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まず押さえたいチャットワークの基本的な使い方【その3・グループチャット活用編】

コンタクトの追加方法も覚えたし、ある程度メッセージのやりとりもできる!
 

そんなあなたには、最後にグループチャットでの活用方法です。
 
ここまでの全てを押さえれば、あなたも初級チャットワークマスター!?
 

グループチャットと個人チャットを見分ける簡単な方法

チャットワークでは、グループも個人も左側に混ざった状態で表示されます。
 
そういう意味では、パッと見分ける方法を知っておくと便利ですよね。
 

実は、簡単です。
アイコン枠のカタチで見分けられるんです。
 

□:グループチャット
○:個人チャット
アイコンのカタチが□ならグループチャット、○なら個人チャット
 

また、この左側の並び順は、直近で新着メッセージがあったり、書きかけのメッセージがある場合等に上部に移動・表示するようになっており、変化しますので注意が必要です。
※『表示を常に上部で固定する方法』も別記事でご紹介しています。
 

 

特定の相手にTo(メンション付)でメッセージを送る方法

チャットワークの場合、グループチャットで特定の相手に話しかける場合に使うのは、Toという機能です。
(他のチャットツールでは、メンションと呼ばれている機能ですね。)
 

早速、やりながら見ていきましょう。
 

 

まずは該当のグループチャットを開きます。
 
先に特定の相手を選択する場合、中央下のメッセージ入力欄上にある「To」ボタンをクリック

▼ クリックすると、拡大表示します

chatworkではToを設定することでメンション通知となります

 

グループのメンバー一覧が表示されるので、今回メッセージを送りたい相手を指定
(こうすることで、相手がスマートフォンやPC(デスクトップ通知)を使っている場合、即時にプッシュ通知が送られたり、画面上で赤く表示され、相手宛のメッセージである旨を目立たせることができます。)
 

挿入された情報を削除せずにメッセージを追加して投稿してください
 

 

指定した相手がメッセージ欄に文字列で記載されるので、そちらを残したままメッセージを追記し、送信すると……

▼ クリックすると、拡大表示します

メンション付きで該当の相手に通知されます
 

このように、大勢がいるグループの中でも、特定の相手にメッセージを送ることができます。
 

また、全体の目に触れるところで会話することにより、自然に他のメンバーにも情報共有ができるというのが、チャットツールの便利なところですね。
 

まさに、クラウド会議室・チャットワークです。
 

 

グループメンバーとファイルを共有する方法

特にグループチャットの場合、誰かにファイルを送るということは、送った相手だけでなくグループメンバー全員と同じファイルを共有することになります。
 

これによって、お互いに同じ情報を見れるので、ズレや更新漏れが少なくなり、非常に効率的です。
 

早速、今回はエクセルファイルを送ってみましょう。
 

 

まず、中央下のメッセージ入力欄の上にあるクリップマークをクリック
ファイルの添付ボタンはメッセージ欄上部のクリップボタン
 

 

該当のファイルをPC内から選択したら、このような画面になります。
 

ファイル名/To/メッセージに変更・指定・追記があればそれらを行った上で、一番下の「送信」をクリック

▼ クリックすると、拡大表示します

ファイル名、To設定、メッセージが編集できます

 

▼例)Toを指定せずにアップロードしたため、メッセージ画面にこのように共有されました。
ファイルのアップロード完了メッセージ例
 

このようにして、グループチャット全体の中で、特定の相手にファイルを指定することも、全員向けに送信することもできます。
 

 

自分や相手が送ったファイルを簡単に確認する方法

ところで毎回、ずっと前に自分や相手が送ったメッセージを探し出すことでファイルを検索する、という方法は手間ですし、非効率ですよね?
 

実は、カンタンな方法があります。
 

 

該当のチャット画面を開いたら、右上のフォルダマークをクリックしてください。

▼ クリックすると、拡大表示します

アップロードしたファイルの確認は右上のフォルダマークから
 

すると、このグループで共有されているファイルが一覧で表示されたり、検索が可能です。
 

各グループチャット毎にファイルを検索や一覧表示できるので、ある程度絞込も簡単にできて便利ですね。
 

 

タスクを登録して、全メンバーの進捗を管理する方法

チャットワークの特徴の1つに、タスク管理という機能があります。
 
個人チャットでも同じ操作ができますが、主にはグループチャットでそのチカラを発揮するため、こちらで紹介します。
 

早速、タスクを設定してみましょう。
 

 

右側中央にタスクの入力欄があるので、入力欄をクリック

▼ クリックすると、拡大表示します

タスクは開いたチャット画面右側中央にある入力欄をクリック

 

入力欄が詳細に開くので、各項目を入力

①:タスク内容
②:タスク担当者
③:締切日

タスク内容、タスクの担当者、締め切りが簡単に設定できます

 

今回は例で、以下のように入力して「タスクを追加」をしてみたところ……
タスク設定画面の入力例

 

このように、チャット中央部に登録されました。
 

また、右側のタスク入力欄のすぐ下にある「自分のタスクのみを表示」からチェックを外すと、メンバー全員のタスク確認も可能です。

▼ クリックすると、拡大表示します

タスク設定完了時の画面例

 

言った言わない問題を回避するためにも、口頭で受けたり指示したタスクは、こちらで共有・管理する習慣をつけておくとよさそうですね。
 

 

参加しているグループから退席する方法

基本的にチャットワークのグループは、招待やグループ作成者の登録で参加するかが決まり、自分から自主的に行うものではないため、特にビジネスで利用する場合、全て必要な登録である可能性が高いです。
 

しかし、中には関連しなくなった案件もありますよね?
 

そういう場合は、グループから自分だけが退席することができます。
 

 
操作は簡単。
 

該当グループを開き、右上の歯車マークから「グループチャットから退席する」をクリック

右側歯車マークから「退席する」を選択

 

以下のような警告文が出るので、確認の上、「OK」をクリック
退席前の確認画面
 

これで該当のグループから退席しました。
 
左側の一覧から該当グループがなくなっていることを確認してみてください。
 

 

 

というわけで、全3回の基本的な使い方はいかがでしたでしょうか。
 
使い慣れてくると、オンライン会議室として非常に効率的、かつ、スピーディーに議題をすすめることも可能になりますので、ぜひ、ここまでの基本的な使い方をもとに、業務の中でチャットワークを活用してみてください。
 
ちなみに、『チャットワークの知ってるとお得な使い方特集』もありますので、ぜひ。

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