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チャットワークのマイチャットでスケジュール管理も引き継ぎも簡単に!

普段からチャットワークを使っているのなら、他人との連絡用だけでなく、自分の仕事を効率化させる道具として徹底的に活用してみましょう。
 

ここではチャットワークの基本機能であるマイチャットやグループチャットを、自分のスケジュール管理やタスク管理、引き継ぎなどに活用する方法を紹介します。
 



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チャットワークのマイチャット基本の使い方

マイチャットは自分以外にみられることがありません。そのため、内容にかかわらず気軽に書き込めるのがメリットです。
  

メモした内容は見返さなくてもいい?

 

クリエイティブな仕事などで、記憶に残らないようなアイディアは重要ではないのでメモは必要ないと言われることがあります。
 

しかしマイチャットにアイディアを残していれば、そういえば昔どんな風に考えていたかな、とざっと振り返るような確認の仕方も可能です。
 

チャットワークではいつ書いたのかが自動で記録されるので、タイムスタンプが記憶をたどる手掛かりになります。
 

気になることはマイチャットにメモ

 

アイディアややるべきことをうっかり忘れてしまうのはもったいないことです。ただ、記憶力にも限界があります。
 

そんな時はマイチャットにメモを残すとよいでしょう。マイチャットへのメモは文の途中でもキーワードだけでもOKです。
 

一旦書き込んでおけば必要に応じて編集することが可能です。気になったことはなんでもマイチャットに入れておくのがおすすめです。
 

関連するメッセージを結び付けブラッシュアップ

 

メモがあればあとで関連するメッセージを結び付け、内容を深化させたり、発想を広げたりすることが可能です。
 

時間のあるときに訴求力のある文章を用意できれば、資料作成の手間などが省略できます。
 

マイチャットを活用するとスケジュール管理に使える

スケジュール管理に便利なチャットワークの「タスク」機能。これもマイチャットを活用するとよりスマートに仕事がすすめられます。
 

タスクはマイチャットで管理

 

共通グループチャットで自分のタスクを設定すると他の人から見てわかりづらくなってしまいます。
 

特にタスクにしたいメッセージが「to ALL」など複数名にあてられたものの場合注意が必要です。
 

共通のグループチャット内でタスク化すると他の方に、その方宛ての未読メッセージがあるという通知が飛んで迷惑がかかります。
 

それを防ぐために、自分用のタスクはマイチャットでタスク化するとよいでしょう。その際メッセ―ジにリンクするURLをタスクにいれておくとさらにGOODです。
 

検索に用いる文字列をあらかじめ決めて簡単検索

 

マイチャットはどんどん新しいメッセージで更新されていくので、メッセージを見返す際は検索機能を活用すると便利です。
 

マイチャット内のメッセージでも、単語などを覚えていれば検索して情報が抽出できます。
 

また、重要なメッセージには「$$$」をつけるなど、自分なりのしおりとなる文字列を決めておくと検索がより簡単になります。
 

重要なメッセージの前後にファイルをアップロード

 

チャットワークにはファイルアップロード機能があります。
 

メッセージに最短でたどり着くためには、あとで見返したいメッセージの前後にデータをアップロードしておくと便利です。
 

アップロードしたデータは右上にある「ファイル」の項目からいつでも確認できます。また、データを選択すれば「追加時点へ移動」することもできます。
 

この機能を使えば、ショートカット的に利用することですぐに目的のメッセージにたどり着けるので、検索の手間が減らせます。
 

グループチャットをマイチャット化して引き継ぎを効率化!

 

自分だけが閲覧できるのはマイチャットだけではありません。ここではグループチャットをマイチャットとして使う方法と便利な活用法について解説します。
 

グループチャットはメンバーを追加しなくても使える

 

「グループチャットを新規作成」する際に、誰もメンバーに追加しなければ自分だけが利用できるグループチャットが作れます。
 

チャットワークにおいてマイチャットは1人1つしかありませんが、この機能を活用すれば複数のグループチャットをマイチャットと同様に活用できます。
 

プロジェクト別などテーマごとにグループチャットを作成すれば、情報をわかりやすく整理できます。
 

グループチャットでの記録の残し方

 

ここでは、チャットワークで利用すると便利なタグなどを紹介します。なお、活用する場合はタグを単語登録しておくと使いやすくなります。
 

管理する情報 チャットワークの機能
進捗、できごと 管理すべき項目をテンプレート化して概要部分などに記載
誰かの発言 [qt]誰かの発言[/qt]
仕事をするうえで困ったこと [info][title]見出し[/title]内容[/info]
原因と対処法 [info]内容[/info]
見積もりなど資料 pdf、ドキュメントなどをアップロード
トラブルシューティング(間違ったときのリカバリ法・問い合わせ先) ムードスタンプなどを活用

 

グループチャットの個人利用は引き継ぎに便利

 

グループチャットをマイチャットとして利用し、仕事の情報を管理しておけば、慌ただしい場合でも関連メンバーを招待するだけで簡単に引き継ぎがすすめられます。
 

後任者から見ても引き継ぎ時点でわからなかったことを後から確認できるので、グループチャットがあれば心強いでしょう。
 

引き継ぎする際のポイントには以下が挙げられます。
 

  • ・説明した内容を実際にやってもらう
  • ・概要を伝えてから詳細を説明する
  • ・細かいことは資料で補完

 

進捗管理にはチャットワークのタスクが活用できます。また、資料をグループチャットと関連づけておくと情報を管理する手間が削減できます。
 

まとめ

マイチャットにメッセージを投稿する際は、検索性を意識しておくと便利です。タスクも効果的に活用するとよいでしょう。
 

また、グループチャットを普段からマイチャットとして使っていれば、簡単に関連メンバーに情報が提供できます。
 

情報の整理の仕方を検討して、マイチャットをより効果的に活用してみましょう。

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