Zoomのワークスペース予約とは?デスクやスペースの予約管理でオフィス有効活用

コロナ禍を経て、リモートワークで働く社員も増えた結果、このような課題が起こってはいませんか?
 

「オフィスの座席やスペースが余ってしまい、無駄だと感じている」
「オフィスには今、誰がどこにいるのか分からない」
「会議室を予約したいけど、空いているのかどうかわからない」
 

これらの課題を解決する方法として、2022年7月より提供が開始されるZoomのワークスペース予約機能があります。
 

この記事ではZoomのワークスペース予約の概要や使い方について紹介していきます。
 



Zoomワークスペース予約とは?

Zoom_ワークスペース予約
 

Zoomワークスペース予約とは、据え置き型のWeb会議システムである「Zoom Rooms」内で提供される機能です。
 

ユーザーはZoom デバイスの有無を問わず、Zoom ウェブポータル、Zoom Roomsタッチデバイスなどの様々な方法でフロアマップを表示して、現在利用可能なデスクやミーティング スペースを確認・予約することができます。
 

オフィスにいる同僚が使用中の場所もマップ上で表示されるので、今誰がどのスペースを利用しているのかも確認することができます。
 

Zoom Roomsについてはこちらの記事もご覧ください。
 

Zoomワークスペース予約の使い方

Zoomワークスペース予約を使用するには、1つ以上のZoom Roomsライセンスが必要です。 また、Zoom Rooms デバイスでワークスペースを予約する場合は、バージョン5.9以降を用意する必要があります。
 

ライセンスの管理者アカウントから、以下の手順でワークスペース予約の機能を有効にします。
 

  1. ナビゲーションメニュー内で、[ルーム管理]→[Zoom Rooms] の順にクリック
  2. [ルーム] タブから[ルームの追加] をクリックし、 [Zoom Roomを追加]ページを表示
  3. Zoom Roomsデバイス対応のワークスペース」または「ワークスペースの予約のみ」を選択し、ルーム名を指定
  4. 連携するカレンダーを選択
  5. ワークスペースの場所を選択(または検索)
  6. [ホットデスク] トグルボタンをクリックしてZoom Roomに対して有効 / 無効にする

 

ワークスペース予約を有効にした後、Zoomデバイスを使用することで、
 

  • ワークスペース予約に対するZoom Roomsタッチデバイスのアクティベート
  • フロアマップのアップロードと編集
  • フロアマップのデジタル サイネージへの追加
  • キオスクでのワークスペース予約の有効化

 

などが可能になります。

ウェブポータルを介したZoomワークスペース予約

Zoom_ワークスペース予約_ウェブポータル
 

Zoomワークスペース予約を使用すれば、ユーザーはZoomデバイスの有無を問わず、さまざまな方法でワークスペースの予約が可能となりますが、ウェブポータルを会した予約方法も紹介します。

 

  1. Zoomアカウントにサインイン
  2. [マイアカウント]から[ワークスペース]を選択
  3. 場所とフロアプランを表示して、予約可能なワークスペースを確認
  4. 希望の日時を選択して、スペースを予約
  5. オフィスに到着した際、デスクにワークスペース予約対応のデバイスがあれば、QR コードをスキャンしてチェックイン
  6.  

    Zoomワークスペース予約でハイブリッド形式のオフィス環境の実現できる

    コロナ禍で急速に広まったリモートワークを軸に、リモートワークとオフィスワークなどを組み合わせた働き方である「ハイブリッドワーク」が世界でも日本でも広がり始めています。
     

    アメリカのZoom社がMomentive社と共同で実施した世論調査によると、ハイブリッドワークについてこのような回答を発表しています。
     

    • リモートワーカーの55%は、ハイブリッドな仕事環境の方が好きだと回答
    • 回答者全体の53%は、新しいクライアントと会う際にはオフィスに出社したい
    • 回答者全体の58%は、オフィスでのチーム活動に参加したい

     

    Zoomワークスペース予約は、オフィスのワークスペース最適化や、従業員の出社状況の可視化などを通じて、ハイブリッド形式のオフィス構築に役立ちます。
     

    今後活用の幅が増えてくることが予想されますので、ハイブリッドワークやオフィススペースの活用に興味のある方は、今のうちチェックしておきましょう!
     

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