を送りました。管理者が承認するとそのグループチャットへ参加できます。」と表示されるので、「OK」を押してください。
 
まだグループに参加はできていませんが、これで完了です。
 

5.APIコードをコピーする

次に、RECEPTIONISTのアカウントのAPIコードをコピーします。
 

 
右上にある名前を押して、「API設定」を押します。
 

 
ログインパスワードを入力してから表示を押し、APIトークンを発行しましょう。
 

 
コピーを押し、メモなどに貼り付けておきましょう。
これで、APIコードのコピーは終了です。

6.グループチャットへの参加を承認する

先ほどのグループチャットへの参加を承認しましょう!
管理者となり、「RECEPTIONIST 来客用」へのグループ参加を承認するため、
一度RECEPTIONISTのアカウントからログアウトし、自分のアカウントでログインしなおします。
 
*ログアウト・ログイン方法はこちら
 

 
左側に、「参加承認待ちのメンバーがいます」という表示が出ていますので、ここをクリック。
 
 

「承認する」を押し、グループ参加を許可しましょう。
これで、RECEPTIONISTも無事、グループに参加することができました!
 

 
APIの設定で必要となりますので、「Receptionist 来客用」ページを開いている時の、タブのにある「グループチャットURL」をコピーして、メモなどに貼り付けておいてください。
 
もう一息です!

7.RECEPTIONIST管理画面からチャットワークを連携させる

 

まずは、RECEPTIONISTのサイトから、管理者画面にログイン。
 

 
左側のチャット設定をクリック
その後、チャットワークのとなりの「・・・」マークを押しましょう。
 

 
APIを貼り付けます
 

 
先ほどコピーしたグループチャットURLの数字5ケタのみを貼り付けてください。
 


 
APIの上にある「このチャットアプリケーションを使用する」にチェックをつければ完了です!
「テスト通知」ボタンを押してみましょう! 


 
Receptionist 来客用に通知が届きました!
 
これで全てが終了です。

8.まとめ


ここまで、チャットワークとReceptionistの連携方法を1から見てきました。
 
普段からチャットワークを使っている会社であれば、Receptionistの通知もチャットワークに届いて欲しいですよね!
チャットワークを今まで使ったことのない人はこのサイトがオススメです。
 

これらの設定でテスト通知まで届いていれば大丈夫です!
無線不要で使える受付システムRECEPTIONISTを今後ともよろしくお願いします!

チャットワーク連携でさらに業務効率化へ

iPad無人受付システムRECEPTIONISTは、チャットワークを介してお客様の来訪を担当者に直接お知らせします。これまでの取次業務がなくなり、無駄な時間をカットすることで仕事にもっと集中ができる環境になります。

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