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LINE WORKSを使っているが、いまいちその機能を使いこなせていない人。

LINE WORKSはチャット機能だけでも非常に使いやすいビジネスチャットですが、他にも仕事をよりスムーズに進められるよう、便利な機能が多数搭載されています。外国の方ともスムーズにチャットができる翻訳機能や、探している連絡先をすぐに見つけられる階層式アドレス帳など、独自の機能が豊富に揃っています。
 



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LINE WORKSについている機能とは? 

LINE WORKSの豊富な機能 

 

ビジネスチャットであるLINE WORKSには、仕事で使える機能がたくさんついています。機能の種類は大きく分けるとホーム、トーク、カレンダー、アンケート、アドレス帳、メール、Drive、そして、管理の8種類です。
 

・ホーム


 

LINE WORKSのホームは、各種お知らせや会社全体、いくつかの部門などの広範囲で情報共有したい時に便利です。情報の投稿だけでなく、LINEスタンプを使ったコメント返信も可能なので、自然と素早い意見交換ができます。
 

また、必ず読んでほしい投稿には「必読」設定もできるので、重要な連絡が漏れることもありません。
 

・トーク

LINE WORKSのアドレス帳に登録された中から相手を選んで自由にトークが可能です。テキストでのやりとりだけでなく、LINEスタンプや写真、動画なども簡単に送受信できます。
 

LINE WORKSでやりとしている社内メンバーではなく、社外の取引先などとやりといをしたい場合、社外のお客様は通常使っているLINEをそのまま利用してトークできるのも大きな特徴です。
 

・カレンダー

LINE WORKSのカレンダーは、予定を確認するだけではありません。会議や打ち合わせなど、複数人で予定を摺り合わせたい時は、該当メンバーの空き時間や他メンバーの予定もカレンダー上で確認できます。
 

・アンケート

LINE WORKSのアンケートは、社内の意識調査や意見収集に便利な機能です。自由にカスタマイズできるフリーフォーム以外に、すぐに利用可能なテンプレートも豊富に揃っているので、今すぐアンケートをとりたい時でも便利です。
 

・アドレス帳

LINE WORKSのアドレス帳は組織ごとに登録できる階層型になっています。そのため、普段接点のない、他部署の人の連絡先も素早く探し出せます。また、アドレス帳に登録されているメンバーのプロフィール画面から空席や出張中、休暇中などのステータスも確認可能です。
 

・メール

LINE WORKSで使用可能なメールのデータ通信経路はTLS1.2で暗号化されているので、外部に漏らしたくない社外秘の内容でも安心してやりとりできます。また、トークやカレンダーなどLINE WORKSの他機能と連携することも可能です。
 

・Drive

LINE WORKSのDriveを使えば、ファイルやフォルダを社内で簡単に共有し管理できます。メンバーや部署単位での共有ができるだけでなく、メンバーごとに閲覧や編集の権限も細かく設定できるので、セキュリティ面でも安心です。
 

また、Drive上のデータをリンクで共有したい場合は、ワンタイムパスワード認証や有効期限付きのアクセス権限を設定できるのも大きな特徴です。
 

・管理

LINE WORKSの管理では、各メンバーの部署や役職の設定、メンバーの地位や部署によって利用できる機能を制限したりすることが可能です。業務に必要ない部分にはアクセスできないように設定することができます。
 

LINE WORKSのトークルームで使える便利機能とは?

トークルームで使える通訳機能

 

トークルームには、日本語以外のメンバーとのコミュニケーションも円滑に進められるよう、通訳機能がついています。
 

この通訳機能には、指定した言語間で通訳する「言語指定通訳」と複数の言語をそれぞれのメンバーが設定している言語に自動的に通訳する「マルチ通訳」の2種類があります。マルチ通訳は、同じトークルーム内で3カ国語以上のやり取りをしている場合にとても便利な機能です。
 

2018年1月時点で対応言語は、日本語、英語、韓国語、中国語(簡体/繁体)、そしてフランス語となっています。
 

 

通訳機能は、トークルームごとに有効にしなくてはなりません。通訳機能を使いたいトークルーム内のメニューから通訳の設定画面を選び、通訳機能をONにして言語設定をします。通訳機能がいらなくなったら、設定画面の通訳機能をOFFにするだけでOKです。
 

トークルームを色分けできる便利機能

 

忙しいときやいくつかのトークルームでやり取りを同時進行している場合、ついうっかりトークルームを間違えてテキストやファイルなどを誤送信してしまうことがあります。そのような誤送信防止には、トークルームの背景色をそれぞれ違う色に設定しておくのがおすすめです。
 

 

トークルーム右上のメニューボタンから設定を開いて「背景色」から好みの色を設定しましょう。なお、背景色は自分の環境内でのみ有効です。
 

LINE WORKSのカレンダーで使える便利機能とは?

カレンダーに地図やファイルを添付できる便利機能

 

LINE WORKSのカレンダーは、予定を書き込むだけのものではありません。それぞれの予定に必要な地図やファイルなども添付可能です。
 

打ち合わせ場所がいつもと変更になった、取引先に持って行く資料のデジタル版を念のため、LINE WORKSの分かりやすい場所に保存しておきたい、などの場合には、カレンダーの予定部分に地図や該当資料を添付しておきましょう。
 

この機能を利用すれば、顧客の前でタブレットやスマホを操作している最中にその資料が必要になった時でも、他の情報を見せることなく、カレンダーの当日の予定部分のみ開き、必要な資料を取り出せます。
 

メンバーの空き時間を確認できる便利機能

 

急遽打ち合わせが必要になった、定例ミーティングの時間をいつもとは変更したい、などの場合に、面倒なのが各メンバーの予定のすり合わせです。参加するメンバーの数が多くなればなるほど、予定の調節に時間がかかってしまいます。
 

そのような場合はLINE WORKSのカレンダーについている「空き時間の確認」機能を使うのがおすすめです。各メンバーがLINE WORKSのカレンダーに書き込んでいる予定をチェックし、空き時間を確認してくれます。
 

LINE WORKSのアドレス帳で使える便利機能とは?

メンバーの基本情報と現在の状況が把握できる便利機能

 

組織全体が大きくなっていくと、同じ社内にいても普段、全く顔を合わさない人も大勢でてきます。
 

「先週、契約書の件で連絡があった〇〇部の××課の人に至急確認したいことがでてきたんだけど、名前なんだっけ?今日の予定どうなってるんだろう?」などという場合でも、LINE WORKSの階層式アドレス帳なら、該当部署や課からお目当ての相手の連絡先を素早く見つけることが可能です。
 


 

また、相手の基本情報やスケジュールの確認もできるので、無駄なくスムーズにコンタクトをとることができます。
 

メンバー間のコミュニケーションを制限できる便利機能

 

LINE WORKSは、そこに登録されているメンバー間であれば気軽に連絡が取りやすいとても便利なビジネスチャットですが、セキュリティの関係上、社員同士のLINE WORKS上でのコミュニケーションに制限を設けたい場合もでてきます。
 


 

そのような場合に便利なのが、アドレス帳についている「組織図の閲覧制限」です。この機能は、アドレス帳に登録しているメンバーのなかで特定のメンバーに対してのみ、他のメンバーとのコミュニケーションに制限をかけることが可能です。この制限は、管理者画面でのみ設定が可能です。
 

まとめ

LINE WORKSには、仕事をより円滑に進める手助けをしてくれるさまざまな機能があります。業務内容や社員数に応じてこれらの機能を臨機応変に使いこなせば、仕事の処理スピードも無理なくアップすることができるようになります。

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