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LINE WORKSの社内導入を成功させるポイントとは?

LINE WORKSを社内に導入することは、円滑なコミュニケーションのための有効な手段となります。
ただ、LINE WORKSの導入を成功させるためには、注意しておくべきポイントがあります。
この記事では、LINE WORKSの社内導入を成功させるポイントについて解説します。
 



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使用する端末を決める

 

 

LINE WORKSを使うには、それぞれのスタッフが個人で所有しているモバイル端末を使ってもよいかどうかを決定する必要があります。

個人のモバイル端末を業務で使うということを、BYOD(Bring Your Own Device)といいます。
これは直訳すると、自分自身の端末を持ってくるという意味で、私物のモバイル端末を会社の業務用として使うことを、会社として公式に認めるという形態の運用方法のことです。
 

BYODの経営陣のためのメリットとしては、コミュニケーションを向上させるためにモバイル端末をスタッフに貸与するためのコストを省くことができることと、会社用のデバイスと個人用のものの両方をいつも持っておかないといけないという事態を避けることができる、という2点があげられます。

 
一方、私物を業務で使うことに伴うセキュリティ低下は大きなデメリットです。スタッフがプライベートで送ろうとしていたメッセージを間違って会社のクライアントに送ってしまう、などといったことが起こる危険性があります。

さらに、パスコードなどのセキュリティ機能が施されていない場合、紛失などのアクシデントが起こった際に、情報の漏洩などの取り返しのつかない問題が発生してしまうことにもなりかねません。

 

セキュリティ管理をする

 

 
では、LINE WORKSを導入するにあたり、セキュリティレベルを高めるためには、どのようなことができるのでしょうか。

まず1つとして、LINE WORKSをインストールする端末を制限することができます。
 

それぞれのスタッフが持っているすべての端末で会社のLINE WORKSが使えるようになってしまっていると、どのような使い方をしているのか管理が困難になり、セキュリティレベルをキープするのが難しくなってしまいます。端末制限をすることで管理がしやすくなり、情報漏洩などが起きた場合の特定にも役立ちます。
 

しかし端末制限をすることで、仕事の利便性を向上させるLINE WORKSのメリットを小さくしてしまっているという側面もあり、どのように運用するべきかは、よく検討しなければなりません。
また、BYODの管理方法としてMDM(Mobile Device Managementの略でモバイル端末の管理のこと)を導入することも有効な手段です。
MDMでスタッフのモバイル端末を管理するように設定すると、管理者側が端末のLINE WORKSのデータをすべて削除、もしくはモバイル端末自体を初期化することができるようになります。
 

これにより万が一スタッフが自身のモバイル端末を紛失したり、盗難にあったりしてしまったときでも、情報漏洩を防ぐことが可能です。
LINE WORKSには、LINEならではのスマートフォンアプリに関するセキュリティー対策のノウハウを用いられており、経営陣として管理しやすいようになっています。それにより、高いセキュリティレベルが実現されています。
モバイル端末へのデータ保存を制限する機能などが搭載されており、大切な機密情報や顧客情報をしっかり守ることができます。
 

しかし、スタッフ個人の持ち物であるモバイル端末が会社の管理下に置かれる、ましてや情報漏洩防止のためとはいえ場合によっては勝手に初期化されてしまう可能性があるというのは、なかなか精神的に受け入れにくいのもまた事実です。
 

運用のルールを策定する

 


 

LINE WORKSの使い方に関して的確なルールを定めておき、すべてのスタッフがそのルールに基づいた運用を徹底することも、導入を成功させるためには重要な要素といえるでしょう。
 

ルールを定める際は、スタッフ間でどのような使い方をするか、顧客とのコミュニケーションでどのようにLINE WORKSを用いるか、会社を離れた際に使う端末の場合、どのように運用するかという点をメインに定めておきましょう。
 

たとえば、たくさんのスタッフが関わっているプロジェクトなどのトークルームでは、既読にすることで返事をしたとみなすと規定し、簡単な業務連絡に対しては返信しないようにルール引きをします。これをしないと業務連絡のたびに大量の返事スタンプが並んでしまい、トークルームの可視性が下がってしまいます。
これらのルールを必要に応じて定めることで、LINE WORKSの利便性が向上し、導入成功につながるでしょう。
 

まとめ

 

LINE WORKSを社内に導入する際に、より効果的にスタートを切るためのポイントを解説しました。
BYODを許可するのか、セキュリティ対策として端末制限やMDMなどの機能を使用するのか、それぞれの利用シーンでの運用ルールをどうするかなど、具体的に決めておくことが大切です。
これらのポイントをおさえて、さらなる円滑なコミュニケーションのため、LINE WORKSをぜひ活用するようにしてください。

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