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Slack(スラック)初心者に5大機能をわかりやすく解説していきます

Slackというチャットツールは、どんな事ができるのか。

今回は、まだSlackやチャットツールを使ったことのないあなたにも「確かに、そりゃ便利」というイメージを持っていただけるよう、Slackの5大機能を、身近なツールや例を用いてご紹介していきます。

ですので、「わかるかな……?」という心配は無用ですよ。

Slack(スラック)の5大機能とは?

Slack(スラック)の5大機能とは、以下のとおりです。

1.日本でいうLINE機能(ダイレクトメッセージ)
2.いつでもオンライン会議室(グループチャット)
3.マルチデバイス
4.ファイル共有
5.何でも一括検索

パッと見ると、これまでのサービスにもあったような内容ばかりというイメージを持たれるのではないでしょうか?

そう、実はSlackの機能というのは、目新しい何かがあるわけではないのです。

むしろ、これまで世間で出回っていた機能のうち、コミュニケーションツールとして必要なものだけを厳選し、より快適・便利に利用できるよう機転を利かせて設計されているサービスと言えます。

では、その詳細を見ていきましょう。
 

1)日本でいうLINE機能(ダイレクトメッセージ)

SlackはLINEのように一対一のダイレクトチャットが可能

今では、おじいちゃんおばあちゃんの世代でも利用者が増え始めているLINEを思い浮かべて下さい。

そう、メンバー同士(1対1)で直接、チャットができる機能ですね。

Slackにも、この機能がついています。

LINEとの大きな違いといえば、自分が送ったメッセージの修正・削除が自由自在だという点でしょうか。

この、後からメッセージの修正・削除ができるという点が、ビジネスで利用するにあたっては、「あ、間違えて送ってしまった!」という際に役に立ちます。

情報の修正が簡単にできると、正確な情報のやりとりが迅速にできるようになるからですね。

特に正確性もスピードも求められるビジネスの場では、このような機能を持っているツールは利便性が高いですよね
 

2)いつでもオンライン会議室(グループチャット)

例えば、複数の部署にまたがるプロジェクトの会議を開く場合。

全員のスケジュールを調整したり、大きめの会議室を準備したり……
手間も時間も、かなりかかりますよね。

上記フローはこれまでの常識でしたが、実は、ビジネスチャットはこの常識を覆します。

というのも、会議メンバーを全員、1つのグループチャットに集め、24時間365日、そのメンバー同士で会話できるカタチを実現しているためです。

Slack活用により大会議室予約は不要に

Slack(スラック)のグループチャットは2種類

Slackの場合、メンバーが複数名集まるグループを チャンネル と言います。

そしてこのチャンネルは2種類用意されています。

メンバーが自由に参加・退出が選べる パブリックチャンネル と、招待された人しかそのチャンネルの存在を知らない プライベートチャンネル です。

ですから、オープンなプロジェクトは自由な出入りが可能なパブリックチャンネルで、関係者以外極秘のプロジェクトはプライベートチャンネルでメンバーを招集すれば、それぞれの目的にあったリアルタイムオンライン会議室を実現することができます。

もうこれで、関連部署との事前スケジュール調整や、大会議室の事前予約は不要ですね。
 

リアルタイムコミュニケーションで、迅速な議事進行

 

Slackでメンションを活用すれば迅速な議事進行が可能
また、会議ですから、質疑応答がスムーズに進まなくては意味がありませんよね?

その点、Slackはメッセージをいつ相手に見てもらいたいかが選べるため、迅速な議事進行が実現可能です。

というのも、これから送るメッセージを至急相手に確認してもらいたい場合、メンション という機能を利用すれば、相手にすぐ見てもらえる可能性を高めることができるからです。

この機能は、LINEでいう、スマートフォンの待受画面にメッセージが届いた旨をお知らせする『プッシュ通知』をイメージしていただけるとわかりやすいですね。

メンションの通知は、このプッシュ通知を、スマートフォンにもPCのアプリやブラウザにも送ることができる機能です。
※ただし、本人のプッシュ通知の受信設定により、表示されない場合もあります。

特にSlackは、この通知機能の即時性が非常に優れているため、緊急度、重要度に応じて、適切な相手にすぐ情報を伝えることが可能です。

また、話題を伝えたい相手だけでチャンネル(グループ)をこっそり作れたり、逆に誰にでも出入り自由なチャンネルをいくつも作れる。

こうした自由度に富み、かつ、即時性や機密性を守れる機能が複数名のメンバー同士で自由に作り出せることが、ビジネスチャット、特にSlackの特徴であり、便利な機能と言えます。
 

3)マルチデバイス

マルチデバイス:PCやスマートフォン等、いろいろな機器(デバイス)で1つの同じサービスが利用できるコト

現代ビジネスマンは、外出中や簡単な内容はスマートフォンで、文書作成や事務処理はパソコンで、という風に、パソコンもスマートフォンもどちらも同時併用しています。
SlackはPCもスマホも利用可能なマルチデバイス
Slackの強みは、こうした全てのデバイスで利用できるよう設計されているところです。

スマホでは、アンドロイドだけでなくiOSでも利用できますし、パソコンではMacにもWindowsにも対応しています。

また、アプリをダウンロードすることでも利用できますし、ブラウザ(SafariやGoogleChrome、InternetExplorer等)からサインインして利用することもできます。

そして、全ての画面構造がほとんど同じく認識されるよう設計されていることから、ユーザーが「このデバイスだと、どこに何があるかわからない」と迷ったり、困ることがありません。

こうした、人間の習慣にも配慮した設計をし、マルチデバイスを実現しているところも、Slackの大きな特徴と言えますね。
 

4)ファイル共有

メールを使って、複数部署にまたがる案件のデータを管理するのは大変ですよね。
かといって、社内共有フォルダに入れても、今度は埋もれてしまったり……。

Slackでは、こうした心配がありません。

というのも、Slackは各チャンネルごとにアップロードしたデータを、簡単に一覧表示することができるからです。

これにより、そのチャンネル内のメンバーは、いつでも最新版のデータに、簡単にアクセスできます。
 

5)何でも一括検索

いくつもチャンネルがあり、かつ、各チャンネルでファイル共有が実現できるとなると、今後は逆に、こんな不安が出てきませんか?

「何がどこにあったか、探すの大変そうだなぁ……」

Slackは、初期からこの懸念を気にかけ、非常に優れた検索機能を生み出しました。

というのも、Slackメイン画面右上に表示される検索窓で、Slack全てのチャンネル情報から一括検索ができるためです。

また、絞り込み検索や、検索結果のチャンネル別表示、メッセージとファイル別の表示もできたりします。

それで、『何でも一括検索』というわけです。
Slackは1つの検索窓で一括検索が可能
これにより、細かく各チャンネル毎にコミュニケーションを行うことも、何か探したいときは1箇所の検索窓から検索を実行するだけでいいという手軽さも、どちらも実現できてしまうわけですね。

「Slackは便利」と、世界中のユーザーがうなる理由の1つはここにありそうですね。
 

Slackの各機能をうまく活用しよう

いかがでしたか?

一見すると、これまで世の中にあったツールや機能の寄せ集めに見えたかもしれませんが、実は細部にまでこだわって設計されており、利便性が高く、高性能であることがおわかりいただけたのではないでしょうか。

ぜひ、これらの機能をうまく活用して、ビジネスのスピードと質の向上にお役立てくださいね。

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