チャットワークで可能になる業務の効率化とは

組織が大きくなればなるほどシステムや管理は複雑になり、さまざまな弊害が出てきます。事業を発展させるためには弊害を取り除き、業務の効率化を進めることが必要です。
 

それに役立つのがチャットワーク。実際に導入して効率化に成功している企業が増えています。具体例を交え、チャットワークの活用法についてご紹介します。
 

業務の効率化を阻む原因

自分の仕事に専念できない

 

業務の効率化を考えるときには、無駄な労力を極力省くという視点を持つことが大事です。
 

部署によっては、1人がたくさんの業務を抱えるケースもあるでしょう。よその部署との関係で、やらざるを得ない仕事もあるかもしれません。
 

ただ、効率という点では個々人の重要な仕事に専念するのが是です。あれもこれもと手を広げると、大事な仕事がおろそかになり、結果的に効率化を阻むことになります。
　 

日常業務が際限なく続く

 

組織に所属していると日常業務をこなすことで満足してしまう傾向があります。
 

これは積極的に生産性を上げようというやる気の減衰につながっていきます。積極性を持たず仕事をすることは、業務の効率化を阻む要因となってしまいます。
 

会議がルーティン化している

 

業務の効率化を阻む要因で最も多いのが、ルーティン化した会議でしょう。会議時間がたとえ1回30分だったとしても、1日の労働時間を考えると貴重な時間です。
 

毎週決まった曜日・時間に行われ、参加することに意義があると思われている会議。本当に必要な会議なのでしょうか。
 

このともすれば悪癖ともいえるお決まりの会議を見直せば、効率化につながります。
 

チャットワークで業務を効率化する5つの方法

社内コミュニケーションの効率化

 

チャットワークを導入した企業のほとんどが、社内コミュニケーションがやりやすくなったと感じています。
 

その理由は、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどのモバイルデバイスを活用してチャットができることです。
 

実際に「株式会社サイバーエージェント」の事例を見てみましょう。
 

株式会社サイバーエージェントではメールのやり取りを主に利用していましたが、チャットワークの導入で各部門とのコミュニケーションが密になりました。
 

クライアント単位でグループを作ってコミュニケーションを取りやすくした結果、平均すると1人につき1日1.26時間の時間削減ができたというデータ結果も。
 

これは、月に換算すれば3営業日分も効率化できたことになります。
 

現在では関連子会社もチャットワークを導入し、インターネット広告事業本部と連携させ、効率化を実現しているそうです。

参考元URL：https://go.chatwork.com/ja/case/cyberagent.html
 

会議時間の効率化

 

チャットワークを導入すると、スマホやタブレット端末で会議に参加できます。いつでもどこでも参加が可能になり、営業マンが会議のために本社へ戻る必要がなくなります。
 

実際にチャットワークを導入した「全研本社株式会社」の事例を見ると、会議のやり方がよくわかります。
 

この会社ではグループチャットを電子会議室的に運用しています。
 

いちいち顔を合わせて会議をするのではなく、チャットワークで問題点を提案。それに対してメンバーが意見を出し合うというやり方です。
 

プロジェクト進行が早くなるだけでなく、チャット内のログを全て残せるので記録としても重宝しているようです。

参考元URL：https://go.chatwork.com/ja/case/zenken.html
 

プロジェクト管理の効率化

 

組織が大きくなると複数のプロジェクトが立ち上がります。相互の連携がスムーズにいけば、プロジェクトの進捗も捗るでしょう。
 

チャットワークはプロジェクト管理にも大きな効果を上げています。
 

「株式会社HBLAB」はベトナムを拠点にWebシステムの開発事業を行っている企業です。ここはチャットワークの導入でプロジェクト管理を効率化しています。
 

プロジェクトごとにグループチャットを作り、仕様書やソースコードやリンクなどを貼って、相互の連携を取りやすくしているとのこと。
 

途中から参加してもチャットの履歴が追えるので、非常に有用とのことです。
 

また、メンバーにはニックネームをつけるなど、メンバー間のコミュニケーションの活発化にも寄与しています。
 

チャットワークの導入によって必要な情報をロスしなくなったのも、プロジェクト管理がうまくいっているからでしょう。

参考元URL：https://go.chatwork.com/ja/case/hblab.html
 

顧客対応の効率化

 

顧客対応は企業にとって最も疎かにできない業務です。裏を返せば、この業務を効率化すれば確実に業績アップにつながります。
 

チャットワークを導入すれば顧客とのコミュニケーションが取りやすくなるだけでなく、最新の情報が提供可能となります。
 

「株式会社ダンドリワークス」は建築業に特化したクラウド型情報共有サービスを提供していますが、チャットワークの活用によって顧客対応の効率化に成功しています。
 

顧客からの問合せが多い仕事のため、件数把握やお客様の声の見える化などにチャットワークが役立っています。
 

お客様からの電話内容などはグループチャットで共有するので、確実にフォロー可能です。また、クライアントの要望などにもすぐに対応できるようになりました。
 

業務上のやり取りはすべてチャットワークを介しているので、お付き合いのある顧客やクライアントの間でも導入するケースが増え、ますます効率化の輪が広がっているようです。

参考元URL：https://go.chatwork.com/ja/case/dandoli-works.html
 

人材育成の効率化

 

企業にとって新しい人材の育成は将来性に関わる大事な問題です。チャットワークをそんな人材育成に活用しているのが「株式会社リジョブ」。
 

美容やリラクゼーションに特化した求人サイトを運営している会社ですが、部署や立場ごとにグループチャットを作ってコミュニケーションやタスク管理に使っています。
 

この会社では新卒採用時にチャットワークを使い、一次面接の情報を二次面接に生かしています。
 

また、入社前にはインターン生として研修を行いますが、連絡のやり取りにチャットワークを運用することで、新人の育成を効率的に実践しています。
 

なお、インターン生にはセキュリティ上会社のメールアドレスは発行できませんが、チャットワークならアカウント発行や管理が簡単に可能です。

参考元URL：https://go.chatwork.com/ja/case/rejob.html
 

まとめ

 

チャットワークの導入によって業務の効率化ができるということを、実際に実践している会社の実例を見ながらご紹介してきました。
 

ここに上げた業務の効率化を阻む要因などは、チャットワークを導入すればすべて解決します。効率化を成し遂げた具体例を見れば、納得できるでしょう。
 

もしチャットワークの導入に迷っている企業があれば、ぜひこの記事を読ませてあげてください。

 
 
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