チャットワークとiPad受付システムを連携させる方法

iPadで受付をすることができるサービス、”RECEPTIONIST”をご存知ですか?
 
iPadで受付をするだけで、面倒な書類の記入や電話応対をせずに、チャットツールで来客の通知を担当者と関係者だけに行うシステムです。
 
☆くわしくはこちら
 
その、iPad無人受付システム、RECEPTIONISTとチャットワークを連携させる方法を詳しく紹介します!
 
注意!:連携させるためには、自分のメールアドレスの他に管理用のメールアドレスも必要です。メールアドレスを2つ用意してください。
 
連携させる仕組みは、チャットワークのAPIを使います。
 
APIとは、アプリケーションプログラミングインターフェイスの略で、ソフトウェアの一部を公開して、他のソフトウェアにくっつけることを可能にしたものです。
 
*チャットワークでは、↓のような画面でAPIが表示されています。

 
チャットワークとRESEPTIONISTを連携させる手順をまとめると、
 

  1. チャットワークにアカウントを作る
  2. RECEPTIONISTから通知を受け取るためのグループチャットを作成する
  3. チャットワークに“RECEPTIONIST”のアカウントを作成する
  4. グループチャットにRECEPTIONISTアカウントを招待する
  5. APIコードをコピーする
  6. グループチャットへの参加を承認する
  7. RECEPTIONIST管理画面からチャットワークを連携させる

 
の7段階です。
 
では、順番に見ていきましょう!
 
 

1.チャットワークにアカウントを作る

まずは、チャットワークのアカウントを作る方法を順番に説明します。
*既にチャットワークのアカウントをお持ちの方は読み飛ばしてください。
 

 

チャットワークのサイトに入り,新規登録をします。
 

 
まずは、自分のアカウントを作るため、自分のメールアドレスを入力します。
 

 
メールが届きますので、「アカウント登録」ボタンを押してください。
 

 

必要事項を記入しましょう。
「同意して始める」を押せば、登録完了です!
 


 
右上の画面から「プロフィール」を押して、背景やアカウントの写真を変えてもいいですね!

2.RECEPTIONISTから通知を受け取るためのグループチャットを作成する

次に、RECEPTIONSTからの通知が届くチャットグループを作成しましょう。グループを作ることで、お客様がいらっしゃったことをメンバー全員で把握することができます。
 

 
左上の「すべてのチャット」のとなりの+ボタンを押しましょう。
そのあと、「グループチャットを新規作成」をクリック。
 

 
チャット名と概要を書き込みましょう。
 
RECEPTIONISTの機能がわかるように、チャット名を「Receptionist 来客用」、概要を「来客者が来たら連絡が届きます。」としました。
チャットの画像を変更してわかりやすくすると、なおいいです!
 
「作成」を押せば、グループの作成は終了です。
 
☝︎ここがポイント☝︎

RECEPTIONISTのアカウントを作った後、このグループに招待することになるので、招待コードをメモしておきましょう!
 

☆やりかた


 
グループチャット画面を表示している状態で、右側の概要欄の「グループチャットに招待する」をクリック
 

 
上に表示された、リンクをコピーしてメモなどに貼り付けておいてください。
 

3.チャットワークに“RECEPTIONIST”のアカウントを作成する

チャットワークにRESEPTIONISTからの通知を送るにはRESEPTIONISTのアカウントを作る必要があります。
 

 

まずは、右上の名前を押し、ログアウトしてください。

 

 
また、「新規登録」を押します。
今回のアドレスは、管理者用のアドレスにしてください。新規登録の手順は、上と同じです。
 
*名前はRECEPTIONISTとすることをおすすめします。
アカウントの写真は変えた方がわかりやすいですので、変更方法をお教えします!
 
*アカウントの写真はこちらをお使いください。
 

 
右上のプロフィールを押してください。
 

 
そして、「プロフィールを編集」を押します。
 

 

「写真を変更する」から「変更する」を押し、「アップロードする」をクリック。
「ファイルを選択」を押して、RECEPTIONIST の画像に変更しましょう!
 

 
これで、アカウント作成は終了です!

 

4.グループチャットにRECEPTIONISTアカウントを招待する

次は、先ほど作った「Receptionist 来客用」というチャットグループにRECEPTIONISTを参加させましょう。
 

 
先ほどメモなどに貼り付けておいた「招待コード」をタブに貼り付けて検索します。
 

 
「このグループチャットへ参加する」をクリック!
 
「グループチャットの管理者へ参加依頼を送りました。管理者が承認するとそのグループチャットへ参加できます。」と表示されるので、「OK」を押してください。
 
まだグループに参加はできていませんが、これで完了です。
 

5.APIコードをコピーする

次に、RECEPTIONISTのアカウントのAPIコードをコピーします。
 

 
右上にある名前を押して、「API設定」を押します。
 

 
ログインパスワードを入力してから表示を押し、APIトークンを発行しましょう。
 

 
コピーを押し、メモなどに貼り付けておきましょう。
これで、APIコードのコピーは終了です。

6.グループチャットへの参加を承認する

先ほどのグループチャットへの参加を承認しましょう!
管理者となり、「RECEPTIONIST 来客用」へのグループ参加を承認するため、
一度RECEPTIONISTのアカウントからログアウトし、自分のアカウントでログインしなおします。
 
*ログアウト・ログイン方法はこちら
 

 
左側に、「参加承認待ちのメンバーがいます」という表示が出ていますので、ここをクリック。
 
 

「承認する」を押し、グループ参加を許可しましょう。
これで、RECEPTIONISTも無事、グループに参加することができました!
 

 
APIの設定で必要となりますので、「Receptionist 来客用」ページを開いている時の、タブのにある「グループチャットURL」をコピーして、メモなどに貼り付けておいてください。
 
もう一息です!

7.RECEPTIONIST管理画面からチャットワークを連携させる

 

まずは、RECEPTIONISTのサイトから、管理者画面にログイン。
 

 
左側のチャット設定をクリック
その後、チャットワークのとなりの「・・・」マークを押しましょう。
 

 
APIを貼り付けます
 

 
先ほどコピーしたグループチャットURLの数字5ケタのみを貼り付けてください。
 


 
APIの上にある「このチャットアプリケーションを使用する」にチェックをつければ完了です!
「テスト通知」ボタンを押してみましょう! 


 
Receptionist 来客用に通知が届きました!
 
これで全てが終了です。

8.まとめ


ここまで、チャットワークとReceptionistの連携方法を1から見てきました。
 
普段からチャットワークを使っている会社であれば、Receptionistの通知もチャットワークに届いて欲しいですよね!
チャットワークを今まで使ったことのない人はこのサイトがオススメです。
 

これらの設定でテスト通知まで届いていれば大丈夫です!
無線不要で使える受付システムRECEPTIONISTを今後ともよろしくお願いします!

 
 
Chatworkの資料を今すぐダウンロード

Chatwork連携でオフィスDXを進めましょう!

・リモートワーク環境が整わず、出社しなければいけない従業員がいる
・社内をフリーアドレスにしたいけど移行できずにいる
来客対応がアナログなまま効率化できてない
経団連が発表した「来訪者履歴」が自動で取れていない
Chatworkをベースに効率化をしていきたい
 
などの課題があれば、RECEPTIONISTで即解決しましょう!

無料資料で詳細を見る

RECEPTIONIST資料請求

  • RECEPTIONISTの紹介
  • RECEPTIONISTの紹介

日程調整がコピペで終わる...?

最新ツールを今すぐ見る