Slackを使う時のマナー!企業で導入時に心得たい11個のコト

今話題のビジネスチャット、Slack。いまや世界でもっとも使われているビジネスチャットです。
 
ビジネスチャットは、「宛名」「挨拶」など丁寧に書かなければいけないメールと違い、手軽に連絡を取れてとても便利ですよね!
 
しかし、その便利さが仇となり、Slackの通知の多さに悩まされている方も多いのではないでしょうか?
 
今回は、Slackの通知が迷惑だ!と感じている方の『あるある』と、その対処法・マナーについて考えていきたいと思います。
 



マナー① 全員にメンションする必要ないよね? <@channnel>

Slackには、チャンネル内の全員にお知らせしたいことを共有できる@channnelというコマンドがあります。
 
社内清掃に関してや懇親会の予定などチャンネル内の全員にお知らせしたい事柄があるときにはとても便利な@channnel機能です。
 

でも!!
 

自分のライトニングが見当たらない とか今日の打ち合わせの時間 とか
該当者を選択する面倒くさい…と、とりあえず@channel使う人、いますよね!
 


↑メッセージを送るのはいいけれど、@channelは使わないでほしい。

 

@channelは、Slackを開いていない人にも通知されてしまうんです。その内容は今日、お休みの人にもお知らせしたい内容なのでしょうか?
 

そうでなければ、Slackを開いている人にしか通知されない@hereではだめですか?
 

@マーク押すと、一覧でメンバーが表示されますよね?クリックするだけですよ!?
 



↑下部の「@」を押すと、メンバーが一覧で表示される。

 
 



なんでもかんでも@channnelを使うな。
チャンネルの通知をオフにされて、大事な情報を見逃されることもあるぞ!

 

 

マナー② 集中したいのに。Slackのスレッドが気になって集中できない!

メンバーを管理する人にありがちなこと。
 

スレッドの内容を全てチェックしておかないといけないと思ってしまう人ほど、チャンネルのメッセージの多さに気が滅入ってしまうもの。
 

 
でも、それはSlackを使うことの宿命?
 

そんなことはありません。
対処できます!
 

本当にリアルタイムで監視していなければならないチャンネルですか?
 

集中したい時間だけすべての通知をオフにすることができます。



↑左上のワークスペース名横にあるベルマークをクリック。

 

もっといえば、未読メッセージだけまとめて見ることもできるのです。

参照:https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/226410907
 

私は出勤してすぐに「全未読」項目をチェックすることをルーティンワークにしています。

 



当たり前の通知のうるささも工夫ひとつワンクリックで対処できる!

 

 

マナー③ 休日、就業時間外にメンションする必要ある?

 

 
誰もが一度は感じたことがあるであろう不満でしょう。
プライベートで楽しんでいるときに「ポロンッ」と通知がくると仕事脳になってしまう…
という経験をしたことはありませんか?
 

一応対策はできます。
 

Slackにはステータスといって、アイコン横に⚫️マークがあります。
これでアクティブ、離席中といったアピールができるのです。
 


アクティブのとき 


離席中のとき

 

もうひとつ!
 

では、どうして休日や就業時間以外に「メッセージを送ろう」と思ってしまうのでしょうか?
 

それは、「思いついた内容を忘れないうちに共有しておこう!」という心理からではないでしょうか?
 

それなら、別の方法を提示してあげてください。
 

例えば、iPhoneのメモ機能やタスク管理アプリ「トレロ」などがおすすめです。
 

iPhoneのメモ機能は、共同編集者を選択することでメモを共有できます。
トレロは、相手に通知せずに伝えたいことをまとめることができます。
 



↑トレロならやっておいてほしいこと、伝えたいこと等を簡単にリスト化できる。

 

これらを使えば、出勤中の時間に余裕がある時に確認できます。
一度、話し合ってみてはいかがでしょうか?
 



休日、就業時間外の通知は誰もが気にしていること。一度対策案を提示してみるべし。

 

 

マナー④ 気を使ってメンションをあだ名にするのはやめてよ!!

メッセージを送りたい相手がお休みだ…
という日にメンションではなく「@+あだ名」や「@+大文字の名前」などで”なんちゃってメンション”をしてしまってはいないでしょうか?
 

          
“なんちゃってメンション”         ホンモノのメンション

 
これ、実は超危険!です。
 

”なんちゃってメンション”は相手に通知がいかないことはもちろん、相手がお休みであったり就業時間外に使うもの。
 

一定時間経ってしまったスレッドは見返さない人もいます。それゆえ、メッセージに気がつかず、図らずとも無視をしてしまうことが多いのです。
 

”なんちゃってメンション”は絶対にオススメできません!
 



”なんちゃってメンション”は相手に無視されに行くようなもの

 

 

マナー⑤ 返信を催促されるのってどうなの?邪魔しないでよ!

これまたよくあるのが、「Slackでやりとりすると会話のキャッチボールに時間がかかってしまう」ということ。
 

…ちょっと待ってよ!
 

 
ビジネスチャットの良さって、自分の好きなタイミングで返信、確認できる「非同期性」じゃあなかった?
 

そうです。
ビジネスチャットは相手を縛ることはできません。
もし、相手とじっくりかつ迅速にやり取りしたいなら、アポイントをとって話し合う時間を設けましょう。
 



非同期コミュニケーション それこそがSlackのよさ!

 

 

マナー⑥ 周りから聞こえる通知の音うるさいんだけど!

 


 

ビジネスチャットを導入する時は、全社員共通で導入すると思います。
 

そのため、全員に通知するメッセージが流れると、あちこちのパソコンから通知音が…
 

この音が嫌いな人も少なからずいるのではないでしょうか?
 

今一度、通知音やバイブレーションが周りで働く仲間の迷惑になっていないか、確認してみてください!
 



通知音の制御は公共のマナー

 

 

マナー⑦ スタンプだけで反応されても、こちら側に通知されないのですが!

 

Slackのスタンプ機能、メッセージにいろいろな人から反応がもらえて嬉しい機能です!
スタンプ機能でコミュニケーションが活発になったという会社もあるのではないでしょうか?
 

ただ、気をつけて欲しいことが、メッセージに「承知しました!」等のスタンプを押しても、相手には通知されないということ。
 
 


↑ついつい「ありがとうございます」や「承知しました」をスタンプで済ませてしまいがち。

 

お手軽に使えるスタンプ機能ですが、スタンプだけの返事では「無視されている!」と感じる人も少なくないようです。
 



スタンプは表情のリアクションに使おう! 相手に通知されません!

 

 

マナー⑧ 今日ってお休みだっけ… 通知送っていいんだっけ…

先ほど、休日や就業時間外に来るメッセージが迷惑だというお話をしました。
 

一方、反対のことも言えます。
 

ズバリ、「〇〇さん、今日お休みだっけ?メンションをつけておくっていいかしら」
 

 

リモートワークやフレックスタイムが認め始められてきた今日、オフィスにいない=お休みというお話ではなくなってきました。
 

この問題を解消するには、やはり「ステータス」機能を知っている必要があるでしょう。
 


↑左上のワークスペース▽から「ステータスを設定」を選択。自分の好きなマークも選択できる。

 



お休みの日にメッセージを送らない心構え「ステータス機能」

 

 

マナー⑨ DMを使って飲み会を誘わないで!

新年会、忘年会、歓迎会、送別会、、、
 

本当は行きたくないけれど、周りの目を気にすると参加しないとなあ…という飲み会の数々。
 

しかし!それ以上にタチの悪い飲み会が「上司からのお誘い」
 

さらに、このお誘いがSlackの個人でやりとりをするダイレクトメッセージで送られてくると、断りづらい!
 

という方が多いようです。
 

このようなことを続けると、尊敬される上司になることは難しいでしょう。
 

行きたくない飲み会に付き合わせることのないよう、
 

ダイレクトメッセージではなく、チャネルでお誘いメールを送るよう、心がけてほしいものです。

 


↑スタンプで回答ができると、回答しやすい

 



DMのお誘いは”強制”と同じ!

 

 

マナー⑩ 返信しなくていいとは言われても!気になってしまったらもうだめなのよ!

休日や就業時間以外のメンション付メッセージは極力送りたくない!
でも、伝え忘れたら困るから、今送ってしまえ!というときに、
 

「返信しなくていいよ!」や「急ぎではありません」という枕詞をつけてメッセージを送ったことはありませんか?
 

これ、実はかなりの迷惑行為だったりもします!
大部分の方は必要以上のメンションに不快感を抱いているようです。
 

 

いくら返信しなくていいとは言われても、余暇を楽しんでいる時に仕事のメッセージは見たくはないですよね?
 

コメントを送る時には、ステータスを確認して欲しいものです。
 



「今、返信しなくていい」ならメッセージも「今」じゃなくて良い!

 

 

マナー11 あれ、重要な事柄なのにメンションされてないよ。

防ぎようのないことですが、該当者であるにも関わらず自分にメンションが付いていなかったという経験はありませんか?
 

いかにメンションが大切な機能か?というお話になってしまいますが、
 

やはりメンションがついていないと見逃してしまう方が多いようです。
 

しかし、対策はできます!
まずは、メンバー同士でだれが関係している案件なのか把握しておくこと。
 

メッセージが送られていない人がいたら誰かが伝えてあげられればいいのです。
 

もう一つは、自分に該当するチャンネルの通知はオンにしておくか、未読をまとめて確認すること。
 


↑通知を設定したいチャネルを開き、チャネル名を選択。

受動的に「自分には送られてきていなかった!」と考えるのではなく、万が一の対策があると安心です!
 

さいごに

ここまでSlackの通知機能の迷惑な「あるある」とその対処法について見てきました。
 

これからのSlackの利用に役立ててくれると幸いです。
 

Slackによるストレスをできる限り減らして、快適な職場環境を整えていきましょう!

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