電話代行の導入でバックオフィス業務を効率化!おすすめサービスの紹介も

会社にかかってくる電話へ対応せざるをえないため、効率的に業務を進めづらい…そのような悩みを抱えているオフィススタッフ、個人事業主や経営者が多いのではないでしょうか。
 
しかし電話応対の品質は企業イメージや評判の良し悪しにかかわることから、ないがしろにはできません。
 
そこでバックオフィス業務の効率化をお考えであれば、電話代行サービスの利用を検討してはいかがでしょう。
 
本記事では、電話代行サービスについて詳しくご紹介します。
 



電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、会社に代わって電話に応対してもらえ、メールなどで報告を受けられるサービスです。
 
主に企業にかかってきた電話に代行のオペレーターが1次対応することから、「秘書代行」と呼ばれることもあります。
 
近年ではスケジュール管理などの秘書サービスを提供する電話代行サービスもあり、リソースが限られる個人事業主やスタートアップ企業にもおすすめです。
 

電話代行サービスの仕組みと業務内容

電話代行の仕組みは、電話転送をするタイプと番号貸し出しを利用するタイプの2種類に大別できます。
 
電話転送タイプは、会社にかかってきた電話を自動でオペレーターに転送する方法で、すでに自社の電話番号が取引先等によく知られている場合に最適な方法です。
 
一方、番号貸し出しタイプは、新規事業の立ち上げ時や問い合わせ専用の電話番号を導入する時に検討すると良いでしょう。
  
電話代行サービスに依頼できる業務は、主に次の4つです。

  • 状況に応じたフレキシブルな電話応対
  • 勧誘・営業電話に対する不在対応
  • ネットショップや通販の受注代行
  • カスタマーサポートなどコールセンター代行

 

電話代行を導入する4つのメリット

電話代行_メリット
 

ここでは、電話代行を導入する4つのメリットについて見ていきましょう。
 
4つのメリットとは、次のとおりです。

  1. 電話業務の効率化
  2. 少ないコストで人手不足の解消
  3. 重要な受電を逃さず機会損失を回避
  4. 顧客満足度(CS)の向上と従業員のストレス軽減

 

電話業務の効率化

受電の1次対応の段階で、不要な営業や勧誘の電話に対して不在対応してもらえます。
 
担当者は必要な用件のみ報告を受けられるので、電話業務の効率化につながるというわけです。

少ないコストで人手不足の解消

人件費やトレーニングにかかる費用を考えると、電話対応に特化したスタッフを雇うのは中小企業にとってはリスクでしかありません。
 
電話代行に外部委託すれば、品質の高い電話応対を期待できるので人手不足の問題をすぐに解消できます。
 

重要な受電を逃さず機会損失を回避

大事な顧客からの問い合わせや緊急の連絡には、即対応したいものです。
 
重要な受電に効率よく対応できるので、電話代行サービスを導入すれば機会損失の心配もありません。
 

顧客満足度(CS)の向上と従業員のストレス軽減

電話代行のオペレーターは、電話応対のプロです。
 
研鑽を積んだオペレーターに対応してもらえば、顧客満足度も企業イメージも向上します。
 
クレーム等の電話にもワンクッションおけるので、電話に不慣れな従業員が受けるストレスを軽減可能です。
 

電話代行サービスだと相手側にバレる可能性は?

電話代行サービスの利便性の高さは魅力だけれど、顧客にバレるのはちょっと…と気にかけている人も多いでしょう。
 
バレる主な原因は「隣で対応しているオペレーターの声」「キーボードのキータッチ音」等です。 
 
電話代行サービスが、ノイズキャンセリング対応の高性能インカムや静音性の高いキーボードを採用していれば、バレる可能性は低いと言えるでしょう。
 

電話代行サービスの選び方|3つのポイント

電話代行_選び方
 

ここでは、電話代行サービスの選び方の3つのポイントを、次のとおりご紹介します。

  1. 基本料金とオプション料金
  2. 稼働時間は自社の業務時間をカバーしているか
  3. 電話代行サービスの特徴が自社のニーズに合うか

 

基本料金とオプション料金

月額の基本料金に、どのようなサービスが含まれるのか確認しておくことが重要です。
 
契約前には複数の電話代行サービスの基本料金に含まれるサービス内容と、オプション料金の有無を比較・検討しましょう。
 
自社にとって必要なサービスを基本料金内で提供してもらえるのか、オプション料金がかかるのか見積もりをとってチェックしてみてください。
  
またトライアルや無料プランのほか、基本料金、初期費用、初月利用料が無料というプランもあるので参考にしてください。
 

稼働時間は自社の業務時間をカバーしているか

自社の業務時間や導入目的と照らし合わせて、電話代行サービスの稼働時間を契約前によく確認することが大切です。
 
電話代行サービスの料金は、対応したコール数や時間帯で変動します。
 
平日の昼間のみの代行であれば、安いプランやコースが見つかることもあるでしょう。
 
しかし自社の電話代行サービス導入の目的が緊急時の電話対応であれば、料金が高くても24時間365日稼働しているサービスを選ぶ必要があります。
 

電話代行サービスの特徴が自社のニーズに合うか

電話代行サービスの特徴が、自社のニーズにしっくりくるかどうかもチェックしましょう。
 
電話代行サービスは、すべての業種に対応しているわけではありません。
 
また、クレーム対応や応答のカスタマイズに対応していないケースもあります。
 
メールやチャットサービスなど、報告を受けるチャンネルの多さもチェックポイントです。
 

おすすめの代行サービス5選

ここでは、おすすめの電話代行サービス5選をご紹介します。
 
月額基本料金をご紹介しますが、他にも初期登録料、保証金などがかかる場合があるのでご留意ください。
 
※以下全ての金額表記は税抜表記となっています。ご注意ください。
 

fondesk(フォンデスク)

電話代行_002
 
シンプルで使いやすい電話代行サービスを探しているなら、fondesk(フォンデスク)がおすすめです。
 
シンプルさを追求しており、簡単・スピーディな開通手続きのあとは、指定の番号に自動転送するだけで利用できます。
 
Slack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE、Google Chat(旧:Hangouts Chat)、Eメール、LINE WORKSなど、電話報告の通知チャンネルの種類も豊富です。
 

月額基本料金 従量料金 稼働時間 無料トライアル
10,000円 1〜50件:0円
51件目以降: 200円/件
オペレーターによる対応:平日9:00〜19:00
 
上記以外は、自動音声メッセージでの対応
14日間

 
fondeskの評判とは?6つの機能や料金、導入事例まで徹底紹介
 

BUSINESS ASSIST(ビジネスアシスト)

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士業や専門業向けにも電話代行サービスを提供しているBUSINESS ASSIST(ビジネスアシスト)は、企業のカラーに合わせて対応してくれます。
 
プランのグレードをあげれば、専任秘書や上級秘書スタッフによる対応も可能です。
 
「言付け伝言」や「スケジュール把握」など、秘書代行を希望するならぴったりなサービスでしょう。
 

月額基本料金 従量料金 稼働時間 無料トライアル
ライトプラン:20,000円 1〜60件:0円
61件目以降: 200円/件
全プラン共通:
平日9:00~18:00
30日間

 

e秘書

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大規模コールセンター運営・電話代行においては35年以上の実績とノウハウをもつベルシステム24が手がける「e秘書」。
 
サービスプランの種類が豊富なので、他社では対応が難しいニーズにも柔軟に対応できます。
 

月額基本料金 従量料金 稼働時間 無料トライアル
スタンダードコース:10,000円 1〜80件:0円
81件目以降: 150円/件
 
※平日9:00-18:00の場合
プランによっては、365日・24時間対応も可能 なし

 

CUBE電話代行サービス

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個人事業主向けの電話秘書サービスも手がけているのが、CUBE電話代行サービスです。
 
ネイティブによるスキルチェックを受けたスタッフによる英語対応プランや、サービス保証制度も用意されています。
 

月額基本料金 従量料金 稼働時間 無料トライアル
シンプルプラン:10,000円 1〜50件:0円
51件目以降: 200円/件
平日9:00~18:00 30日間
※キャンペーン期間中

 

INTER CHORD(インターコード)

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とにかく安い電話代行サービスを探しているなら、INTER CHORD(インターコード)がおすすめです。
 
格安ホームページ制作プランと電話代行を同時契約すると、電話代行が月額980円になる特別プランまで用意されています(ホームページ制作費用は別途必要)。
 

月額基本料金 従量料金 稼働時間 無料トライアル
格安 電話代行プラン
:2,900円
1〜20件:0円
21件目以降: 210円/件
平日9:00~18:00
 
※別途料金で、上記時間外や土・日・祝日の対応も可能
初回2週間は、お試しキャンペーンで無料

 

電話代行と受付システムの導入でバックオフィス業務効率化を実現できる

電話代行サービスを導入すれば、社員のストレスも減り業務に集中できるようになります。
 
さらに受付システム「RECEPTIONIST」を導入すると、バックオフィス業務を一気に効率化することも可能です。
 
受付システム「RECEPTIONIST」なら、来客を知らせる通知が来客をお迎えする担当者に直接届くので、他の従業員の負荷を大幅に軽減できます。
 
来客情報は自動でクラウドに集約されるほか、完全非接触の受付など感染症対策もできるのがポイントです。
 
伝言ゲームのような煩わしい取次はなくなるので、生産性の向上も期待できます。
 
月/600件以上の来客取次がほとんどゼロに!

電話受付の課題とともに社内周知しスムーズに浸透。スケジュール管理能力も向上!
 

まとめ

近年では、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークに移行する企業が急増しています。
 
オフィスに出勤している従業員が電話応対をする工程の多さにお困りの場合には、電話代行サービスがおすすめです。
 
また電話代行サービスと同時に受付システムを導入すれば、驚くほどバックオフィス業務の効率化が進みます。
 
バックオフィス業務の効率化に興味のある方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

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