ここで差がついていた!信頼される人のチャットコミュニケーションは、一体何が違うのか。

こんにちわ!BCM編集部のおはな(@hana_webma)です!
 

働き方改革をきっかけに多くの企業で導入が進むビジネスチャット。
みなさんもお仕事でチャットを使うシーンが増えてきているのではないでしょうか?
 

しかし、姿が見えない分、チャットで信頼関係を築くためには、対面とは違うコツのようなものがあるように感じます。
 

今回は、社内で実際に信頼されている人のチャットコミュニケーションを観察し、一体何が違うのかを調査してみました!
 



信頼される人のチャットコミュニケーションの5つの特徴

①レスが早い

 

仕事が早く、信頼される人は、とにかくレスが早いです。
 

基本的に1分~3分以内に返信していますね。
 

チャットの場合は、すぐに返信ができる分、
レスが遅いとチャットを見逃しているんじゃないか、と相手を不安にさせてしまいます。
 

もちろんミーティングやランチ中など、返信できないタイミングはありますが、
毎回遅いのであれば「もしかして仕事サボってる?」と思われてしまう可能性も大いにあります。
 

信頼される人は、チャットの返信に時間がかかる場合に、
いつまでに返信すると連絡をいれたり、遅れた理由を添えるなど、
ちょっとした気遣いを欠かしません。

②進捗を管理できている

 

チャットコミュニケーションの場合、会話がどんどん流れていってしまいます。
 

多くの人は、メッセージを送っただけで満足していて、
受け取った相手がきちんとメッセージを読んで、仕事を進めてくれていると思っているように思います。
 

しかし、相手がメッセージを見逃している可能性もありますし、
他の仕事のために依頼を後回しにしていたら、すっかり忘れていたなんてことも、よくあることです。
 

そのため、メッセージを送信した側は、相手が確実にメッセージをみたかどうかや、きちんと対応してくれているのかといった進捗を管理すべきです。
 

忘れていた仕事を思い出させてくれたり、見逃したチャットをリマインドしてくれる、親切な同僚を嫌う人はいません。
 

人任せにせず、きちんと自分で進捗を管理し、自分の仕事をまっとうすることが、信頼につながっているようです。
 


相手に気遣いつつ、進捗確認を行っている

③内容が整理されている

 

チャットコミュニケーションで大事なのは、文章力です。
 

特に、チャットは早く短く伝えることが大事なので、長文でだらだらと書かれたメッセージは、嫌われてしまいます。
 

「おっ、こいつは仕事ができるな」と思われることが信頼への近道です。
 

信頼されている人は、内容を整理して送る癖がついています。
 

だらだらと文章を送る人との明確な違いは、ここにありますね。

・宛先
・タイトル・概要説明
・依頼内容
・優先度・期限
・読みやすい見た目

 


質問内容が見やすく整理されている

 


依頼概要、期日、必要なデータもまとめて整理して送信されている

④発言数が多い

 

信頼される人は、そもそもの発言量が非常に多いです。
 

積極的に人とコミュニケーションを取ろうという姿勢があり、チャット上でも存在感があります。
意見を伝えるのは、勇気がいることではありますが、チャット上でも意欲や積極性を表現するためにコミュニケーション量は重要です。
 

特に、「ありがとう」や「報連相」などは、相手を困らせることなく発言できますし、
仕事をスムーズに行う上でも非常に大事なコミュニケーションであるため、積極的に発信しているようです!
 

⑤伝え方を工夫している

 

チャットでは、対面や通話とは違って、感情が伝わりにくいですよね。
信頼される人はチャットで、積極的に絵文字や「!」を使用して感情を伝えることで、上手にコミュニケーションをとっています。
 
また、伝え方自体も工夫があると良いでしょう。
 

伝わればいいということだけでなく、お互いスムーズに仕事をするために、相手が気持ちよく受け取れるような伝え方をしたいですね!
 


怒らず、ミスを指摘し、絵文字を使うことでさらに柔らかい印象を与えている。

アドバイスとともにフィードバックしている。「!」を使用することでカジュアルな印象が与えられている。

 

おわりに

チャットは、非常に便利な一方で、対面やビデオ・音声通話などと違い、テキストでのやりとりのため、知らぬ間に相手に誤解を与えてしまう可能性があります。
 

たとえば、
 

・怒っていないのに、怒っていると思われた
・仕事をしているのに、サボっていると思われた

 

など、相手に自分の姿が見えない分、チャットを駆使して、自分の仕事をアピールしたり、自分の見せ方を工夫しなければなりませんね。
 

信頼される人は、チャットをうまく利用することで、自分の印象をコントロールし、相手に自分をアピールしているように見えました。
 

自分の仕事を正しく評価してもらうためにも、チャットをうまく利用していけるといいですね!

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