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初心者が効率的にチャットワークを使う為に覚えるべき機能10選

職場での仕事やクラウドソーシングで仕事をやり取りする際にチャットワークを使い始めた方、もっとうまく使いこなしたいとお考えではありませんか?今回は、チャットワークをより効率的に使うための、ちょっとした機能や小技をご紹介します。これらの機能を上手に使いこなして、仕事をより効率よく進めましょう。
 



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「TO」を活用すると効率的!チャットだけでなくタスクも

 
メッセージ欄の「TO」、活用しているでしょうか。「TO」をつけると、左側のツリーアイコンの右上に青い丸が表示され、自分あてのメッセージがあることが分かります。チャットのグループも、左上のコンボボックスで「Toがあるチャット」で絞り込めるので、多くのチャットに参加している人は特に便利です。

 

   

 

TOの活用は、チャットだけに留まりません。タスクを出すときも、タスクの文面にTOをつけると、タスクに気づいてもらいやすくなります。タスクの入力画面ではTOアイコンがないため少し面倒ですが、メッセージ画面のTOアイコンでタスクを出したい相手を選び、メッセージ画面のIDを含んだ文字列をタスクの入力画面にコピペすればOKです。

 


 
すると、このように相手にTOを付けたタスクが送信できます。ちょっとした小技ですが、相手に気づいてもらいやすいのでぜひお試しください。

 

 

グループチャットの「概要」欄に必要情報を掲載

 
管理情報などそのグループチャットで頻繁に確認する情報は、右上の「概要」欄に掲示するようにしましょう。チャットの中だけだと、メッセージが流れてしまって見返したい情報が埋もれてしまいます。
 
「概要」欄を編集する場合は、そのグループチャットの管理者権限が必要です。自分が管理者でない場合は、管理者権限のある人にお願いして掲示してもらうようにしてください。
 
「概要」欄の変更方法を説明します。まず、右上の「概要」欄のさらに右上に鉛筆アイコンがあるのでクリックします。

 

 

出てきたダイアログの「チャット情報」タブの「概要」に、このチャットで頻繁に参照する情報を記述し、「保存する」ボタンを押します。

 

 

概要欄が以下のように変更されました。URLはリンクとして表示されるので便利です。進捗管理表や資料倉庫など、必要な情報はここに入れてしまいましょう。

 

 

メッセージが多く流れるグループチャットはミュート設定

 
メッセージが頻繁にやり取りされるが、自分あてのものは少ないグループチャットはありませんか?そのような場合にミュート設定すると、自分あて以外のメッセージは通知されなくなります。自分あてのメッセージはきちんと通知されるので見逃さないようになっています。ミュートの手順はとても簡単です。
 
ミュートしたいグループチャットを表示して、画面左上の歯車アイコンをクリックします。

 

 

「グループチャットの設定」を選択します。

 

 

「ミュート」タブを選び、「グループチャットをミュート」にチェックを入れます。

 

 

これで、左側のチャットリストでは、右側にミュート中を示すアイコンが表示され、自分あてではないメッセージがやり取りされても未読バッジが付かなくなります。
 

 

他人に間違ってタスクを飛ばした場合の削除方法

 
他人にタスクを送信した後、間違いに気づいてどうしたらいいか困ったことはありませんか?すでに送信したタスクは、初期状態では見えません。しかし、送信したタスクは自分で削除可能です。タスクの消し方は2通りありますので紹介しましょう。
 
1つめは、タスクを直接削除する方法です。右下のタスク欄ですが、普段は「自分のタスクのみ表示」となっています。このチェックボックスを外してみてください。

 

 

すると、他人のタスクもすべて見えるようになります。これで間違って飛ばしたタスクも削除できます。

 

 

もう1つの方法は、タスクを送信したときのメッセージを削除して一緒にタスクも削除する、というやり方です。タスクを送信したときのメッセージを削除するときには、タスクも削除するかどうかの確認ダイアログが表示されます。そのダイアログで「タスクも一緒に削除」ボタンを押してください。これで、無事タスクが削除できます。

 

 

間違ったタスクを出してしまっても焦らず、どちらかの方法でタスクを消しましょう。
 

チャットの文面をドラッグ&右クリックでメッセージやタスクに引用

 
基本的な利用方法なのですが、意外と知らないままでいる人も多い機能が、メッセージの引用方法です。「この部分にだけ返信したい」という部分のみ引用することで、やり取りがより効率的になりますので、ぜひ使ってみてください。
 
チャットの表示画面で引用したい部分だけドラッグしたあと、「メッセージに引用」「タスクに引用」というポップアップメニューが表示されます。「メッセージに引用」を選択しましょう。

 

 

すると、メッセージ入力欄に、選択したメッセージが引用タグに囲われた状態で自動入力されます。

 

 

そのままメッセージを送信すると、引用符付きで表示され、引用していることがひと目でわかるようになります。

 

 

タスクを出した時点に簡単に遡れる

 
もらったタスクに対して返信したいけれど、メッセージがかなり流れてしまって困ったことはないでしょうか。そんなときに役立つのが、タスク画面「追加時点へ移動」アイコンです。
 
タスクを出した時点のメッセージに戻りたいときは、タスク上にマウスを持っていくと、タスクの右下にアイコンが表示されます。一番左の「追加時点へ移動」アイコンをクリックしてみましょう。

 

 

すると、画面が瞬時に移動して、タスクを追加した時点のメッセージを表示してくれます。メッセージの背景は水色になり、「>」がメッセージ発信者のアイコン横に表示されるため分かりやすいです。

 

 

表示名に自分の予定を追記して連絡

 
チャットワークを使用している際に、このような感じでユーザー名の後ろに今後の予定を書いている人を見かけたことはありませんか?

 

 

自分の予定を明示しておくことで、コミュニケーションをスムーズにする小技です。チャットワークIDそのものを変えるのではなく、あくまでも表示名を修正するだけなので、業務上連絡が取れなくなるなどの支障はありません。
 
予定のある1週間ほど前からこのように周知しておくと、周囲にいちいちメッセージを流さなくてもこちらの予定を知らせることができます。逆に、周囲の人たちがこのように予定を出していると、自然とその人と連絡の取れる時に連絡を入れるように行動できるため、より効率的です。
 
表示名の設定は「プロフィールの編集」から行います。チャットワーク画面の右上にある自分のアイコンをクリックするとプルダウンメニューが表示されるので、「プロフィール」を選択してください。すると、以下のプロフィール画面が表示されるので、続けて「プロフィールの編集」ボタンを押してみましょう。

 

 

プロフィールが編集できるようになるので、一番上の「表示名」に、今後の予定を書いてみてください。いつものチャットワークIDなどの直後に入れた方が視認しやすいでしょう。文字列の入力が終わったら「保存する」ボタンを押すと、以下のように表示名が変更されます。

 

 

 

メッセージを修飾する:hrタグとinfoタグ

 

チャットワークでは、タグを使ってメッセージを修飾することができます。メッセージを適切に修飾すると見やすくなり、強調したい部分などをしっかりとメンバーに伝えられますのでおすすめです。一例として、hrタグとinfoタグをご紹介します。
 
タグは[]で囲みます。infoタグのように、範囲がある場合は[xx]文章[/xx]という形で用います。

 

 

 

メッセージを修飾すると、見やすくなることが多いのでぜひ試してください。

 

メッセージを修飾するアイコンをメッセージ入力上部に表示

 
Chromeの拡張機能の中には、チャットワークに便利な機能を追加できるものがあります。今回は、その中でもおすすめの拡張機能を2つ紹介しましょう。インストールはとても簡単ですので、ぜひお試しください。
 
「Chatwork Input Tools」は、メッセージの修飾タグを手打ちする手間が省けるアイコンをメッセージ入力欄上部に並べてくれます。
 
Chatwork Input Tools:https://chrome.google.com/webstore/detail/chatwork-input-tools/iaemcpeoioekjbbephpefmdoncmpdcdc?hl=ja

 


 
先ほど紹介したinfoタグやhrタグもありますね。bowアイコンなど、よく使うエモーショナルアイコンを一発で入力できるボタンもよく使う人には便利です。もちろんこれまでの機能もそのまま使えます。
 

多くの人にTOメッセージを送信するときTO表記を簡略化する

 
「chatwork helper」は、TOメッセージを送信するときTO表記を簡略化する機能や、ワンクリックで既読にする機能などがある便利ツールです。これを導入しておくと、さらにチャットワークでの作業が楽になります。
 
chatwork helper :https://chrome.google.com/webstore/detail/chatwork-helper/ddejlbfddlhkoaomiocpbjmpnjkbcnkj
 
chatwork helperをインストールすると、メッセージ入力欄の「TO」メッセージをクリックしたときに表示されるダイアログの上部に「すべて選択(アイコンのみ)」が追加されます。

 

 

「すべて選択(アイコンのみ)」をクリックすると、今まではニックネーム付きで縦並びで追加されていた宛先が、アイコンのみになってとてもすっきりします。

 

 

 

また、チャットワーク画面左側の「ホーム」アイコンの右側には「チェック」アイコンが出現。こちらをクリックすると、未読になっていたメッセージが既読状態になります。

 

 

chatwork helperには、他にも便利な機能が搭載されていますので、ぜひ使ってみてください。
 

番外編:スマホアプリも入れておくととても便利!

 

ここまでご紹介した機能とは少し意味合いが異なるため「番外編」となりますが、チャットワークを使うならスマホアプリも利用することをおすすめします。高機能で、出先でのメッセージ確認&返信に重宝します。
 
インストールURL:https://go.chatwork.com/ja/download/
 
ぜひお使いのモバイル端末にインストールして、チャットワークをより使いこなしましょう。
 

まとめ

 
チャットワークをより効率的に使いこなすための機能10選をご紹介しました。ひとつひとつはちょっとした小技なのですが、使ってみると意外と便利で、チャットワークが使いやすくなったように感じられるでしょう。ご紹介した機能などを色々試して、自分に合いそうなものを見つけ、仕事の更なる効率化を図ってください。

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